Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Смерть сотрудника – это трагическое событие, которое требует от работодателя не только соблюдения этических норм, но и выполнения строгих юридических процедур. Одним из обязательных действий является внесение соответствующей записи в трудовую книжку умершего работника. Ниже представлен подробный разбор порядка оформления такой записи, нормативной базы, необходимых документов и типичных ошибок, которых следует избегать.

Правовые основания

Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 84.1) – регулирует порядок ведения и хранения трудовых книжек, включая внесение записей при расторжении трудового договора по основаниям, не связанным с инициативой сторон.
Федеральный закон № 400-ФЗ «О страховых пенсиях» (ст. 9) – устанавливает, что при смерти застрахованного лица трудовая книжка передаётся в органы Пенсионного фонда для начисления пособия по случаю потери кормильца.
Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек и выдачи справок о трудовой деятельности» – содержит образцы записей и порядок их оформления.

Кто и когда должен сделать запись?

Обязанность по внесению записи в трудовую книжку возлагается на работодателя (или его уполномоченное лицо – кадровую службу, бухгалтерию). Запись делается не позднее трёх рабочих дней с момента получения официального подтверждения смерти сотрудника (например, справки из ЗАГСа или выписки из актовой записи о смерти).

Необходимые документы

Справка о смерти (выданная ЗАГСом) или её заверенная копия;
Трудовая книжка работника (если она находится на хранении у работодателя).
Приказ об увольнении по основанию «смерть работника» (форма Т-8 или аналогичная).
Личное дело сотрудника (для сверки данных: ФИО, дата рождения, номер трудовой книжки).

Порядок оформления записи

Шаг 1. Подготовка трудовой книжки

Откройте трудовую книжку на последней использованной странице. Если место для записи отсутствует, аккуратно перенесите последнюю запись на новую страницу, соблюдая нумерацию строк.

Шаг 2. Формулировка записи

Запись оформляется в соответствии с образцом, приведённым в Постановлении Правительства РФ № 225. Обязательные элементы:

Дата внесения записи (день, месяц, год).
Номер порядковой записи (последовательный номер в трудовой книжке).
Основание записи: «Уволен в связи со смертью».
Дата увольнения (день смерти, указанный в справке ЗАГСа).
Номер и дата приказа об увольнении.
Подпись уполномоченного лица (кадровика, директора) и расшифровка.
Печать организации (если она используется).

Пример записи

2025 г. ноябрь 02 Запись № 45 Уволен в связи со смертью Приказ № 123/к от Подпись: __________ И.И. Иванов М.П.

Шаг 3. Завершение процедуры

После внесения записи трудовая книжка передаётся ближайшим родственникам умершего работника (или их законному представителю) под расписку. В случае отсутствия родственников книжка направляется в органы Пенсионного фонда РФ по месту последней регистрации сотрудника.

Ответственность за нарушение порядка оформления

Несвоевременное или неправильное внесение записи может повлечь:

Административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 1 000 до 5 000 руб. для должностных лиц, от 30 000 до 50 000 руб. для организаций).
Отказ в выплате пособия по случаю потери кормильца родственникам zmarшего сотрудника из‑за отсутствия подтверждения трудового стажа.
Репутационные риски и возможные судебные иски со стороны наследников.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли сделать запись posthumously (посмертно) без приказа об увольнении?: Нет. Приказ об увольнении по основанию «смерть работника» является обязательным документом, подтверждающим факт расторжения трудового договора.
Что делать, если трудовая книжка утеряна?: В этом случае работодатель выдаёт справку о трудовой деятельности (форма СТД‑Р) на основании данных из личного дела и приказов, а затем передаёт её родственникам или в ПФР.
Нужно ли ставить печать организации на запись?: Если организация использует печать в своём документообороте, её ставят рядом с подписью уполномоченного лица. Отсутствие печати не делает запись недействительной, но может вызвать вопросы при проверке.
Сколько времени хранится трудовая книжка после смерти работника?: Трудовая книжка передаётся родственникам или в ПФР сразу после оформления записи. Хранить её у работодателя более трёх рабочих дней после получения справки о смерти не требуется.

Полезные советы для кадровой службы

Заведите внутренний регламент «Оформление записей в трудовой книжке при смерти сотрудника» с чёткими сроками и ответственными лицами.
Храните шаблоны приказов и записей в электронном виде, чтобы оперативно заполнять их в случае необходимости.
Проводите периодические инструктажи для сотрудников кадрового отдела по изменениям в законодательстве о трудовых книжках.
При получении справки о смерти сразу же сверяйте данные (ФИО, дата рождения) с личным делом сотрудника, чтобы избежать ошибок в записи.

Соблюдение установленного порядка внесения записи в трудовую книжку при смерти работника не только обеспечивает законность действий работодателя, но и гарантирует защиту прав родственников zmarшего сотрудника на получение полагающихся социальных выплат и пенсионных льгот. Следуйте представленным рекомендациям, и процесс оформления будет проходить быстро, без ошибок и юридических рисков.