Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Внесение в неё корректных записей — обязанность работодателя. Особенности возникают, когда работа ведётся не в головной организации, а в её филиале или представительстве.
Главный принцип: Филиал не является юридически самостоятельным работодателем. Он действует от имени основной организации, которая и является стороной в трудовом договоре. Поэтому все записи в трудовую книжку обязаны делать в соответствии с наименованием головной организации, но с обязательным указанием места работы — филиала.
Правила оформления записей для филиала
- Наименование организации: Указывается полное официальное название головной организации (например, ООО «Вектор», АО «Газпром»).
- Место работы (филиал): После названия организации в круглых скобках или через запятую указывается наименование филиала/представительства и его адрес (например, «(Московский филиал)», «(Филиал «Северный» г. Архангельск)»).
- Должность и подразделение: Указывается конкретная должность работника и, если необходимо, структурное подразделение филиала.
- Основание: Всегда указывается номер и дата документа, на основании которого вносится запись (приказ, распоряжение).
- Подпись ответственного лица: Запись завершается подписью руководителя филиала или уполномоченного лица (начальника отдела кадров филиала) с расшифровкой.
Важно! Если запись делается не в момент приёма/увольнения, а позже (например, для исправления ошибки или внесения пропущенной записи), в графе «Дата» указывается дата фактического внесения записи, а в графе «Наименование организации», дата события, которое оформляется. Основанием будет служить приказ о внесении изменений.
Конкретные образцы записей
Приём на работу в филиал
Наименование организации, место работы (филиал): ООО «Вектор» (Санкт-Петербургский филиал)
Запись: Принят(а) на работу инженером отдела проектирования.
Основание: Приказ № 45-к от
Подпись: _________________ / Иванов А.П. /
Перевод внутри филиала или между филиалами
Наименование организации, место работы (филиал): ООО «Вектор» (Санкт-Петербургский филиал)
Запись: Переведён(а) на должность старшего инженера того же отдела.
Основание: Приказ по филиалу № 12-к от
Подпись: _________________ / Петрова С.И. /
Если перевод связан с переходом в другой филиал, запись об увольнении из первого филиала и приёме во второй делаются раздельно.
Увольнение из филиала
Наименование организации, место работы (филиал): ООО «Вектор» (Санкт-Петербургский филиал)
Запись: Уволен(а) по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ).
Основание: Приказ № 78-к от
Подпись: _________________ / Петрова С.И. /
Особые случаи и типичные ошибки
- Пропущенная запись: Если в прошлом филиал не оформил запись о приёме или увольнении, её необходимо внести задним числом на основании имеющихся документов (приказ, трудовая книжка с предыдущими записями). В графе «Дата» ставится дата фактического события, а основанием будет служить новый приказ о внесении исправления.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК): С 2021 года работодатели обязаны вести ЭТК. Запись о работе в филиале вносится в электронный реестр с такими же реквизитами (наименование организации + филиал). Бумажная трудовая книжка выдается работнику по его заявлению, и все записи из ЭТК на неё переносятся по тем же правилам.
- Ошибка: Указание в записи только наименования филиала как самостоятельного работодателя (например, «Санкт-Петербургский филиал ООО ‘Вектор'», но без указания головной организации). Это неверно.
- Ошибка: Отсутствие указания филиала в записи, если работа велась именно в нём. Это создаёт неопределённость при подсчёте стажа.
Что делать работнику, если запись ошибочна или отсутствует?
- Обратиться с письменным заявлением к руководителю филиала или в отдел кадров головной организации с требованием внести или исправить запись.
- Если отказ или бездействие, обратиться в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд для восстановления своих прав.
- Иметь на руках копии всех документов, подтверждающих факт работы (приказы, расписки о сдаче-получении трудовой книжки, выписки из ЭТК).
Правильное оформление записей в трудовую книжку о работе в филиале — это гарантия юридической чистоты документа для работника и защита от претензий со стороны Пенсионного фонда и будущих работодателей. Ключевое правило: работодатель, головная организация, место работы — филиал. Все записи должны быть точными, содержать дату, должность, основание и подпись уполномоченного лица филиала.