Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ (ст. 84.1 – запись в трудовую книжку при увольнении по основаниям‚ предусмотренным законом);
- Федеральный закон № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте» (требования к ведению первичной документации);
- Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек и выдачи справок о трудовой деятельности»;
- Инструкция по заполнению трудовых книжек‚ утверждённая Приказом Минтруда России от № 69.
Когда делается запись?
Запись в трудовую книжку производится в день‚ когда employer получает официальное подтверждение смерти работника (свидетельство о смерти или выписка из актовой записи ЗАГС). Если смерть наступила в нерабочее время‚ запись делается в первый рабочий день после получения документа.
Последовательность действий работодателя
- Получение подтверждения смерти. Требуется оригинал или заверенная копия свидетельства о смерти (форма № 11) либо выписка из книги записей актов гражданского состояния.
- Оформление приказа об увольнении. Издаётся приказ по форме Т‑8 (или Т‑8а) с основанием «Увольнение в связи со смертью работника» (п. 1 ст. 83 ТК РФ).
- Внесение записи в трудовую книжку. В разделе «Сведения о работе» делается запись:
- Дата – день‚ когда получено подтверждение смерти (или первый рабочий день после получения);
- Наименование организации – полное наименование работодателя;
- Должность ( profession ) – последняя занимаемая должность;
- Вид деятельности – краткое описание основных функций (по желанию);
- Основание увольнения – «Увольнение в связи со смертью работника» (ссылка на п. 1 ст. 83 ТК РФ);
- Номер и дата приказа – например‚ «Приказ № 123 от »;
- Подпись уполномоченного лица (директор‚ руководитель кадровой службы) и печать организации.
- Выдача трудовой книжки родственникам. После внесения записи трудовая книжка передаётся законным представителям умершего (супруг(а)‚ дети‚ родители) либо иному лицу‚ имеющему право на получение документа (по доверенности или решению суда). При передаче составляется акт приёма‑передачи.
- Архивирование копии приказа и документов. Копия приказа‚ свидетельства о смерти и акт приёма‑передачи хранятся в личном деле сотрудника сроком не менее 75 лет.
Необходимые документы
- Свидетельство о смерти (оригинал или заверенная копия);
- Заявление родственника о выдаче трудовой книжки (по форме‚ утверждённой организацией);
- Приказ об увольнении (форма Т‑8/Т‑8а);
- Трудовая книжка работника;
- Акт приёма‑передачи трудовой книжки (при необходимости).
Особенности для разных категорий работников
Работники по срочному трудовому договору
Запись делается аналогично‚ но в графе «Основание увольнения» указывается также «Истечение срока действия трудового договора в связи со смертью работника».
Дистанционные (удаленные) работники
Если работник находился на удалёнке‚ подтверждение смерти всё равно требуется. Запись в трудовую книжку делается в офисе работодателя‚ где хранится оригинал трудовой книжки.
Работники‚ уволенные по инициативе работника перед смертью
Если работник подал заявление об увольнении за несколько дней до смерти‚ но приказ не был издан‚ то после получения свидетельства о смерти издаётся приказ об увольнении по основанию «Увольнение в связи со смертью работника» (заявление не учитывается).
Типичные ошибки и как их избежать
- Отсутствие подтверждения смерти. Запись делается только после получения официального документа; иначе запись считается незаконной.
- Неправильное формулирование основания. Нужно использовать точную формулировку из ТК РФ («Увольнение в связи со смертью работника»).
- Отсутствие подписи и печати. Без них запись не имеет юридической силы.
- Нарушение сроков хранения. Копии приказов и документов должны храниться не менее 75 лет в личном деле.
- Выдача трудовой книжки неуполномоченному лицу. Требуется проверка прав родственника (паспорт‚ свидетельство о браке‚ свидетельство о рождении ребёнка и т.д.).
Оформление записи в трудовую книжку в связи со смертью работника – обязательная процедура‚ требующая внимательного отношения к документам и соблюдения установленного порядка. Следуя нормативным актам и пошаговой инструкции‚ работодатель избежит правовых рисков и обеспечит корректное оформление трудовой истории умершего сотрудника для его близких.