Внесение записи в трудовую книжку (ТК) — это не просто формальность, а юридически значимое действие, фиксирующее факт работы, её характер и условия. Для временного работника (лица, принятого на работу на срок, ограниченный определённым периодом или выполнением конкретной работы) правила оформления имеют свои особенности. Неправильная запись может привести к спорам о стаже, незаконном увольнении или искажении трудового стажа.

Кто считается временным работником? Законная основа

Согласно Трудовому кодексу РФ, временным признаётся работник, принятый:

• На срок, не превышающий 5 месяцев (ст; 59 ТК РФ).
• Для замещения временно отсутствующего сотрудника (например, находящегося в отпуске по беременности и родам, по уходу за ребёнком, в служебной командировке или по болезни).
• На период выполнения сезонных работ (ст. 59 ТК РФ).
• По срочному трудовому договору в иных случаях, прямо предусмотренных ТК РФ.

Два основных сценария и их отличия

Ключевой момент: по какому основанию пришёл временный работник. От этого зависит формулировка записи.

Принятие по срочному трудовому договору (п. 2 ч. 1 ст. 59 ТК РФ)

Если работник принят на определённый срок (например, на 4 месяца для замены ушедшего в отпуск коллеги) по отдельному срочному договору.

Запись в разделе «Сведения о работе» (вторая часть ТК) выглядит так:

[Номер записи] | [Дата приказа о приёме] | Принят(а) на работу по срочному трудовому договору на период отсутствия [ФИО основного работника], находящегося в отпуске по беременности и родам / по уходу за ребёнком до 1,5 / 3 лет / по временной нетрудоспособности. Должность: [название должности].

Важно: В графе «Основание» (третья колонка) обязательно указывается конкретное основание срочности. Просто «принят по срочному договору» — недостаточно.

Временный перевод из другой организации (ст. 72.2 ТК РФ)

Если сотрудник уже работает в другой компании (или в той же компании, но в другом подразделении) и временно переводится для замещения.

Запись в разделе «Сведения о работе»:

[Номер записи] | [Дата фактического начала работы] | Временно переведён(а) из [название прежней организации/подразделения] на период отсутствия [ФИО основного работника]. Должность: [название должности].

Особенность: При временном переводе не заключается новый трудовой договор. Запись вносится на основании приказа о переводе. Если такой перевод впоследствии становится постоянным, требуется отдельный приказ и новая запись об изменении условий трудового договора.

Ключевые правила внесения записи

1. Сроки: Работодатель обязан внести запись в ТК не позднее 5 рабочих дней со дня издания приказа (постановление Правительства № 320н).
2. Хронология: Записи вносятся строго в порядке их возникновения, каждая нумеруется.
3. Ясность формулировки: В графе «Занимаемая должность (профессия)» указывается конкретная должность. В графе «Основание» — причина временности (отпуск, болезнь, командировка и т.д.).
4. Подпись: Запись заверяется подписью ответственного лица (обычно специалиста по кадрам или руководителя) и скрепляется печатью организации.

Электронные трудовые книжки (ЭТК) и временные работники

С 2021 года работники имеют право на добровольный переход на ЭТК. Для временного работника действуют те же правила:

• Если работник уже имеет ЭТК, запись о временной работе вносится в неё в том же порядке.
• Если работник хочет перейти с бумажной ТК на электронную, он подаёт письменное заявление. В течение 3 рабочих дней работодатель вносит в бумажную ТК запись: «Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ» и дату его регистрации. После этого ведение продолжается только в электронном виде.
• При увольнении временного работника с ЭТК работодатель обязан направить в информационную систему сведения об увольнении в течение 3 рабочих дней.

Что НЕЛЬЗЯ делать: типичные ошибки

• Не указывать основание временности. Запись «Принят по срочному договору» без причины не соответствует закону.
• Путать с совместительством. Если временный работник совмещает с основной работой, запись о совместительстве вносится по месту основной работы на основании документа с места совмещения. На временном месте работа фиксируется как обычная.
• Вносить запись после увольнения. Все записи делаются только на основании действующих приказов (о приёме, переводе) и до момента увольнения.
• Использовать неразборчивые или сокращённые формулировки. Запись должна быть однозначной и полной.

Образец заполнения (на примере замещения в декрет)

Раздел «Сведения о работе»

Краткая памятка для работодателя

1. Определите правовую основу: срочный договор или временный перевод.
2. Издайте соответствующий приказ с указанием конкретного основания временности (ФИО отсутствующего, причина отсутствия, сроки).
3. В течение 5 рабочих дней внесите запись в ТК (бумажную или электронную) с обязательным указанием этого основания.
4. Убедитесь, что запись пронумерована, датирована, подписана и скреплена печатью.
5. При увольнении временного работника сделайте соответствующую запись об увольнении с указанием причины (например, «Уволен(а) по истечении срока срочного трудового договора»).