В современной российской практике кадрового учета часто возникают вопросы, связанные с оформлением трудовой деятельности сотрудников, особенно при совмещении должностей и работе по совместительству. Многие работники и работодатели путают эти понятия, что приводит к ошибкам в ведении трудовых книжек. В данной статье подробно разберем, когда и как делается запись в трудовую книжку при совмещении работ, какие нормы трудового законодательства регулируют этот процесс, и чем совмещение отличается от совместительства.
Чем совмещение отличается от совместительства?
Перед тем как говорить о записях в трудовой книжке, важно четко разграничить два понятия, которые часто путают:
- Совмещение должностей, это выполнение дополнительной работы по другой должности в рамках того же рабочего места и того же рабочего времени. Например, менеджер по продажам одновременно выполняет обязанности помощника руководителя. Такая работа оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору и оплачивается отдельно, но не предполагает заключения нового трудового договора.
- Совместительство — это выполнение другой работы (в свободное от основной работы время) на условиях трудового договора. Совместительство бывает внутренним (в той же организации) и внешним (в другой организации). При этом у сотрудника может быть несколько трудовых договоров с разными работодателями.
Ключевое отличие: при совмещении — одна организация, один трудовой договор, один график. При совместительстве — один или несколько дополнительных трудовых договоров, другое рабочее время.
Запись о совмещении должностей в трудовую книжку: можно или нельзя?
Официальная позиция Роструда и законодательства
Запись о совмещении должностей в трудовую книжку НЕ ВНОСИТСЯ. Это не просто рекомендация — это требование трудового законодательства.
Согласно Постановлению Правительства РФ от № 225 («Правила ведения и хранения трудовых книжек»), в трудовую книжку вносятся сведения только о:
- приеме на работу;
- переводе на постоянную работу;
- увольнении;
- награждении;
- работе по совместительству, только по желанию работника.
Совмещение должностей не относится к переводу на другую постоянную работу, поскольку сотрудник продолжает выполнять свои основные обязанности, а дополнительные — в рамках того же трудового договора. Поэтому внесение записи о совмещении в трудовую книжку противоречит закону.
Подтверждение от контролирующих органов
Роструд (Федеральная служба по труду и занятости) в своих разъяснениях (например, письмо от № ПГ/10449-6-1) прямо указал:
«Сведения о совмещении должностей в трудовую книжку не вносятся, так как это не является основанием для внесения записи в соответствии с Правилами ведения трудовых книжек».
Таким образом, даже если сотрудник напишет заявление с просьбой внести такую запись, работодатель не имеет права это сделать. Любая попытка внести запись о совмещении может быть расценена как нарушение порядка ведения трудовых книжек и повлечь штрафы при проверке.
Запись о работе по совместительству: правила и порядок
В отличие от совмещения, запись о работе по совместительству может быть внесена, но только при соблюдении строгих условий.
Кто вносит запись?
Запись о совместительстве в трудовую книжку вносится только основным работодателем — то есть тем, с кем у сотрудника заключен основной трудовой договор.
Работодатель по совместительству (внешний или внутренний) НЕ ИМЕЕТ ПРАВА вносить записи в трудовую книжку работника. Это прямо запрещено Трудовым кодексом РФ и Правилами ведения трудовых книжек.
На каком основании вносится запись?
Основным условием является письменное заявление работника. Без заявления запись вноситься не может — даже если работник работает по совместительству уже несколько лет.
Кроме того, основной работодатель должен получить документ, подтверждающий факт работы по совместительству. Это может быть:
- копия приказа о приеме на работу по совместительству;
- копия трудового договора с другим работодателем;
- справка с места работы по совместительству (на бланке организации, заверенная печатью и подписью).
Эти документы должны быть предоставлены работником лично.
Когда вносить запись?
Запись может быть сделана:
- при приеме на работу по совместительству — по желанию работника;
- в любое время в течение трудового договора — по заявлению работника;
- целесообразнее всего, после увольнения с работы по совместительству, чтобы не загромождать книжку частыми изменениями.
Важно: если работник увольняется с работы по совместительству, он может потребовать внести запись об этом — и основной работодатель обязан это сделать, если есть подтверждающие документы и заявление.
Как выглядит образец записи?
Запись о работе по совместительству оформляется по стандартной форме, аналогичной записи о приеме на работу. Пример:
- Дата:
- Номер записи: 4
- Содержание: Принят на работу по совместительству в должности бухгалтера-калькулятора в ООО «Свет»
- Основание: Приказ № 12 от , трудовой договор № 7/2025
При увольнении с работы по совместительству запись делается аналогично:
- Дата:
- Номер записи: 5
- Содержание: Уволен с работы по совместительству в ООО «Свет» по собственному желанию
- Основание: Приказ № 18 от
Особенности ведения трудовых книжек в 2026 году
С 2021 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Однако:
- Работники, которые не подали заявление о переходе на ЭТК, продолжают работать с бумажными книжками.
- Записи о совместительстве вносятся в бумажную книжку по прежним правилам, только по заявлению и только основным работодателем.
- В электронной трудовой книжке сведения о совместительстве также не вносятся автоматически. Они могут быть добавлены только по инициативе работника и на основании подтверждающих документов, переданных через работодателя.
Важно: совмещение должностей не отражается ни в бумажной, ни в электронной трудовой книжке — это неизменное правило.
Что делать, если работодатель незаконно внес запись о совмещении?
Если в трудовую книжку была внесена запись о совмещении должностей (например, «принят на работу по совмещению должности»), это является нарушением законодательства.
В таком случае работник имеет право:
- Обратиться к работодателю с письменным заявлением об аннулировании неправомерной записи.
- Требовать внесения исправления в соответствии с п. 30 Правил ведения трудовых книжек.
- Обратиться в трудовую инспекцию (Роструд) с жалобой, если работодатель отказывается исправить ошибку.
Работодатель обязан исправить ошибку в течение 5 рабочих дней и выдать исправленную трудовую книжку с отметкой об аннулировании неправильной записи.
- Совмещение должностей — это дополнительные обязанности в рамках одного трудового договора. Запись в трудовую книжку НЕ делается.
- Совместительство — это отдельная работа по другому трудовому договору. Запись в трудовую книжку делается ТОЛЬКО по желанию работника и только основным работодателем на основании подтверждающих документов.
- Работодатель по совместительству не имеет права вносить записи в трудовую книжку работника.
- Неверная запись о совмещении — это нарушение, которое подлежит исправлению.
- В 2026 году правила не изменились: совмещение — не вносится, совместительство — по желанию и только основным работодателем.
Рекомендации для работников:
- Если вы хотите, чтобы ваша работа по совместительству была отражена в трудовой книжке — подайте заявление основному работодателю и предоставьте копии документов.
- Не требуйте внесения записи о совмещении — это невозможно по закону.
- Сохраняйте все документы о совместительстве — они могут понадобиться при трудоустройстве в будущем.
Рекомендации для работодателей:
- Не вносите записи о совмещении — это нарушение.
- Если работник просит внести запись о совместительстве — требуйте письменное заявление и подтверждающие документы.
- Всегда вносите записи только по месту основной работы.
- Следите за соответствием записей Правилам ведения трудовых книжек (Постановление № 225).
Правильное ведение трудовых книжек — залог законности кадрового учета и защиты прав работников. Помните: не все, что можно сделать — нужно делать. В случае с совмещением — делать не нужно, даже если работник просит.