Важно! Записи о прохождении государственной гражданской службы вносятся в трудовую книжку в строгом соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Неверные или неполные записи могут привести к юридическим последствиям для обеих сторон трудового отношения.
Самое главное помнить:
- Записи о государственной гражданской службе вносятся в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки;
- Основанием для внесения записи является приказ о назначении на должность;
- Все записи должны быть заверены подписью ответственного лица и печатью (при наличии);
- Дата внесения записи указывается в формате число, месяц, год (например, );
- Записи вносятся арабскими цифрами (число и месяц, двузначными).
Правовые основы ведения записей о государственной гражданской службе
Согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ и Федеральному закону от № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», записи о прохождении государственной гражданской службы вносятся в трудовую книжку наравне с записями о трудовой деятельности.
Кроме того, пункт 5 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225) обязывает вносить в трудовую книжку:
- сведения о времени военной службы;
- время службы в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе МЧС, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы;
- иные виды государственной службы, установленные федеральными законами.
Образцы записей о государственной гражданской службе
Запись о назначении на должность государственной гражданской службы
Пример 1. Назначение на должность
Графа 1. 1
Графа 2.
Графа 3. Принят на должность специалиста 1 разряда отдела государственной службы и кадров Управления делами Администрации города N.
Графа 4. Приказ от № 45-лс
Пример 2. Назначение на должность с указанием категории
Графа 1. 2
Графа 2.
Графа 3. Принята на должность ведущего специалиста 2 категории отдела по работе с муниципальными образованиями.
Графа 4. Приказ от № 58-к
Запись о переводе на другую должность государственной гражданской службы
Пример 3. Перевод на вышестоящую должность
Графа 1. 3
Графа 2.
Графа 3. Переведен на должность главного специалиста 1 категории отдела государственной службы и кадров.
Графа 4. Приказ от № 72-п
Пример 4. Перевод на нижестоящую должность
Графа 1. 4
Графа 2.
Графа 3. Переведен на должность специалиста 2 разряда отдела по работе с обращениями граждан.
Графа 4. Приказ от № 89-п
Запись об увольнении с государственной гражданской службы
Пример 5. Увольнение по собственному желанию
Графа 1. 5
Графа 2.
Графа 3. Уволен по собственному желанию на основании п; 3 ч. 1 ст. 77 Трудового кодекса РФ.
Графа 4. Приказ от № 105-у
Пример 6. Увольнение по сокращению штатов
Графа 1. 6
Графа 2.
Графа 3. Уволен в связи с сокращением штата на основании п. 2 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ.
Графа 4. Приказ от № 5-кс
Особенности ведения записей о государственной гражданской службе
Формат дат и нумерации
Все даты вносятся в формате число.месяц.год (например, ). Порядковые номера записей проставляются арабскими цифрами в графе 1 раздела «Сведения о работе».
Основания для внесения записей
В графе 4 обязательно указывается:
- наименование приказа (например, «Приказ от № 45-лс»);
- дата и номер документа, на основании которого внесена запись.
Записи о совместительстве
При приеме на работу по совместительству в графе 3 делается запись:
Пример 7. Совместительство
Графа 1. 7
Графа 2.
Графа 3. Принят на работу по совместительству на должность специалиста отдела правового обеспечения.
Графа 4. Приказ от № 12-с
Записи о присвоении классных чинов
При присвоении классного чина государственному гражданскому служащему в графе 3 делается запись:
Пример 8. Присвоение классного чина
Графа 1. 8
Графа 2.
Графа 3. Присвоен классный чин «Советник государственной гражданской службы Российской Федерации 3 класса».
Графа 4. Указ Губернатора области от № 45
Ошибки, которые следует избегать
- Отсутствие записи. Если государственный служащий не был принят на работу официально, запись в трудовую книжку не вносится. Это может привести к проблемам с подтверждением стажа.
- Неверная формулировка. Запись должна точно отражать должность и подразделение. Например, нельзя писать «Принят на работу в администрацию», нужно указывать конкретное структурное подразделение.
- Отсутствие основания. В графе 4 обязательно должен быть указан приказ с датой и номером. Без этого запись считается недействительной.
- Неправильный формат даты. Даты должны быть двузначными (например, , а не ).
- Отсутствие подписи и печати. Запись должна быть заверена подписью ответственного лица (например, начальника отдела кадров) и печатью организации (при наличии).
Очень важно чтобы:
- все записи вносились своевременно — не позднее недельного срока со дня издания приказа;
- использовались официальные бланки и шаблоны записей;
- сотрудник был ознакомлен с записью под подпись;
- в случае ошибки была внесена корректирующая запись (с указанием причины корректировки).
Что делать, если запись внесена неправильно?
Если обнаружена ошибка в записи о государственной гражданской службе, необходимо:
- Внести корректирующую запись в графу 3 раздела «Сведения о работе».
- Указать причину корректировки (например, «Исправленная запись. Ошибочно указано наименование отдела»).
- Заверить исправление подписью ответственного лица и печатью.
- В графе 4 указать основание корректировки (например, «Служебная записка от «).
Пример 9. Корректирующая запись
Графа 1. 9
Графа 2.
Графа 3. Исправленная запись. Ошибочно указано наименование отдела. Принят на должность специалиста 1 разряда отдела государственной службы и кадров.
Графа 4. Служебная записка от № 15
Электронные трудовые книжки (ЭТК) и государственная гражданская служба
С 2020 года в России внедряются электронные трудовые книжки. Государственные гражданские служащие могут перейти на ЭТК по заявлению.
Порядок перехода:
- Сотрудник подает письменное заявление о переходе на ЭТК.
- Работодатель вносит запись о приеме на работу в бумажную трудовую книжку.
- Затем вносится запись о переходе на ЭТК:
Пример 10. Запись о переходе на ЭТК
Графа 1. 10
Графа 2.
Графа 3. Сведения о трудовой деятельности предоставляются в электронном виде в соответствии с Федеральным законом от № 439-ФЗ.
Графа 4. Заявление работника от
Важно! После перехода на ЭТК бумажная трудовая книжка хранится у работодателя и выдается работнику только при увольнении.
Ведение записей о государственной гражданской службе в трудовой книжке требует особой внимательности и соблюдения всех нормативных требований. Неправильные или неполные записи могут привести к:
- проблемам с подтверждением стажа;
- трудностям при оформлении пенсии;
- юридическим спорам между работником и работодателем;
- административной ответственности для должностных лиц.
Следуйте приведенным образцам и рекомендациям, чтобы избежать ошибок и обеспечить правильное ведение трудовой книжки государственных гражданских служащих.
Полезные ссылки:
- Официальный сайт КонсультантПлюс — нормативные акты и образцы документов;
- Федеральная служба по труду и занятости — разъяснения по ведению трудовых книжек;
- Госуслуги — информация о государственной гражданской службе.