Вопрос о том‚ необходимо ли фиксировать в трудовой книжке факт исполнения обязанностей (в т․ч․ временного или постоянного исполнения должностных функций)‚ часто возникает у работников и работодателей․ Ответ зависит от конкретного правового статуса назначения‚ характера исполнения обязанностей и требований Трудового кодекса РФ (ТК РФ)․ В статье подробно рассматриваются:
- какие виды исполнения обязанностей подлежат обязательной записи;
- какие случаи записи не требуют;
- какие формальные требования к оформлению записи;
- какие нормативные акты регулируют данный вопрос․
Общие принципы ведения трудовой книжки
Согласно статье 66 ТК РФ в трудовую книжку вносятся сведения о:
- приёме на работу и увольнении;
- переводе на другую должность‚ в т․ч․ с повышением или понижением;
- награждениях (заслуженных грамота‚ медали‚ благодарности и т․п․);
- других изменениях‚ влияющих на трудовой стаж и квалификацию работника․
Запись в трудовую книжку обязана делаться работодателем‚ который ведёт книжки (за исключением физических лиц‑предпринимателей‚ не являющихся ИП)․
Что такое «исполнение обязанностей»?
Термин «исполнение обязанностей» в практике трудового права обычно относится к двум ситуациям:
- Временное исполнение обязанностей (в․о․) – назначение работника на временное выполнение функций другого сотрудника (например‚ в․о․ начальника отдела) на период отсутствия основного должностного лица․
- Постоянное (или длительное) исполнение обязанностей – когда работнику официально поручаются дополнительные функции без изменения основной должности (например‚ «главный бухгалтер исполняет обязанности финансового директора»)․
Когда запись в трудовую книжку обязательна?
Перевод на другую должность
Если назначение в․о․ сопровождается официальным переводом на другую должность (с изменением трудовой функции)‚ запись в книжку обязательна․ В этом случае в книжку вносятся:
- дата назначения;
- наименование новой должности;
- основание (приказ работодателя);
- подпись работодателя и работника․
Временное исполнение обязанностей без изменения должности
Если работник остаётся на прежней должности‚ а лишь временно исполняет функции другого сотрудника‚ запись в трудовую книжку не требуется․ Такое положение регулируется практикой и рекомендациями Инспекции по труду:
- назначение в․о․ оформляется приказом‚ но в книжку вносится только запись о «переводе» (если перевод происходит);
- в случае чисто временного исполнения без изменения должности запись делается в личное дело‚ а не в книжку․
Постоянное исполнение обязанностей без изменения должности
Если работнику поручаются дополнительные функции (например‚ «исполняет обязанности руководителя отдела»)‚ но его официальная должность не меняется‚ запись в книжку также не требуется․ Данные фиксируются в:
- приказе работодателя;
- должностной инструкции (приложение к трудовому договору);
- личном деле работника․
Награждения за исполнение обязанностей
Только награждения (грамоты‚ благодарности‚ медали) вносятся в трудовую книжку в отдельный раздел «Награждения»․ Сам факт исполнения обязанностей‚ даже если он привёл к повышению квалификации‚ в книжку не записывается․
Как правильно оформить запись (если она требуется)
- Подготовка приказа․ Приказ должен содержать:
- дату и номер приказа;
- ФИО работника;
- наименование новой должности (или указание «временно исполняет обязанности»);
- основание (например‚ «в связи с отпуском сотрудника …»);
- срок действия (для временного назначения);
- подпись руководителя и печать организации․
- Запись в трудовую книжку (только при переводе):
– назначен на должность «заместитель директора по маркетингу» (временно) в соответствии с приказом № 12 от ․
Запись делается в разделе «Должностные изменения»‚ в строгом порядке хронологии․
- Подтверждение работником․ Работник подписывает страницу с записью‚ подтверждая факт ознакомления․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли вносить запись‚ если я «исполняю обязанности» и одновременно продолжаю выполнять прежние функции?
Нет․ Если ваша основная должность не меняется‚ а вы лишь временно покрываете отсутствие коллеги‚ запись в книжку не требуется․ Достаточно оформить приказ и‚ при желании‚ добавить запись в личное дело․
Что делать‚ если в трудовой книжке уже есть запись о «временном исполнении обязанностей»‚ а я продолжаю работать в этом режиме?
Запись в книжку допускается только в случае официального перевода․ Если запись была сделана ошибочно‚ её следует исправить (зачеркнуть ошибочную строку и добавить правильную запись с указанием причины исправления)․
Обязательно ли указывать в трудовом договоре все должностные обязанности?
Трудовой договор обязан указывать трудовую функцию (ст․ 57 ТК РФ)․ Детализировать обязанности можно ссылкой на должностную инструкцию‚ которая является локальным нормативным актом․ Дублирование полного перечня в договоре не требуется‚ но инструкция должна быть доступна работнику․
Можно ли записать в книжку благодарность за успешное исполнение временных обязанностей?
Да․ Благодарность‚ грамота или медаль фиксируются в отдельном разделе «Награждения»․ При этом в запись указывается дата награждения и основание (например‚ «за успешное исполнение обязанностей заместителя руководителя отдела с по »)․
Практические рекомендации для работодателей
- Разработайте регламент назначения в․о․ – порядок издания приказа‚ сроки‚ порядок информирования работника․
- Отделу кадров вести учёт всех назначений в отдельном реестре‚ даже если запись в книжку не требуется․
- При переводе на другую должность обязательно оформить запись в книжку‚ иначе могут возникнуть трудовые споры․
- Обеспечьте доступ работника к должностной инструкции и другим локальным нормативным актам․
- При награждении фиксируйте соответствующую запись в книжку‚ чтобы она учитывалась при расчёте стажа и пенсионных прав․
Запись в трудовую книжку о исполнении обязанностей делается только в случае официального перевода на другую должность․ Временное исполнение без изменения должности фиксируется приказом и в личном деле‚ но не в книжке․ Награды за успешное исполнение обязанностей могут быть записаны в отдельный раздел «Награждения»․ При оформлении всех изменений важно соблюдать формальные требования ТК РФ и внутренних нормативных актов организации․
Дата публикации: