С 1 января 2021 года в России начался постепенный переход от бумажных трудовых книжек к электронным трудовым книжкам (ЭТК). Этот процесс регулируется Федеральным законом № 439-ФЗ от . Для работодателей и сотрудников это означает новые правила ведения кадровой документации. Одним из ключевых этапов перехода является оформление записи в бумажной трудовой книжке о переходе на электронный формат. В этой статье мы подробно разберём, как правильно сделать такую запись, какие документы нужны, какие ошибки допускают работодатели и где работник может проверить свои данные.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, в котором хранятся все сведения о трудовой деятельности гражданина: места работы, должности, переводы, увольнения, награды и другие данные, предусмотренные законом. ЭТК ведётся в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР) и доступна работнику через личный кабинет на сайте www.pfrf.ru или портале Госуслуги.

Важно понимать: ЭТК не заменяет бумажную книжку полностью. Если сотрудник ранее работал и имел бумажную трудовую книжку, она остаётся у него на руках как исторический документ. В неё вносится лишь одна запись, о переходе на электронный формат. Все последующие изменения будут фиксироваться только в ЭТК.

Кто обязан вносить запись о переходе на ЭТК?

Запись в бумажную трудовую книжку о переходе на ЭТК вносит работодатель в следующих случаях:

• Сотрудник подал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки и выборе электронного формата;
• Сотрудник был принят на работу после 1 января 2021 года и выбрал ЭТК при трудоустройстве;
• Работник ранее имел бумажную книжку, но в 2021–2026 годах подал заявление о переходе на ЭТК.

Если работник не подавал заявление, работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку, как и раньше. В этом случае ЭТК не ведётся, и все записи остаются в бумажном документе.

Как правильно оформить запись о переходе на ЭТК?

Запись в бумажной трудовой книжке о переходе на электронный формат — это обязательный юридический шаг. Её необходимо внести в течение 5 рабочих дней с момента получения заявления от работника.

Шаг 1: Получение заявления от работника

Форма заявления законом не установлена. Работник может подать его в произвольной форме или на бланке, разработанном работодателем. В заявлении должны быть указаны:

• ФИО работника;
• паспортные данные;
• номер СНИЛС;
• дата подачи заявления;
• четкая формулировка: «Прошу перейти на ведение электронной трудовой книжки»;
• подпись работника и дата.

Пример формулировки:

«Я, Иванов Иван Иванович, паспорт серия 4501 № 123456, СНИЛС 123-456-789 01, прошу перейти на ведение электронной трудовой книжки в соответствии со ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ от ».

Шаг 2: Внесение записи в бумажную трудовую книжку

Запись вносится в раздел IV «Сведения о работе» трудовой книжки. Она должна содержать следующие элементы:

1. Номер записи — следующий по порядку после последней записи.
2. Дата — дата внесения записи (не позднее 5 рабочих дней с даты подачи заявления).
3. Содержание записи — точная формулировка, соответствующая закону:

Пример правильной формулировки записи:

«Запись о трудовой деятельности ведется в электронном виде на основании заявления работника от [дата]»

Важно! Не используйте сокращения вроде «ЭТК» или «электронная книжка» — запись должна быть сформулирована строго в соответствии с законом.

Шаг 3: Подпись и печать

Запись обязательно должна быть:

• подписана ответственным за ведение трудовых книжек (обычно кадровиком или руководителем);
• заверена печатью организации (если она используется).

Если организация не использует печать, достаточно подписи с расшифровкой (ФИО и должность).

Шаг 4: Выдача бумажной трудовой книжки работнику

После внесения записи бумажная трудовая книжка выдаётся работнику на руки. Это его личный документ, и он обязан его хранить. Даже при переходе на ЭТК бумажная книжка остаётся юридически значимым документом, подтверждающим трудовой стаж до момента перехода.

Важно напомнить работнику: «Ваша бумажная трудовая книжка остаётся у вас. Не теряйте её — она подтверждает ваш стаж до 2021 года и может понадобиться при оформлении пенсии, льгот или при трудоустройстве за рубежом».

Что делать с новыми сотрудниками?

Если сотрудник устраивается на работу с 1 января 2021 года и далее, работодатель обязан предложить ему выбор:

• Вести трудовую книжку в бумажном виде;
• Вести трудовую книжку в электронном виде (ЭТК).

Если работник выбирает ЭТК:

1. В трудовой книжке (которая выдаётся при приёме на работу) делается запись о переходе на ЭТК, как описано выше.
2. В графе 3 («Сведения о работе») указывается: «Принят на работу» — с указанием должности и даты.
3. Запись о переходе на ЭТК делается в следующей строке.
4. Сведения о трудоустройстве передаются в ПФР в течение 1 рабочего дня.

Если работник выбирает бумажную книжку — ведётся только бумажный вариант, ЭТК не создаётся.

Как передать данные в ПФР?

После внесения записи в бумажную трудовую книжку работодатель обязан:

• В течение одного рабочего дня с даты приёма на работу или получения заявления — передать сведения в ПФР через форму СЗВ-ТД;
• Использовать программное обеспечение: 1С:Бухгалтерия, 1С:ЗУП, Контур.Экстерн, ЭДО и другие, подключённые к системе ПФР;
• Указать в СЗВ-ТД: дату подачи заявления, факт перехода на ЭТК, дату внесения записи в трудовую книжку.

Ошибка: не передать СЗВ-ТД — это нарушение, влекущее штрафы от 500 до 5000 рублей за каждое нарушение (ст. 19.7 КоАП РФ).

Что делать, если работник уже имел бумажную книжку?

Если сотрудник работал до 2021 года и имел бумажную трудовую книжку, то:

• Он может подать заявление о переходе на ЭТК в любой момент до 31 декабря 2026 года (по действующему законодательству на 2026 год);
• После подачи заявления работодатель вносит запись о переходе в его существующую бумажную книжку;
• Все последующие трудовые движения (приёмы, увольнения, переводы) фиксируются только в ЭТК;
• Бумажная книжка остаётся у работника как архивный документ.

Важно: не уничтожать и не сдавать бумажную книжку в архив. Она остаётся собственностью работника.

Где работник может посмотреть свою ЭТК?

Работник может получить доступ к своей электронной трудовой книжке через:

• Личный кабинет на сайте ПФР, www.pfrf.ru (через Госуслуги);
• Портал Госуслуг — раздел «Трудовая книжка»;
• Мобильное приложение «ПФР»;
• МФЦ, по запросу можно получить выписку на бумажном носителе.

Выписка из ЭТК на бумаге имеет юридическую силу и может использоваться при трудоустройстве, оформлении пенсии и других целях.

Частые ошибки работодателей

1. Не вносят запись в бумажную трудовую книжку — это нарушение закона, может повлечь штрафы и споры при подтверждении стажа.
2. Используют некорректные формулировки — например, «Переведён на ЭТК» — это не соответствует закону.
3. Не передают СЗВ-ТД в ПФР — штраф до 5000 рублей за каждое нарушение.
4. Уничтожают бумажную книжку, это незаконно. Документ остаётся у работника.
5. Не выдают книжку после внесения записи, работник имеет право на получение документа в день подачи заявления.

Юридические основания

Основные нормативные акты:

• Федеральный закон № 439-ФЗ от «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации по вопросам ведения трудовых книжек»;
• Постановление Правительства РФ № 1066 от «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек»;
• Приказ Минтруда РФ № 478н от «Об утверждении формы СЗВ-ТД».

Переход на электронную трудовую книжку — это не отмена бумажной, а её дополнение. Главные правила:

1. Заявление работника — обязательное условие для перехода на ЭТК.
2. Запись в бумажной книжке — обязательна и должна быть оформлена строго по закону.
3. СЗВ-ТД — передаётся в ПФР в течение 1 рабочего дня.
4. Бумажная книжка остаётся у работника, её нельзя уничтожать или забирать.
5. ЭТК — это удобно, но не заменяет историю. Бумажная книжка — это архив вашего стажа до 2021 года.

Работодателям рекомендуется использовать специализированные программы: 1С:Бухгалтерия, 1С:ЗУП, Контур.Экстерн — они автоматизируют внесение записей, формируют СЗВ-ТД и помогают избежать ошибок.

Работникам, не забывайте проверять свою ЭТК в личном кабинете ПФР хотя бы раз в год. Это поможет избежать проблем при выходе на пенсию.

Помните: правильная запись в трудовой книжке — это не формальность, а защита ваших трудовых прав!