Вопрос о том, нужно ли вносить запись в трудовую книжку при временном исполнении обязанностей отсутствующего сотрудника (часто называемого «исполняющий обязанности» или ВРИО), является одним из самых частых в кадровой практике. Несмотря на то, что ситуация кажется стандартной, вокруг нее существует множество заблуждений. Давайте разберемся, что говорит закон и как правильно оформить документы в 2026 году.
Главный принцип: когда запись НЕ вносится
Самое главное помнить, что в подавляющем большинстве случаев запись в трудовую книжку об исполнении обязанностей не вносится. Это касается ситуаций, когда работник выполняет duties отсутствующего коллеги (например, во время отпуска, болезни или командировки основного сотрудника) без изменения своей основной должности.
Почему так происходит? Трудовая книжка — это документ, фиксирующий трудовую деятельность работника, его должность и квалификацию. Если сотрудник назначен исполняющим обязанности временно:
- Его трудовая функция меняется лишь временно.
- Он не переводится на другую должность постоянно.
- В штатном расписании его должность остается прежней.
Следовательно, вносить запись о том, что бухгалтер временно исполняет обязанности главного бухгалтера, или менеджер — обязанности начальника отдела, не требуется и даже нельзя. Основанием для записей в трудовой книжке служат приказы о приеме, переводе (постоянном) или увольнении, а временное замещение к ним не относится.
Единственное исключение: когда запись обязательна
Существует только один случай, когда запись об исполнении обязанностей должна появиться в трудовой книжке. Это происходит тогда, когда временное исполнение обязанностей оформляется как временный перевод.
Согласно ст. 72.2 Трудового кодекса РФ, если работник переводится на другую работу (другую должность) на срок более одного месяца, или если такой перевод осуществляется на неопределенный срок, это считается временным переводом. В этом случае:
- С работником заключается дополнительное соглашение к трудовому договору.
- Издается приказ о временном переводе.
- В трудовую книжку вносится запись о временном переводе с указанием новой должности и срока.
Важно: если срок временного перевода (исполнения обязанностей) истек, и работник возвращается на прежнюю должность, запись о возвращении в трудовую книжку не вносится. Работник просто продолжает работать на прежней должности, что подтверждается приказом о прекращении временного перевода, который хранится в личном деле.
Оформление документов: что делать кадровику?
Поскольку запись в трудовую книжку в большинстве случаев не делается, вся документация по исполнению обязанностей ведется внутри организации. Вот алгоритм действий:
Издание приказа
Работодатель обязан издать приказ (распоряжение) о возложении обязанностей. В нем указываются:
- ФИО сотрудника, на которого возлагаются обязанности.
- Должность отсутствующего сотрудника.
- Срок исполнения обязанностей.
- Размер доплаты (если она предусмотрена).
Дополнительное соглашение
Целесообразно (и часто необходимо для установления доплаты) заключить с работником дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем прописываются условия временного замещения, размер заработной платы или доплаты и сроки.
Личное дело
Оригинал приказа и дополнительное соглашение подшиваются в личное дело сотрудника. Именно эти документы будут подтверждать правомерность действий работника и начисления ему повышенной оплаты в случае проверок.
Частные случаи и нюансы
Исполнение обязанностей руководителя
Часто возникает вопрос о заместителях, которые временно возглавляют организацию. Даже если заместитель генерального директора исполняет обязанности генерального директора несколько месяцев, запись в трудовую книжку не вносится, если не оформлен официальный временный перевод по ст. 72.2 ТК РФ. В трудовой книжке он так и останется числиться заместителем.
Срок в 5 дней
Существует правило, согласно которому запись о приеме на работу вносится после того, как сотрудник отработал 5 дней. Однако это правило касается именно приема на работу. К временному исполнению обязанностей оно не применимо напрямую, так как сотрудник уже работает в организации. Главное здесь, характер изменения функции (временное замещение vs перевод).
Мобилизация и военная служба
Отдельно стоит упомянуть ситуацию с мобилизованными сотрудниками. В отношении приостановления действия трудового договора из-за мобилизации мнения экспертов и контролирующих органов иногда расходятся, но общепринятая практика такова: запись о приостановлении договора в трудовую книжку не вносится. Однако сведения о времени военной службы могут вноситься в трудовую книжку после увольнения со службы на основании документов, подтверждающих ее прохождение (военного билета), если работник решит продолжить трудовую деятельность.
Резюме
- Обычное замещение (без оформления перевода) — запись в трудовую книжку НЕ вносится. Все фиксируется приказом и доп. соглашением.
- Временный перевод (оформленный по ст. 72.2 ТК РФ на срок более месяца или на неопределенный срок) — запись о переводе ВНОСИТСЯ. Запись о возвращении на старую должность не делается.
- Внесение записей производится только на основании соответствующих приказов работодателя.
Помните: правильное оформление внутренних документов (приказов и соглашений) важнее записей в трудовой книжке при временном замещении, так как именно они защищают права работника и работодателя.