Тема оформления записей в трудовой книжке при уходе в декретный отпуск (отпуск по уходу за ребенком) является одной из самых частых и при этом неоднозначных. Вопросы часто возникают из-за смешения двух разных правовых ситуаций: основного сотрудника, уходящего в декрет, и временного работника, принимаемого на его место. Данная статья разъясняет все нюансы на основе действующего законодательства РФ.
Ключевой принцип: два разных случая
Важно сразу разделить два сценария, так как правила для них кардинально отличаются:
- Случай А: Постоянный сотрудник (женщина) уходит в декретный отпуск/отпуск по уходу за ребенком, не увольняясь с работы.
- Случай Б: Работодатель принимает на работу другого человека (временного заместителя) на срок декретного отпуска основного сотрудника.
Случай А: Основной сотрудник в декрете. Запись в книжку НЕ делается.
Если женщина (или другой родственник, осуществляющий уход) уходит в декретный отпуск или отпуск по уходу за ребенком до достижения ребенком 3 лет, при этом трудовой договор с ней не расторгается, то запись об этом отпуске в ее трудовую книжку НЕ ВНОСИТСЯ.
Почему? Согласно ст. 256 Трудового кодекса РФ, период отпуска по уходу за ребенком засчитывается в трудовой стаж. Однако сам факт нахождения в таком отпуске не является основанием для увольнения или перерыва в трудовой деятельности с точки зрения записи в документе. Работодатель обязан сохранить за сотрудником ее рабочее место (должность) и прежние условия труда.
Что будет в книжке? В графах «Дата» и «Сведения о работе» после последней записи о приеме на работу просто не будет новых записей до момента фактического выхода сотрудника на работу после окончания отпуска по уходу. Период пребывания в декрете «невидим» для трудовой книжки, но учтен в страховом стаже для пенсии.
Случай Б: Временный заместитель. Запись в книжку ОБЯЗАТЕЛЬНА.
Если работодатель для замещения отсутствующей сотрудницы принимает на работу другого человека (по срочному трудовому договору, заключенному на срок декретного отпуска), то с этим временным работником оформляются все стандартные кадровые процедуры.
Правовая основа: Трудовой кодекс РФ не освобождает работодателя от обязанности вести трудовые книжки на всех работников, включая временных. Прием на работу оформляется приказом, а в трудовую книжку временного сотрудника вносится стандартная запись о приеме на работу.
Как выглядит запись? Она идентична любой другой записи о приеме:
- Сведения о работе: наименование организации, должность (например, «Ведущий специалист (временно, на период декретного отпуска Ивановой И.И.)»), структурное подразделение.
- Основание: номер и дата приказа о приеме на работу.
Что происходит после окончания срока? По истечении срока трудового договора (который совпадает с окончанием декретного отпуска основного сотрудника) с временным работником происходит увольнение. В его трудовую книжку вносится запись об увольнении с указанием основания, п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ («истечение срока трудового договора»).
Сравнительная таблица: Основной сотрудник vs. Временный заместитель
| Критерий | Основной сотрудник в декрете | Временный заместитель |
|---|---|---|
| Статус | Не увольняется, находится в отпуске. | Принимается на работу по срочному договору. |
| Запись о приеме | Нет (прием был ранее). | ДА, обязательна. |
| Запись об отпуске (декрете) | НЕТ. Период не отражается. | Нет (у него свой трудовой стаж). |
| Запись об увольнении | Нет (пока не выходит из отпуска). | ДА, по истечении срока договора. |
| Влияние на стаж | Период декрета засчитывается в непрерывный стаж и страховой стаж. | Период работы засчитывается в его собственный стаж. |
Ответы на частые вопросы (FAQ)
Вопрос: Я нахожусь три года в декрете. Какая запись будет в моей трудовой книжке?
Ответ: Никакой специальной записи о декретном отпуске не будет. В вашей книжке после последней записи о приеме на работу (или о последнем переводе/повышении) будет просто отсутствие новых записей вплоть до вашего выхода на работу после окончания отпуска по уходу за ребенком. Ваш непрерывный стаж будет считаться с момента приема на работу до ухода в декрет и возобновится с момента выхода.
Вопрос: Нужно ли подписывать какую-либо запись о декретном отпуске?
Ответ: Нет. Поскольку записи не вносится, и подписывать нечего. Единственный документ, который вы подписываете при уходе в декрет — это заявление о предоставлении отпуска по уходу за ребенком и, возможно, приказ о переводе вас на неполное рабочее время (если вы так решили). Но в трудовую книжку это не переносится.
Вопрос: А что если меня уволили во время декрета? Это незаконно?
Ответ: Да, это прямое нарушение ТК РФ. Увольнение женщины в период ее нахождения в отпуске по уходу за ребенком до достижения ребенком трех лет запрещено (за исключением случаев ликвидации организации или полного прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем). Такое увольнение будет признано незаконным, и работодателя обяжут восстановить на работе.
Вопрос: Как подтверждается период декрета для пенсии, если в книжке его нет?
Ответ: Периоды отпуска по уходу за ребенком до 1.5 или 3 лет включаются в страховой стаж автоматически на основании данных Пенсионного фонда РФ (ПФР). Для этого работодатель обязан своевременно и корректно сдавать сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-М). Поэтому крайне важно, чтобы работодатель правильно отражал эти периоды в отчетности. Трудовая книжка для подтверждения этого периода не требуется.
Практические рекомендации
- Для основного сотрудника: Следите за тем, чтобы в вашей трудовой книжке была последняя актуальная запись о вашей должности на момент ухода в декрет. После выхода из отпуска при возобновлении работы запись об этом не делается. Ваша должность и условия труда должны остаться прежними.
- Для временного заместителя: Требуйте от работодателя правильного и своевременного оформления вашей трудовой книжки: запись о приеме с четким указанием «временно» и основания, а по окончании, запись об увольнении. Это ваше право.
- Для работодателя: Не допускайте распространенной ошибки — не вносите запись «В декретном отпуске» в трудовую книжку основного сотрудника. Это является нарушением. Для временного работника оформляйте все по общим правилам.
Таким образом, ответ на главный вопрос однозначен: запись о нахождении в декретном отпуске в трудовую книжку самого сотрудника, находящегося в этом отпуске, НЕ ВНОСИТСЯ. Этот период учитывается в стаже иным способом. В то же время, если на место такого сотрудника принимается временный работник, на него оформляется полноценная трудовая книжка со стандартными записями о приеме и увольнении.
Понимание этой разницы защищает как права работников, так и помогает работодателю избежать кадровых ошибок. При возникновении спорных ситуаций следует обращаться к тексту Трудового кодекса РФ (ст. 256, 77) или консультироваться с юристом.
Статья подготовлена на основе анализа нормативных актов и кадровой практики. Дата актуальности информации: май 2026 года.