Трудовая книжка остаётся важным документом, подтверждающим стаж работы и профессиональную деятельность гражданина Украины. Несмотря на постепенный переход к электронному формату, бумажная версия всё ещё востребована, а правильное оформление записей необходимо как работодателям, так и работникам.

Что такое трудовая книжка и зачем нужна запись

Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются сведения о приёме на работу, переводах, увольнениях, периодах обучения и иных событиях, влияющих на трудовой стаж. Запись в трудовую книжку:

• подтверждает стаж работы для начисления пенсии и пособий;
• служит доказательством трудовой деятельности при приёме на новую работу;
• является основанием для начисления отпускных и больничных;
• требуется при оформлении кредитов, ипотек и других социальных выплат.

Когда требуется внести запись

Запись делается в следующих случаях:

1. Приём на работу (первый день выхода на должность).
2. Перевод на другую должность внутри той же организации.
3. Изменение условий труда (изменение графика, перехода на неполный рабочий день и т.д.).
4. Увольнение (включая сокращение, соглашение сторон, инициативу работника).
5. Периоды обучения в учебном заведении, если работник впервые устраивается на работу.
6. Восстановление после отпуска по уходу за ребёнком, декретного отпуска и т.п.

Подготовка документов

Перед внесением записи необходимо собрать:

• Трудовой договор (или его копия) – указывается номер и дата регистрации.
• Приказ о приёме на работу (или о переводе/увольнении).
• Документ, подтверждающий квалификацию (диплом, сертификат) – если требуется указать специальность.
• Для электронной трудовой книжки – скан-копии вышеперечисленных документов.

Как правильно оформить запись в бумажную трудовую книжку

Заполнение производится согласно Инструкции № 58 и Постановлению № 301. Основные поля:

• Графа 1 – порядковый номер записи.
• Графа 2 – дата события (приёма, перевода, увольнения).
• Графа 3 – наименование организации (полное, как в учредительных документах).
• Графа 4 – должность, профессия, специальность (согласно штатному расписанию).
• Графа 5 – основание для внесения записи (номер и дата приказа, трудового договора).
• Графа 6 – подпись ответственного лица (кадровик, руководитель) и расшифровка.
• Графа 7 – печать организации (если предусмотрена).

Пример записи о приёме на работу:

ООО «ТехноСервис»
Инженер‑программист
Приказ № 123 от о приёме на работу
Подпись: ___________ / Иванов И.И.
Печать

Электронная трудовая книжка: как загрузить запись

С 2021 года в Украине функционирует электронная трудовая книжка (ЭТК) в личном кабинете на портале Пенсионного фонда. Процедура внесения записи выглядит так:

1. Войти в личный кабинет застрахованного лица на https://www.pfu.gov.ua.
2. Выбрать раздел «Электронная трудовая книжка».
3. Нажать «Добавить запись» и заполнить поля, аналогичные бумажной книжке (дата, организация, должность, основание).
4. Прикрепить скан‑копии трудового договора и приказа (формат PDF/JPEG, размер не более 5 МБ).
5. Подписать запись электронной подписью (или подтвердить через мобильный банкинг).
6. Отправить на проверку в ПФУ. После подтверждения запись становится доступной для просмотра и выписки.

Преимущества ЭТК:

• Мгновенный доступ к выписке из любой точки мира.
• Снижение риска утраты или повреждения документа.
• Автоматическая проверка корректности данных системой ПФУ.

Особенности для ФЛП и предпринимателей

Согласно законодательству:

• Физическое лицо‑предприниматель не вносит записи о своей собственной деятельности в трудовую книжку.
• Если ФЛП имеет наёмных работников, он обязан вносить записи о приёме, переводе и увольнении этих сотрудников как в бумажную, так и в электронную форму.
• Данные о наёмных работниках ФЛП передаются в Пенсионный фонд через электронный кабинет страхователя.

Сроки и последствия несвоевременного оформления

Законодательно установлено, что запись должна быть внесена в течение трёх рабочих дней с даты события (приёма, перевода, увольнения). Нарушение этого срока может повлечь:

• Штрафы для работодателя от 30 до 50 необлагаемых минимумов доходов граждан (НМДГ);
• Отказ в назначении пенсии или пособия из‑за отсутствия подтверждённого стажа.
• Сложности при трудоустройстве нового работника (недостаточное подтверждение опыта).

Примеры записей для разных ситуаций

Приём на работу

ЧП «БудСтрой»
 Сварщик 6‑го разряда
 Приказ № 45 от о приёме на работу
 Подпись: ___________ / Петров П.П.
 Печать

Перевод на другую должность

ЧП «БудСтрой»
 Бригадир строительных работ
 Приказ № 78 от о переводе
 Подпись: ___________ / Петров П.П.
 Печать

Увольнение по собственному желанию

ЧП «БудСтрой»
 Сварщик 6‑го разряда
 Приказ № 102 от об увольнении
 Подпись: ___________ / Петров П.П.
 Печать

Полезные советы и часто задаваемые вопросы

• Проверяйте данные дважды. Ошибка в номере приказа или дате может привести к необходимости исправления записи (делается через дополнительную строку с пометкой «Исправлено»).
• Используйте только чёрную или синюю пасту. Другие цвета не допускаются.
• При электронной форме сохраняйте копии загруженных файлов на случай технического сбоя.
• Если работник впервые устраивается на работу и у него нет трудовой книжки, первый работодатель обязан внести запись о периоде обучения в учебном заведении (см. Инструкция № 58, п. 2.3).
• Где получить бланк трудовой книжки? В канцелярских магазинах, отделениях Пенсионного фонда или у поставщиков специализированной продукции.

Соблюдая указанные рекомендации, вы обеспечите корректное ведение трудовой книжки, избежите штрафов и гарантируете своим сотрудникам доступ к социальным гарантиям, основанным на подтверждённом стаже.