В 2026 году ведение трудовых книжек в Республике Беларусь (РБ) регулируется обновленным Трудовым кодексом и нормативными актами, которые окончательно закрепили переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) как основной формат учета стажа․ Однако бумажный вариант все еще может использоваться по заявлению работника или для определенных категорий граждан․ Правильное оформление записи при приеме на работу критически важно, так как от этого зависит исчисление пенсионного стажа и социальных гарантий․
Ниже приведено подробное руководство о том, как должна выглядеть запись, кто ее вносит и какие нюансы нужно учитывать работодателю и работнику․
Электронная или бумажная: в чем разница?
С 1 января 2023 года в Беларуси запущен процесс перехода на электронные трудовые книжки․ К 2026 году сложилась следующая практика:
- Электронная трудовая книжка (ЭТК): Ведется автоматически в информационной системе соцстраха․ Данные вносятся работодателем в электронном виде․ Работник можетить их через портал «Социальный фонд» или единый портал электронных услуг․
- Бумажная трудовая книжка: Сохраняется у работников, которые подали соответствующее заявление до перехода на ЭТК, или у тех, кто впервые поступает на работу и подал заявление о желании вести бумажный вариант (если такая опция еще предусмотрена переходными положениями для новых сотрудников в конкретных случаях, хотя приоритет отдается цифре)․
Важно: Независимо от формата, юридическая сила записи обеспечивается своевременностью и правильностью внесенных данных работодателем․
Сроки внесения записи
Согласно законодательству Республики Беларусь, запись о приеме на работу должна быть внесена:
- В электронную систему — в день издания приказа (распоряжения) о приеме на работу, но не позднее следующего рабочего дня․
- В бумажную трудовую книжку (если она ведется) — в течение 5 дней со дня приема на работу․
> Примечание: Днем приема считается первый день фактического начала работы, если иное не указано в приказе․
Алгоритм заполнения записи
Запись вносится на основании приказа (распоряжения) нанимателя․ В зависимости от формата, процедура имеет свои особенности․
Для бумажной трудовой книжки
Запись должна быть выполнена аккуратно, шариковой или перьевой ручкой с чернилами черного или синего цвета․ Использование сокращений не допускается (кроме общепринятых, например, «г․», «р-н»)․
Структура записи:
Графа 1 (№ записи): Порядковый номер вносимой записи․
Графа 2 (Дата): Дата приема на работу (число, месяц, год)․
Графа 3 (Сведения о работе): Содержит следующую информацию:
- Наименование организации (полное или сокращенное, как в уставе)․
- Должность (профессия) работника․
- Подразделение (отдел, цех), если это принято указывать в организации․
- Фраза «Принят» или «Принята»․
Графа 4 (Основание): Наименование, номер и дата документа-основания (приказа)․
Пример правильной записи:
> *3* | ** | Общество с ограниченной ответственностью «БелТехСервис» принята инженером отдела автоматизации․ | Приказ от № 45-к
После внесения записи она заверяется подписью уполномоченного лица (кадровика или руководителя) и печатью организации (если печать используется в документообороте)․ Подпись работника в бумажной трудовой книжке при приеме на работу не требуется (работник знакомится с записью при увольнении или по запросу, но факт приема подтверждается подписью в личной карточке)․
Для электронной трудовой книжки
Работодатель вносит данные в специализированную информационную систему․ Алгоритм аналогичен бумажному, но исключает ручной почерк:
- Выбирается тип события: «Прием на работу»․
- Вводятся данные из приказа: дата, должность, структурное подразделение․
- Система автоматически формирует запись и присваивает ей уникальный идентификатор․
- Работник получает уведомление о внесении записи (через СМС, email или личный кабинет)․
Типичные ошибки при заполнении
При приеме на работу в РБ часто допускаются следующие ошибки, которые могут привести к проблемам при подсчете стажа:
- Несоответствие должности: Название должности в трудовой книжке должно строго соответствовать штатному расписанию и Единому тарифно-квалификационному справочнику (ЕТКС), если должность относится к рабочим профессиям․
- Ошибка в дате: Дата в графе 2 должна совпадать с датой начала работы в приказе․
- Отсутствие основания: В графе 4 обязательно указываются номер и дата приказа․ Без этого запись считается недействительной․
- Использование карандаша или корректирующих средств: В бумажном варианте зачеркивания и замазывание категорически запрещены․ Ошибка исправляется путем признания записи недействительной и внесения новой․
Что делать работнику?
В условиях 2026 года каждому работнику в Беларуси рекомендуется:
Проверить данные: После приема на работу запросить выписку из электронной трудовой книжки (через портал соцстраха или у работодателя), чтобы убедиться в корректности внесенной информации․
Сохранить копии: Иметь копию приказа о приеме на работу и трудового договора․
Контролировать бумажный вариант: Если вы ведете бумажную трудовую, периодически проверяйте наличие всех записей и правильность их оформления․
Правильная запись в трудовой книжке при приеме на работу в Республике Беларусь — это фундамент вашего будущего пенсионного обеспечения и подтверждения профессионального опыта․ В 2026 году, когда цифровизация процессов достигла высокого уровня, ответственность за точность данных лежит как на работодателе (своевременность ввода), так и на работнике (контроль информации)․ Помните: любая неточность может быть исправлена, но это потребует времени и дополнительных справок, поэтому лучше проверить все данные в момент их появления․