В практике многих организаций встречается ситуация‚ когда сотрудник начинает работать‚ но трудовой договор не подписан. При этом возникает вопрос: нужно ли вносить запись о приёме в трудовую книжку и как правильно оформить такой документ‚ чтобы избежать проблем с расчётом заработной платы‚ налогообложения и пенсионного оформления.

Что говорит закон

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66)‚ трудовая книжка — это документ‚ в который вносятся сведения о трудовых отношениях работника. Основные положения:

• Записи в трудовой книжке делаются только после заключения трудового договора или договора о приёме на работу.
• Если договор не заключён‚ работодатель обязан оформить трудовой договор в письменной форме в течение 3‑х дней с момента начала работы (ст. 67 ТК РФ).
• Отсутствие подписи сторон не делает договор недействительным‚ но запись в трудовой книжке делается только после его подписания.

В случае‚ когда договор не подписан‚ но работник уже работает‚ трудовая книжка может быть заполнена только после того‚ как будет оформлен письменный договор или иной документ‚ подтверждающий трудовые отношения (например‚ приказ о приёме).

Что делать‚ если договор подписан позже?

Если по какой‑то причине подпись в договоре откладывается‚ но сотрудник уже работает‚ то:

1. Работодатель должен в течение 3‑х дней со дня начала работы оформить приказ о приёме (или иной документ‚ подтверждающий факт работы).
2. На основании этого приказа в трудовую книжку вносится запись о приёме.
3. После подписания трудового договора в него вносятся все необходимые условия‚ а запись в книжке остаётся без изменений.

Как правильно оформить запись в книжке при отсутствии договора

Ниже перечислены основные шаги‚ которые следует выполнить‚ чтобы запись была юридически корректной.

• Получить письменное подтверждение начала работы. Это может быть приказ‚ справка с места предыдущего места работы или иной документ‚ подписанный руководителем.
• Внести сведения в трудовую книжку. В запись включаются:
• Ф.И.О. работника;
• Дата приёма;
• Должность (или вид деятельности);
• Сведения о месте предыдущей работы (если требуется);
• Сведения о продолжительности работы (если известны).
• Подписать запись. Подпись работодателя и (при необходимости) подпись самого работника.
• Сохранить копию. При необходимости в дальнейшем можно будет продемонстрировать оригинал или копию записи.

Ошибки‚ которые часто допускаються

Неправильное оформление приводит к следующим проблемам:

• Отказ в оформлении пенсионного расчёта (потому что период работы не подтверждён).
• Трудности при расчёте заработной платы и выплате премий.
• Риск аннулирования трудового договора в случае проверки контролирующих органов.
• Неправильное указание срока действия договора (если он всё же подписан позже).

Как исправить неправильную запись

Если в книжке допущена ошибка‚ её необходимо поправить согласно установленным правилам.

1. Неправильную запись зачеркивают (зачёркивание должно быть чётким и не стирает всю строку).
2. Под записью пишут фразу «Запись не действительна».
3. Внести новую запись после фразы «Запись не действительна»‚ подписав её обеими сторонами.
4. При необходимости оформить документ‑приказ‚ в котором указывается‚ что прежняя запись была ошибочной.

Важно: после исправления запись должна быть заверена печатью организации (если она используется) и подписью руководителя.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли начать работу без подписания договора? Да‚ но только до трёх дней. После истечения этого срока работодатель обязан подписать договор и оформить запись в книжке.
• Что делать‚ если работник не предоставил свою трудовую книжку? В этом случае работодатель может выдать форму «Трудовая книжка. Приказ о приёме на работу» и попросить сотрудника её заполнить в течение 3‑х дней.
• Как оформить запись‚ если договор заключён по совместительству? Запись в книжку вносится по желанию работника‚ но она не обязательна. При этом в договоре указываются все условия работы.
• Влияет ли отсутствие записи в книжке на размер пенсии? Да. Период работы без соответствующей записи не учитывается при расчёте пенсионного стажа‚ что может привести к снижению размеров выплат.

Отсутствие заключённого трудового договора не освобождает работодателя от обязанности правильно оформить трудовую книжку. Запись о приёме должна быть сделана сразу после того‚ как будет получено письменное подтверждение начала работы (приказ‚ справка и т.п.). При ошибках в оформлении их необходимо исправлять согласно установленным правилам‚ иначе возможны серьёзные последствия: от недополучения заработной платы до снижения размера пенсии.

Для минимизации рисков рекомендуется:

1. Подписывать трудовой договор в течение первых трёх дней работы.
2. Сразу после подписания вносить данные в трудовую книжку.
3. Регулярно проверять правильность всех записей и своевременно исправлять допущенные ошибки.
4. Хранить копии всех приказов и договоров в кадровом деле.

Соблюдение этих простых правил позволит избежать большинства юридических проблем‚ связанных с оформлением трудовых отношений и страховых взносов.

Автор: кадровый специалист‚ 2026‑11‑03