Трудовая книжка — это основной документ работника, подтверждающий его трудовую деятельность и стаж. В ней документально фиксируються все изменения: прием на работу, переводы и увольнения. Когда сотрудник устраивается на дополнительную должность в той же компании, возникает вопрос: как правильно оформить запись в трудовой книжке при приеме по внутреннему совместительству?
В этой статье мы подробно разберем нюансы оформления, правила ведения электронных и бумажных трудовых книжек, а также приведем пошаговую инструкцию для кадровых специалистов.
Что такое внутреннее совместительство?
Прежде чем говорить о записях, важно четко понимать терминологию. Часто путают два разных понятия:
- Внутреннее совместительство — это выполнение другой регулярной оплачиваемой работы в свободное от основной работы время у того же работодателя. Для этого заключается отдельный трудовой договор.
- Совмещение должностей (профессий) — это выполнение дополнительной работы в течение установленной продолжительности рабочего дня наряду с основной работой. Отдельный трудовой договор не заключается, оформляется дополнительное соглашение.
Важно помнить: запись в трудовую книжку вносится только при совместительстве (когда есть отдельный трудовой договор). При совмещении должностей никаких записей в трудовую книжку не вносится.
Главное правило: запись делается только по желанию работника
Согласно действующему трудовому законодательству, запись о работе по внутреннему совместительству вносится в трудовую книжку исключительно по желанию самого работника. Это не является обязанностью работодателя, если сотрудник не выразил на то свою волю в письменной форме (обычно в виде заявления).
Если сотрудник не просит внести запись, работодатель не имеет права делать это самостоятельно. Отсутствие такой записи никак не влияет на стаж работника, так как подтвердить трудовой стаж можно трудовыми договорами, справками, выданными на предыдущих местах работы, или выписками из приказов.
Электронные трудовые книжки (ЭТК) и внутреннее совместительство
Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) начался в 2020 году. С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны подавать отчеты в Пенсионный фонд (ныне СФР) только в электронном виде.
Как это работает при совместительстве?
- Если работник перешел на электронную трудовую книжку и отказался от ведения бумажной, информация о его работе передается в ПФР через отчет ЕФС-1 (ранее СЗВ-ТД).
- При приеме по внутреннему совместительству работодатель заполняет графу 5 «Трудовая функция» в бумажном или электронном формате СЗВ-ТД с обязательным указанием на такое совместительство (согласно письму ПФР).
- Таким образом, даже если бумажная книжка не ведется, информация о совместительстве будет отражена в электронном фонде.
Как внести запись в бумажную трудовую книжку
Если сотрудник сохранил бумажную трудовую книжку и написал заявление о внесении записи о внутреннем совместительстве, работодателю необходимо учесть важную особенность: запись делается по месту основной работы.
Поскольку при внутреннем совместительстве работодатели по основной и дополнительной работе совпадают, процедура упрощается; Кадровик просто вносит запись в ту же трудовую книжку, которая уже хранится в организации.
Пошаговый алгоритм внесения записи
- Получение заявления. Работник пишет заявление на имя руководителя с просьбой внести запись о работе по внутреннему совместительству.
- Подготовка документа-основания. Основанием для внесения записи является приказ о приеме на работу по совместительству.
- Внесение записи в раздел «Сведения о работе».
- В графе 1 ставится порядковый номер записи.
- В графе 2 указывается дата приема на работу по совместительству.
- В графе 3 делается запись: «Принят в (наименование структурного подразделения) на должность (наименование должности) по совместительству».
- В графе 4 указывается реквизиты приказа (распоряжения) о приеме на работу.
Пример оформления записи
Предположим, Иванов И.И. работает в ООО «Ромашка» менеджером (основная работа) и устраивается туда же курьером по внутреннему совместительству. Запись будет выглядеть так:
- Графа 1: 12
- Графа 2:
- Графа 3: Принят в отдел доставки на должность курьера по совместительству.
- Графа 4: Приказ от № 34-к
Что нужно помнить студентам и молодым специалистам?
В контексте трудового законодательства стоит отметить важную инициативу. Группа депутатов из разных фракций внесла в Госдуму законопроект, который поможет студентам получить первую запись в трудовую книжку уже в процессе обучения. Это особенно актуально для тех, кто начинает свой карьерный путь с работы по совместительству во время учебы, так как ранний стаж влияет на будущие пенсионные права.
Оформление внутреннего совместительства требует внимательности от кадровых служб. Главное помнить ключевые правила:
- Запись вносится только по желанию работника.
- Не путать совместительство (отдельный договор) с совмещением (доп. соглашение).
- При ведении ЭТК обязательно делать отметку о совместительстве в отчете ЕФС-1 (СЗВ-ТД) в графе «Трудовая функция».
- В бумажной трудовой книжке обязательно указывать фразу «по совместительству» в графе 3.
Соблюдение этих простых правил позволит избежать ошибок в кадровом делопроизводстве и обеспечит корректный учет стажа работника.