Дата актуализации информации: (по данным из открытых источников).
Нормативная база
Записи о награждениях (поощрениях) за трудовые заслуги регулируются:
- Постановлением Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках»;
- Приказом Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» (зарегистрировано в Минюсте России № 63748);
- Внутренними локальными актами организации (положение о награждении, инструкция по кадровому делопроизводству).
Что необходимо подготовить перед внесением записи
- Документ, подтверждающий факт награждения:
- копия приказа о награждении почетной грамотой министерства;
- сам документ (грамота) – при наличии;
- выписка из личного дела сотрудника с отметкой о награждении.
- Заверение копии – заверенная работодателем (предыдущим местом работы) копия приказа или грамоты.
- Трудовая книжка работника (бумажная или электронная).
- Реквизиты награждения:
- полное наименование организации, выдавшей грамоту (например, «Министерство образования и науки Российской Федерации»);
- сокращённое наименование (при наличии);
- наименование награды («Почетная грамота»);
- дата выдачи;
- номер приказа (если указан).
Пошаговая инструкция по внесению записи в бумажную трудовую книжку
- Определите следующий порядковый номер записи в разделе «Сведения о награждении» (нумерация сквозная на всём трудовом стаже).
- В графе 1 укажите этот номер.
- В графе 2 запишите дату внесения записи (текущая дата).
- В графе 3 разместите заголовок:
- первая строка – полное наименование организации‑выдателя;
- вторая строка – сокращённое наименование (если есть).
Пример:
Министерство образования и науки Российской Федерации
Минобрнауки России - В графе 4 отразите суть награждения:
- наименование награды («Почетная грамота»);
- дата выдачи;
- номер приказа (если имеется);
- краткое описание основания награждения (например, «за значительный вклад в развитие образовательной деятельности»).
Пример записи:
Почетная грамота за значительный вклад в развитие образовательной деятельности, № 123‑от . - Подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель отдела кадров) и печать организации.
Особенности внесения записи в электронную трудовую книжку (ЭТК)
Согласно пункту 4 Приказа № 320н, непосредственно в ЭТК нельзя внести сведения о наградах, если они не отражены в официальном приказе работодателя. Поэтому:
- Сотрудник предоставляет копию приказа о награждении (или заверенную копию грамоты).
- Кадровик делает запись в бумажном варианте трудовой книжки (если она ведётся параллельно) либо оформляет внутренний документ – «Сведения о награждении», который прилагается к личному делу сотрудника.
- При необходимости работодатель может выдать выписку из ЭТК с пометкой о наличии соответствующего приложения.
Примеры записей в трудовой книжке
Пример 1 – награждение почетной грамотой министерства
01 Министерство образования и науки Российской Федерации Минобрнауки России Почетная грамота за значительный вклад в развитие образовательной деятельности, № 123‑от
Пример 2 – две награды (памятная медаль и грамота)
02 Министерство культуры Российской Федерации Минкультуры России Памятная медаль «За заслуги в области культуры» № 45‑от 03 Министерство культуры Российской Федерации Минкультуры России Почетная грамота за активное участие в реализации национального проекта «Культура», № 78‑от
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли вносить запись о грамоте, если нет номера приказа?
Да. Если номер приказа отсутствует, в графе 4 указывают наименование награды, дату выдачи и основание (например, «Почетная грамота за выдающиеся достижения в работе, выданная приказом от »). Отсутствие номера не является препятствием для внесения записи, однако желательно приложить копию самого документа (грамоты) к личному делу.
Нужно ли вносить две записи, если сотрудник получил две разные награды от одного ведомства?
Да. Каждая награда оформляется отдельной записью с собственным порядковым номером, даже если они issued by the same organization.
Что делать, если трудовая книжка утеряна?
Сотрудник должен обратиться к текущему или предыдущему работодателю за выдачей дубликата трудовой книжки. При оформлении дубликата вносятся все ранее сделанные записи, включая сведения о награждениях, на основании предоставленных документов (копий приказов, грамот и т.д.).
Внесение записи о награждении почетной грамотой министерства в трудовую книжку – процедура, регламентированная нормативными актами и требующая наличия подтверждающего документа. Следуя представленной пошаговой инструкции, кадровик сможет корректно оформить сведения о награде как в бумажной, так и в электронной форме трудовой книжки, обеспечив их легитимность и доступность для будущих проверок.
Помните: аккуратность и полнота указания реквизитов награды гарантируют, что запись будет признана действительной в случае трудового спора или при назначении пенсии.