Сокращение штата или численности работников — это сложная процедура, которая требует от работодателя строгого соблюдения норм Трудового кодекса РФ. Одним из финальных и самых важных этапов этой процедуры является оформление трудовой книжки. Ошибка в записи может привести к серьезным проблемам для работника при будущем трудоустройстве или оформлении пенсии, а для работодателя — к штрафам и судебным искам.

В этой статье мы подробно разберем, как правильно сделать запись в трудовую книжку при увольнении по сокращению в 2026 году, какие формулировки использовать и на какие нормативные акты опираться.

Нормативная база

При внесении записей в трудовую книжку необходимо руководствоваться следующими документами:

• Трудовой кодекс РФ (в частности, статья 81 ТК РФ, регламентирующая расторжение трудового договора по инициативе работодателя).
• Правила ведения и хранения трудовых книжек (утверждены Постановлением Правительства РФ).
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена Постановлением Минтруда РФ).

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, все записи об увольнении вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения. Записи должны точно соответствовать тексту приказа.

Главное правило: никаких сокращений слов!

Это невероятно важный момент, на котором часто ошибаются начинающие кадровики. Пункт 1.1 Инструкции прямо запрещает использовать сокращения при заполнении трудовой книжки.

Категорически не допускается писать:

• пр. вместо «приказ»
• расп. вместо «распоряжение»
• пер. вместо «переведен»
• п. вместо «пункт»
• ст. вместо «статья»

Все слова должны быть прописаны полностью. Если кадровик внес запись с использованием сокращений, она признается недействительной, и придется делать исправление.

По какой статье оформлять сокращение?

При увольнении работника в связи с сокращением штата или численности, основанием служит пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации. Именно на этот пункт необходимо ссылаться в трудовой книжке.

Правильная формулировка, к которой не придерется ни один проверяющий орган (ГИТ, Пенсионный фонд и т.д.), выглядит так:

«Уволен(а) по сокращению штата работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации»

Обратите внимание: запись об основании и причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ.

Пошаговый порядок оформления записи

Согласно п. 5.1 Инструкции, запись об увольнении в трудовой книжке производится в следующем порядке:

1. Графа 1: ставится порядковый номер записи (арабскими цифрами).
2. Графа 2: указывается дата увольнения (прекращения трудового договора) в формате ДД.ММ.ГГГГ.
3. Графа 3: делается запись о причине увольнения. Здесь пишется: «Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».
4. Графа 4: указывается наименование документа, на основании которого внесена запись (приказ или распоряжение работодателя), его дата и номер. Например: «Приказ от № 45-к».

После внесения записи работник должен быть ознакомлен с ней под роспись в самой трудовой книжке (в разделе сведений о работе) или в личной карточке.

Образец заполнения трудовой книжки при сокращении

Несмотря на активную цифровизацию и переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), многие работники в 2026 году по-прежнему выбирают бумажный формат. А это значит, что работодателям и дальше придется делать записи в этом важном документе максимально внимательно.

Пример того, как должна выглядеть запись в разделе «Сведения о работе»:

• Графа 1: 15
• Графа 2:
• Графа 3: Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
• Графа 4: Приказ от № 32-кс

Важные нюансы

Если сравнивать сокращение с увольнением по собственному желанию, то при сокращении формулировка строго фиксирована. (Напомним, что при увольнении по собственной инициативе, если работник указал уважительную причину, дающую льготы, она также вписывается в трудовую — например: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»). При сокращении же никаких дополнительных причин вписывать не нужно — достаточно точной формулировки по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

Также помните, что запись в трудовую книжку вносится только после того, как работник был официально уведомлен о сокращении за 2 месяца, были предложены вакантные должности, учтено преимущественное право на оставление на работе, выплачены все положенные компенсации и издан приказ об увольнении.

Оформление трудовой книжки при сокращении штата требует от кадровика предельной внимательности. Использование правильной статьи (пункт 2 части 1 статьи 81 ТК РФ), отказ от слов-сокращений и точное соответствие записи тексту приказа — это залог того, что документ будет оформлен безупречно, а работодатель избежит штрафов при проверке трудовой инспекции.