Один из самых частых вопросов в кадровом делопроизводстве: обязательно ли вносить запись в трудовую книжку (ТК), если сотрудник работает не по трудовому договору, а по гражданско-правовому (ГПХ) или иному соглашению? Ответ неоднозначен и зависит от множества нюансов. Давайте разберемся подробно.
Ключевое отличие: Трудовой договор vs. Гражданско-правовой договор (ГПХ)
Здесь кроется главный принцип:
- Трудовой договор (ТД) регулируется Трудовым кодексом РФ; Его предметом является сама трудовая деятельность (функции, подчинение внутренним правилам, график и т.д.). Запись в ТК обязательна.
- Гражданско-правовой договор (ГПХ, договор подряда, оказания услуг) регулируется Гражданским кодексом РФ. Его предметом является конкретный результат работы (сделать, создать, оказать услугу). Стороны равны, нет постоянного подчинения. По общему правилу, запись в ТК НЕ вносится.
Важно! Согласно ст. 66 ТК РФ, в трудовую книжку вносятся сведения только о работе по трудовому договору: прием, перевод, увольнение, награждения. ГПХ не является трудовым договором, поэтому оснований для записи формально нет.
Сравнительная таблица: ТД vs. ГПХ
| Критерий | Трудовой договор (ТД) | Гражданско-правовой договор (ГПХ) |
|---|---|---|
| Регулирующий кодекс | Трудовой кодекс РФ | Гражданский кодекс РФ |
| Предмет договора | Трудовая деятельность (процесс) | Конкретный результат (вещь, услуга) |
| Подчинение | Внутренним правилам, приказу работодателя | Только условиям договора |
| Запись в ТК | ОБЯЗАТЕЛЬНА | НЕ ВНОСИТСЯ (за редким исключением) |
| Социальные гарантии | Оплата больничных, отпуска, выходные пособия | Только то, что прописано в договоре |
Когда запись в ТК по ГПХ ВСЕ ЖЕ может потребоваться?
Хотя общее правило — не вносить, есть критически важные исключения:
Если суд или трудовая инспекция переквалифицирует ГПХ в трудовой договор
Если работник обратится в суд или ГИТ, и они решат, что при заключении ГПХ были признаки трудовых отношений (подчинение, личный труд, систематическая оплата и т.д.), договор будет признан трудовым ретроспективно. В этом случае работодатель обязан внести запись о фактическом допуске к работе и увольнении (или продолжении работы) в ТК. Это может повлечь крупные штрафы и выплаты.
Если ГПХ — это работа по совместительству на основном месте
Если сотрудник уже имеет основной трудовой договор с этим же работодателем (и запись об этом есть в его ТК), а затем заключает с ним же договор ГПХ на дополнительную работу (совместительство), запись о ГПХ в ТК не вносится. Информация о совместительстве отражается только в приказе и личной карточке. Но по желанию работника запись о совместительстве может быть внесена в ТК (п. 25 Постановления Правительства № 1).
Если работник, первый трудоустройство и у него нет ТК
Если человек впервые устраивается на работу и у него нет трудовой книжки (например, выпускник), работодатель по трудовому договору обязан завести новую ТК. Но если он сразу оформлен по ГПХ, ТК не заводится.
Кто НЕ ведет и не может вести трудовые книжки?
- Работодатель, физическое лицо, не являющееся ИП. Такое лицо не имеет права ни заводить трудовые книжки, ни вносить в них записи (ч. 1 ст. 66 ТК РФ). С ним можно заключать только ГПХ.
- По договору ГПХ с ИП или организацией, ТК не ведется, если это действительно ГПХ, а не замаскированный ТД.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — новая реальность
С 2021 года все работодатели обязаны формировать сведения в Единую информационную систему (ЕИС) в сфере труда — электронную трудовую книжку. Если работник не имеет бумажной ТК или отказывается от нее, все данные о его трудовой деятельности (прием, увольнение по ТД) вносятся в ЭТК. По ГПХ сведения в ЭТК не передаются.
Последствия неправильного оформления
Для работодателя:
- Если оформили работу по ТД, но не внесли запись в ТК/ЭТК — штраф от 5 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
- Если оформили фактически трудовые отношения по ГПХ — риск переквалификации договора с выплатой всех социальных гарантий, отпускных, больничных, а также штрафов.
Для работника: Отсутствие записи о реальном трудовом стаже может повлиять на расчет пенсии, получение пособий, подтверждение опыта.
Практические выводы и рекомендации
- Если отношения по сути — трудовые (есть подчинение, график, должность, wages), оформляйте ТД и вносите запись в ТК/ЭТК. ГПХ здесь неуместен и рискован.
- Если работа разовая, проектная, результатовая (написать код, сделать ремонт, провести аудит) и нет признаков трудовых отношений — можно оформлять ГПХ без записи в ТК.
- Срочный трудовой договор, это ТД. Запись в ТК обязательна, даже если договор на 3 месяца.
- Совместительство по ТД — запись в ТК о втором месте не вносится (если не по желанию работника). По ГПХ — и вовсе не вносится.
- При приеме на работу всегда требуйте трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности) для оформления по ТД. Если человек работает только по ГПХ, ТК у него может отсутствовать.
Что делать, если сотрудник по ГПХ просит внести запись?
Вежливо объясните, что по закону запись вносится только по трудовому договору. Предложите оформить отношения по ТД, если он хочет иметь официальный стаж. Если же он настаивает на ГПХ — объясните, что это не даст ему права на отпуск, больничный и прочие гарантии, но и записи в ТК не будет.
Главное правило: Запись в трудовую книжку — это отражение именно трудовых, а не гражданско-правовых отношений. Нельзя «внести ГПХ в ТК» формально. Либо есть трудовой договор (и запись обязательна), либо гражданско-правовой (и записи нет). Попытка «смешать» эти понятия ведет к правовым рискам для обеих сторон.
Всегда анализируйте суть отношений, а не только название документа. При сомнениях — консультируйтесь с юристом, чтобы избежать дорогостоящих ошибок.
Статья составлена на основе анализа актуального законодательства РФ и практики на 2026 год. Материал носит информационно-справочный характер.