Оформление записи о приеме на работу, одна из ключевых обязанностей работодателя․ Особенно важна точность при заполнении для специалистов, таких как бухгалтер, чья должность предполагает ответственность за документацию․ В этой статье разберем, как правильно и законно сделать запись в трудовой книжке (ТК) при приеме на должность бухгалтера․

Основные правила заполнения трудовой книжки (с 2021 года)

С 1 июля 2021 года вступили в силу важные изменения (ст․ 66․1 ТК РФ):

• Для впервые устраивающихся на работу бумажная трудовая книжка не заводится․ Для них создается только электронная трудовая книжка (ЭТК) — сведения вносятся в единую государственную информационную систему․
• Для работников, уже имеющих бумажную книжку, запись продолжает делаться в нее․ При этом сведения также передаются в ЭТК․

Формулировка записи: «Принята на должность бухгалтера» или «Принята бухгалтером»?

Это частый вопрос у кадровиков․ Правильный и официальный вариант, «Принята на должность бухгалтера»․

Почему? В соответствии с Порядком ведения трудовых книжек (утвержден Постановлением Правительства РФ) в записи об основании прекращения трудового договора (увольнении) указывается конкретная причина (например, «уволен по соглашению сторон»)․ Однако в записи о приеме на работу достаточно указать наименование должности в соответствии со штатным расписанием․ Формулировка «Принята бухгалтером» является разговорной и не соответствует официальному стилю документа․

Правильная структура записи в бумажной трудовой книжке:

Запись делается на отдельном листе (или в специально отведенном месте) и содержит три обязательных графы:

1. Дата (число, месяц, год)․ Записывается арабскими цифрами: число и месяц — двузначными, год — четырехзначными․
   Пример: ․
2. Наименование организации (полное официальное название, как в Уставе)․
   Пример: Общество с ограниченной ответственностью «Вектор-Аудит»․
3. Текст записи․
   Пример: Принята на должность бухгалтера (главного бухгалтера, бухгалтера 1 категории и т․д․)․

Важные нюансы для записи о приеме бухгалтера

• Указание срочности договора не требуется․ Если трудовой договор заключен на неопределенный срок (что является стандартом для бухгалтера), в записи это не отражается․ Если договор срочный, это обстоятельство должно быть отражено в самом договоре, но не в записи ТК․
• Должность должна быть точной․ Указывайте должность именно так, как она прописана в приказе о приеме на работу и штатном расписании․ Например: «Бухгалтер», «Главный бухгалтер», «Бухгалтер-кассир»․
• Подпись и печать․ Запись заверяется подписью руководителя организации (или уполномоченного лица) и печатью организации․ Подпись ставится на той же строке, что и текст записи, после нее․

Образец записи в бумажную трудовую книжку

Представьте, что ООО «Финанс-Про» 15 марта 2025 года принимает на работу Иванову Анну Петровну на должность бухгалтера․

Запись в электронную трудовую книжку (ЭТК)

Если работник не имеет бумажной книжки, работодатель обязан в течение 5 рабочих дней со дня приема на работу передать сведения в СЗВ-ТД в Фонд социального страхования (ФСС) для формирования ЭТК․

В электронном разделе будет отражена та же информация: дата приема, полное наименование работодателя, запись «Принята на должность бухгалтера»․ Работник может получить выписку из ЭТК в любое время через портал Госуслуг или лично в ФСС․

Что делать, если в книжке уже есть записи?

Если у сотрудника уже есть бумажная трудовая книжка с предыдущими записями, новая запись о приеме на должность бухгалтера делается на следующей свободной странице после последней записи․ Нумерация страниц продолжается․

Правильное оформление записи о приеме на должность бухгалтера — это просто, если следовать алгоритму:

1. Определите, ведется ли у работника бумажная трудовая книжка или только электронная․
2. Укажите точную дату в формате ДД․ММ․ГГГГ․
3. Впишите полное наименование организации-работодателя․
4. Сформулируйте запись: «Принята на должность [точное наименование должности]»․
5. Заверьте запись подписью ответственного лица и печатью организации․

Соблюдение этих правил защитит и работодателя, и работника от возможных споров в будущем и обеспечит четкое отражение трудового стажа․