Вопрос о том, обязательна ли запись в трудовую книжку при заключении бессрочного трудового договора, часто возникает у работодателей и работников. Ответ зависит от действующего трудового законодательства РФ, разъяснений Роструда и практики оформления трудовых отношений; В статье подробно рассматриваются правовые нормы, порядок заполнения трудовой книжки, различия между бессрочным и срочным договором, а также типичные ошибки, которые допускаются при оформлении.

Содержание статьи

1. Правовая база: что говорит закон
2. Бессрочный трудовой договор: основные характеристики
3. Обязательна ли запись в трудовую книжку?
4. Как правильно оформить запись
5. Сравнение с записью при срочном договоре
6. Электронная трудовая книжка: новые возможности 2026 г.
7. Кто отвечает за корректность записи?
8. Типичные ошибки и как их избежать
9. Часто задаваемые вопросы

Правовая база: что говорит закон

Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации (ТК РФ) и постановлению Правительства РФ от № 1085 (утверждающему форму трудовой книжки), в трудовую книжку вносятся сведения о:

• приёме на работу;
• переводе, повышении, понижении в должности;
• изменении условий труда;
• прекращении трудового договора (увольнение, выход на пенсию, сокращение и т.п.).

Важный момент: запись делается независимо от характера договора (срочный или бессрочный). Как отмечает Роструд в своих разъяснениях, отсутствие указания «срочный» или «бессрочный» в записи не влияет на её юридическую силу.

Пример формулировки при увольнении в связи с выходом на пенсию (по разъяснению Роструда):

Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с выходом на пенсию …

Бессрочный трудовой договор: основные характеристики

Бессрочный (или «на неопределённый срок») договор – это основной тип трудового договора, который не содержит фиксированного срока окончания. Он применяется в большинстве случаев, когда работодатель планирует длительные трудовые отношения.

• Срок действия: не ограничен, прекращается только по инициативе сторон (по основаниям, предусмотренным ТК РФ).
• Гарантии: работник имеет право на стабильность занятости, а работодатель – на предсказуемость кадровой политики.
• Оформление: в договоре указываются должность, оклад, условия труда, испытательный срок (если есть) и прочие обязательные реквизиты.

Обязательна ли запись в трудовую книжку?

Да, запись обязательна. Приём на работу по бессрочному договору фиксируется в трудовой книжке в следующей форме:

 Приём на работу: «дата» – «должность», наименование организации, код ОКВЭД.

Запись делается в раздел «Записи о приёме на работу, переводе, повышении и понижении в должности, а также об увольнении». Важно, что в записи не указывается тип договора – это не требуется законодательством.

Если же работник уже имеет электронную трудовую книжку (ЭТК), запись вносится в электронный реестр тем же способом, но через специализированную информационную систему «Электронная трудовая книжка».

Как правильно оформить запись

Приём на работу

1. Подготовьте приказ «О приёме на работу» (пункт 1 ТК РФ). В приказе укажите:
   • ФИО работника;
   • должность;
   • дата начала работы;
   • основу заключения договора (трудовой договор, бессрочный);
   • размер оплаты труда.
2. Работник предоставляет оригинал (или дубликат) трудовой книжки.
3. Работодатель вносит запись в книжку в соответствии с образцом:
   

   Приём на работу «» – инженер‑технолог, ООО «ТехИнвест», ОКВЭД 71.12.

4. Подписывается запись обеими сторонами (работник ставит подпись, работодатель – подпись и печать).

При увольнении (по собственному желанию, по инициативе работодателя, выход на пенсию и т.п.)

1. Составьте приказ «Об увольнении» с указанием основания прекращения трудового договора.
2. В трудовой книжке делается запись:
   

   Увольнение «» – по собственному желанию (или «по инициативе работодателя», «в связи с выходом на пенсию»), ООО «ТехИнвест».

3. Работник получает справку о доходах (2‑НДФЛ) и выписку из трудовой книжки.

При переводе или повышении

Запись делается в том же разделе, указывая новую должность и дату изменения.

Сравнение с записью при срочном договоре

Как видно, различий в обязательности записи нет**; различается лишь содержание записи при окончании договора.

Электронная трудовая книжка: новые возможности 2026 г.

С 2024 года в России активно внедряется Электронная трудовая книжка (ЭТК). Основные преимущества:

• Отсутствие риска потери оригинального документа;
• Мгновенный доступ к сведениям для работника и контролирующих органов;
• Автоматическое формирование справок (2‑НДФЛ, СЗВ‑ТД).

Для внесения записи в ЭТК необходимо:

1. Иметь доступ к порталу «Электронная трудовая книжка» (логин/пароль работодателя).
2. Загрузить скан‑копию приказа о приёме (или об увольнении).
3. Заполнить электронную форму записи (дата, должность, ОКВЭД, основание прекращения).
4. Подтвердить запись электронной подписью руководителя.

Работник получает уведомление на электронную почту и может просмотреть запись в личном кабинете.

Кто отвечает за корректность записи?

Согласно ТК РФ, за правильность и своевременность заполнения трудовой книжки отвечает работодатель (п. 2 ст. 67 ТК РФ). В организации эту функцию обычно выполняет:

• Отдел кадров (главный специалист по кадровому делопроизводству);
• Главный бухгалтер (в небольших компаниях – совместно с руководителем);
• Ответственный за электронную трудовую книжку (при наличии).

Работодатель несёт административную ответственность за нарушение порядка ведения трудовых книжек (штрафы от 5 000 до 30 000 рублей).

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие записи – самая частая ошибка. Решение: вести реестр всех приказов и проверять их наличие в книжке каждый месяц.
• Неправильные даты – часто указывают дату подписания приказа, а не дату начала работы. Нужно фиксировать дату начала трудовых отношений.
• Ошибки в наименовании организации – следует использовать полное официальное название, ИНН и ОКВЭД.
• Отсутствие подписи работника – запись считается недействительной без подписи сотрудника.
• Неучёт совместительства – если работник имеет несколько мест работы, в каждой книжке делается отдельная запись о приёме.
• Запись в «пробел» (пробел в графе «основание прекращения») – необходимо указать конкретную причину увольнения.

Для профилактики рекомендуется вести чек‑лист контроля:

1. Подготовлен приказ – ✅
2. Подписан работником – ✅
3. Запись внесена в бумажную/электронную книжку – ✅
4. Работник получил копию справки – ✅

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли вносить запись, если работник находится на испытательном сроке?

Да. Приём на работу фиксируется независимо от наличия испытательного срока. В приказе указывается «с испытательным сроком до …».

Можно ли в трудовую книжку записать только «бессрочный договор»?

Не требуется. Достаточно указать должность, дату и название организации. Тип договора отражается в самом трудовом договоре и в приказе.

Что делать, если работник отказывается предоставлять оригинал книжки?

Работодатель имеет право потребовать оригинал для внесения записи. При отказе он может оформить дубликат трудовой книжки в соответствии с п. 2 ст. 67 ТК РФ.

Как оформить запись, если работник переходит в другую организацию в рамках того же юридического лица?

В этом случае делается запись о переводе (пункт «перевод» в том же разделе). Указывается новая должность и подразделение, дата перевода.

Нужно ли вносить запись в случае заключения договора ГПХ (гражданско‑правового характера)?

Нет. Договор ГПХ не является трудовым договором и не фиксируется в трудовой книжке.

Запись в трудовую книжку при заключении бессрочного трудового договора обязательна. Закон не требует указывать тип договора в самой записи, однако все изменения в трудовых отношениях (приём, перевод, повышение, увольнение) должны быть зафиксированы в бумажной или электронной форме. Правильное оформление записи защищает интересы как работника (право на подтверждение стажа, пенсии), так и работодателя (избежание штрафов, подтверждение законности действий).

Для обеспечения безошибочного ведения трудовых книжек рекомендуется:

• Разработать в организации внутренний регламент заполнения трудовых книжек;
• Обучать кадровый персонал актуальным требованиям ТК РФ и Роструда;
• Переходить на электронную трудовую книжку, где это возможно;
• Проводить периодические аудиты кадровой документации.

Только системный подход к ведению трудовых книжек гарантирует, что каждый сотрудник получит надёжный документ, подтверждающий его трудовой стаж, а организация избежит административных рисков.

Автор статьи: Юрист‑консультант, 2026 г.