Дата подготовки статьи:  г. 21:01:35

Содержание

1. Нормативно‑правовая база
2. Когда вносится запись
3. Кто отвечает за правильность записи
4. Запись о приёме на работу
5. Запись о переводе и смене должности
6. Запись об увольнении
7. Совместительство, вахтовый метод, дистанционная работа
8. Электронная трудовая книжка
9. Исправления, вкладыши и типичные ошибки
10. Часто задаваемые вопросы

Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника, его квалификацию и основания прекращения трудовых отношений.
С 1 января 2020 г; в России введена электронная трудовая книжка, однако большинство организаций продолжают вести и бумажные формы.
Правильное оформление записей в трудовой книжке критически важно: от ошибок зависят размер пенсии, выплаты по временной нетрудоспособности и даже возможность получения государственных льгот.

Нормативно‑правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – ст. 66, 68, 69, 70.
• Порядок ведения и хранения трудовых книжек (Приказ Минтруда России № 320н от ).
• Постановление Правительства РФ № 320н (утверждающее порядок заполнения).
• Федеральный закон «Об электронных трудовых книжках» от  N 442‑ФЗ.
• Методические рекомендации Роструда (2024‑2025 гг.) по исправлению записей.

Когда вносится запись

Запись в трудовую книжку делается только в том случае, если работник отработал не менее шести календарных дней (ч. 3 ст. 66 ТК РФ, п. 2 Порядка 320н). Это правило действует как для бумажных, так и для электронных книжек.

Кто отвечает за правильность записи

По правилам, за ведение трудовых книжек в организации назначается уполномоченное лицо (обычно руководитель отдела кадров).
Это лицо обязано:

1. Контролировать своевременность внесения записей.
2. Проверять наличие и корректность оснований (приказ, распоряжение, трудовой договор).
3. Обеспечивать подпись работника (если запись сделана при увольнении) и печать организации.
4. Осуществлять хранение вкладышей и электронных копий.

Запись о приёме на работу

Основание записи

Запись вносится на основании:

• Трудового договора (ч. 1 ст. 68 ТК РФ).
• Приказа о приёме (п. 9 Правил ведения трудовых книжек).

Порядок заполнения (бумажная книжка)

Пример записи

1 Инженер‑конструктор На основании приказа № 12 от 

Электронная трудовая книжка

В электронном виде запись делается через Госуслуги или специализированную систему работодателя. Требования к полям идентичны бумажному варианту, но подпись работника заменяется цифровой подписью.

Запись о переводе и смене должности

Перевод фиксируется в той же графе 3, но в графе 4 указывается приказ о переводе. При смене квалификации (например, повышение категории) в графе 3 указывается новая квалификация, а в графе 4 – приказ о повышении.

Запись об увольнении

Основанием является приказ об увольнении (или решение суда, если увольнение по инициативе работника).

Поля записи

Пример

2 По статье 81 ТК РФ На основании приказа № 45 от 

Совместительство, вахтовый метод, дистанционная работа

• Совместительство – отдельная запись в графе 3 с указанием «совместитель» и указанием организации‑работодателя‑совместителя.
• Вахтовый метод – в графе 3 указывается «вахтовый метод работы», в графе 4 – приказ о назначении вахтового графика.
• Дистанционная работа – в графе 3 указывается «дистанционная работа», в графе 4 – приказ о переходе на удалённый режим.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 1 января 2020 г. в России действует электронный формат ТК. Основные отличия:

• Записи вносятся автоматически через интегрированную систему Госуслуги или Электронный кабинет работодателя.
• Подпись работника заменяется ЭЦП (электронной цифровой подписью).
• В случае ошибки запись корректируется через запрос на исправление в системе, без необходимости физического вкладыша.
• Все изменения фиксируются в журнале аудита, что упрощает проверку со стороны инспекции.

Исправления, вкладыши и типичные ошибки

Когда нужен вкладыш

Если в основной части книжки закончились свободные строки, оформляется вкладыш того же формата. Вкладыш проставляется в том же реестре, где хранятся основные книги.

Как исправлять ошибку

1. Составить приказ об исправлении (в бумажной форме) или оформить запрос в системе ЭТК.
2. В графе 4 указывается: «На основании приказа № ___ от ___ исправлена запись, сделанная ___».
3. Подписать исправление (в бумажной книге – подпись работника и печать организации; в ЭТК – ЭЦП).
4. Если ошибка существенная (например, неверная дата начала работы), может потребоваться восстановление трудового стажа через суд.

Типичные ошибки и как их избежать

• Сокращения в названии должности – запрещено, следует писать полное наименование.
• Отсутствие номера приказа – каждый документ должен иметь номер и дату.
• Неправильный формат даты – в России используется «дд.мм.гггг».
• Отсутствие подписи работника при увольнении – с 2021 г. подпись не обязательна, но рекомендуется для избежания споров.
• Использование штампа организации вместо печати – до  г. такой способ был недопустим; сейчас допускается только печать с реквизитами организации.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли вести одну трудовую книжку для нескольких работодателей?

Да, если у работника нет отдельной книжки, все записи вносятся в одну книгу, но каждое основание должно указывать конкретного работодателя.

Что делать, если книжка утеряна?

Работник обращается в отдел кадров, где оформляется выписка из трудовой книжки (пункт 1.1 Положения). При необходимости выдается новая книжка с указанием всех записей, подтверждённых приказами.

Нужна ли подпись работника при записи о приёме?

Подпись работника не требуется при приёме; достаточно приказа работодателя. Подпись требуется только при увольнении (по старой редакции) и при согласовании изменений в записи (по желанию сторон).

Можно ли использовать электронный документ вместо бумажного приказа?

Да, если приказ оформлен в электронном виде и имеет ЭЦП, он считается юридически значимым.

Правильное оформление записей в трудовой книжке – это не просто формальность, а гарантия прав работника и работодателя.
С 2026 г. актуальны новые требования к оформлению (полные названия должностей, обязательный номер приказа, отсутствие штампов без печати).
Переход на электронные трудовые книжки упрощает процесс, но не отменяет необходимости контроля со стороны кадрового отдела.
Соблюдая порядок, описанный в настоящей статье, вы избежите большинства проблем, связанных с начислением пенсии, выплатой пособий и проверками со стороны инспекции труда.

Автор: Кадровый помощник. Все права защищены © 2026.