Запись в трудовую книжку – это официальное подтверждение начала или прекращения трудовых отношений. В 2026 году процесс оформления изменился из‑за широкого распространения электронных трудовых книжек. Ниже подробно описаны все этапы, требования и варианты оформления как бумажной, так и электронной формы.
Виды трудовых книжек
- Бумажная трудовая книжка – традиционный вариант, который хранится у сотрудника.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой аналог, хранящийся в базе данных СФР и доступный через онлайн‑сервисы.
С 2020 года информация о трудовой деятельности передаётся в Социальный фонд России (СФР), где формируется единая база данных. Поэтому даже если у сотрудника есть бумажная запись, при переходе на ЭТК в неё вносится закрывающая отметка, и дальше все записи делаются только в электронном виде.
Когда происходит переход на ЭТК?
- Сотрудник подаёт заявление о переводе на электронную форму (через работодателя или в МФЦ).
- Работодатель в течение 5 дней вносит изменения в систему и делает запись о переходе в бумажной книжке.
- Работодатель возвращает сотрудникам бумажную книжку с отметкой о переходе.
После этого все последующие записи (приём, увольнение, изменения) оформляются исключительно в электронном виде.
Как оформить запись о приёме на работу
Запись о приёме должна соответствовать требованиям Приказа Минтруда РФ от № 320н. Основные правила:
- Дата указывается арабскими цифрами: день и месяц – двузначными, год – четырёхзначным (например, ).
- В записи указываются:
- ФИО работника.
- Должность и подразделение.
- Сведения о профессиональном образовании.
- Условия труда (рабочее время, ставка, тариф).
- Сведения о probation‑периоде, если он установлен.
Пример оформления в бумажной книжке:
Принят на работу в отдел маркетинга Должность: Специалист по маркетингу Образование: Высшее, маркетинг Условия: полная занятость, ставка 45 000 ₽
В электронной форме такие же данные заносятся в ЕФС‑1 (форма, действующая с ).
Как оформить запись об увольнении
Для увольнения в трудовой книжке делается отдельная запись, в которой указываются:
- Дата увольнения (например, ).
- Причина увольнения (по соглашению сторон, по собственному желанию, по статье ТК и т.д.).
- Последний рабочий день.
Если сотрудник уже перешёл на ЭТК, в бумажной книжке ставится закрывающая отметка, и дальнейшие записи в неё не вносятся.
Где посмотреть и получить выписку из электронной трудовой книжки
Сотрудник может получить выписку несколькими способами:
- Госуслуги – через личный кабинет на портале Госуслуги.
- Сайт СФР – в разделе «Трудовая деятельность» доступна выписка в PDF.
- У работодателя – запрос через отдел кадров.
- МФЦ / СФР – личный визит с паспортом и СНИЛС.
Получение выписки обычно занимает от 1 до 5 рабочих дней, в зависимости от выбранного канала.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную книжку? – Нет. После перехода на ЭТК в бумажной книжке ставится закрывающая запись, и дальнейшее ведение происходит только в электронном виде.
- Что делать, если бумажная книжка потеряна? – Сотрудник может запросить выписку в СФР или у текущего работодателя; при необходимости оформить дубликат.
- Как правильно оформить дату в электронной форме? – Тот же формат, что и в бумажной:
ДД.ММ.ГГГГ.
Пошаговая инструкция: как сделать запись в трудовой книжке
- Определите форму ведения – бумажную или электронную.
- Подготовьте документы – паспорт, СНИЛС, диплом, трудовой договор.
- Подайте заявление (если переходите на ЭТК) в отдел кадров или в МФЦ.
- Ожидайте подтверждения от работодателя (в течение 5 дней).
- Заполните форму записи согласно Порядку (дата, должность, образование, условия).
- Внесите запись в выбранный носитель (бумажный лист или электронную форму ЕФС‑1).
- Получите подтверждение (печать, подпись, электронный код).
- Сохраните копию (для бумажной – физический экземпляр, для электронной – PDF‑отчёт).
Ведение трудовой книжки в 2026 году требует соблюдения строгих форматов датирования и правильного оформления как бумажных, так и электронных записей. Переход на электронный формат упрощает процесс, ускоряет получение выписок и обеспечивает более надёжное хранение данных. Главное – своевременно подавать заявление, следить за сроками подтверждения от работодателя и использовать официальные каналы (Госуслуги, СФР, МФЦ) для получения информации.
Соблюдая эти рекомендации, вы сможете без проблем оформить все необходимые записи в своей трудовой книжке и быть уверенными в официальности своих трудовых отношений.