В трудовой книжке отражаются не только сведения о приеме, переводе и увольнении, но и сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги. Вопрос о том, можно ли внести в трудовую книжку запись о благодарности или почетной грамоте, выданной отделом предприятия, возникает у многих кадровых специалистов и сотрудников. Ниже – подробный разбор нормативных требований, порядка оформления приказа и образцов записи в трудовую книжку.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ, ст. 191 – право работодателя поощрять работников за трудовые заслуги.
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках» – п. 24 перечисляет, какие сведения о награждении вносятся в трудовую книжку:

1. о награждении государственными наградами, в т.ч. о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
2. о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом работодателями;

Таким образом, любое поощрение, объявленное работодателем (в т.ч. благодарность, грамота отдела, диплом, значок и т.п.), подлежит внесению в трудовую книжку.

Что считается «почетной грамотой» и что – «благодарностью»?

На практике различие часто условное:

• Почетная грамота – официальный документ, обычно оформленный на бланке организации, содержащий наименование награды, основание (например, «За многолетний добросовестный труд»), дату и подпись руководителя.
• Благодарность – может быть выражена в виде благодарственного письма, устного объявления с последующим оформлением приказа, либо в виде грамоты без звания «почетной». Закон не требует строгой терминологии – главное, чтобы поощрение было оформлено приказом работодателя.

Поэтому ответ на вопрос «Делается ли в трудовой книжке запись о награждении грамотой, но не почетной, а просто грамотой отдела?» – да, запись делается, если грамота выдана работодателем и оформлена соответствующим приказом.

Как оформить основание для записи – приказ о поощрении

Перед внесением сведений в трудовую книжку необходимо издать приказ (или распоряжение) о поощрении. В приказе должны быть указаны:

1. Наименование организации и её реквизиты;
2. Номер и дата приказа;
3. ФИО сотрудника, его должность (или структурное подразделение);
4. Вид поощрения (например, «Почетная грамота отдела продаж» или «Благодарность за успешное выполнение квартального плана»);
5. Основание для поощрения (краткое описание достижений);
6. Подпись руководителя и печать организации (если требуется внутренним регламентом).

Если номер приказа неизвестен или документ утерян, запись в трудовую книжку всё равно можно сделать, но необходимо восстановить приказ (запросить копию в архиве отдела кадров или у руководителя). Без приказа запись считаеться незаконной.

Пример приказа о награждении грамотой отдела

ООО «Альтаир»
Приказ № 45‑К от 

О награждении сотрудника

В соответствии со ст. 191 ТК РФ и внутренним Положением о поощрении сотрудников
приказываю:

Наградить грамотой отдела маркетинга сотрудницу Иванову Анну Сергеевну,
 ведущего специалиста отдела маркетинга, за высокие показатели по привлечению
 новых клиентов в первом квартале 2026 года и активное участие в корпоративных
 проектах.


Грамоту вручить сотруднице лично под роспись.

Оформить запись о награждении в трудовую книжку сотрудницы в соответствии
 с п. 24 Постановления Правительства РФ № 225 от .

Директор ООО «Альтаир» ______________ /Петров И.И./
М.П.

Как внести запись в трудовую книжку

Запись о награждении вносится в раздел «Сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги» (обычно это 4‑й раздел трудовой книжки). Заполняются следующие графы:

Важно: формулировка в графе 4 должна полностью соответствовать формулировке, использованной в приказе. Это обеспечивает единство документации и исключает возможные споры.

Пример записи в трудовую книжку (графы 2‑7)

ООО «Альтаир»
Почетная грамота отдела маркетинга
Приказ № 45‑К от 
___________________ /Иванова А.С./
___________________ /Сидорова Н.В./ (кадровик) М.П.

Что делать, если нет номера приказа или его невозможно найти?

Ситуация, когда грамота вручена, но приказ не оформлен или утерян, встречается на практике. В этом случае действуем следующим образом:

1. Восстановить приказ: запросить копию в отделе кадров, у руководителя подразделения или в архиве организации. Если организация ликвидирована – обратиться к правопреемнику или в архивную службу.
2. Если восстановление невозможно (например, организация ceased to exist и нет правопреемника), можно оформить справку о поощрении, подписанную текущим руководителем и заверенную печатью (если есть). В справке указываются те же реквизиты, что и в приказе: ФИО сотрудника, вид поощрения, основание, дата.
3. Запись в трудовую книжку делается на основании этой справки, а в графе 5 указывается: «Справка от ___.__.____ № ___ о поощрении за …».
4. Важно: запись, сделанная без какого‑либо документа, подтверждающего поощрение, считается неправомерной и может быть оспорена в трудовом споре.

Таким образом, ответ на вопрос «Если есть грамота, но на ней нет номера приказа и его найти не представляется возможным, как сделать такую запись в трудовую книжку?» – необходимо восстановить приказ или оформить справку, которая будет служить основанием для записи.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вносить запись о благодарности, если она объявлена только устно?

Нет. Для внесения записи необходим письменный документ (приказ, распоряжение, справка). Устная благодарность не является основанием для записи в трудовую книжку.

Нужно ли ставить печать организации рядом с подписью кадровика?

Если внутренний регламент организации требует заверения записей печатью – да. В отсутствие такого требования достаточно подписи уполномоченного лица и подписи работника.

Можно ли в графе 4 указать просто «Благодарность» без уточнения?

Лучше указать полное наименование поощрения, как оно указано в приказе (например, «Благодарность за успешное выполнение годового плана»). Это исключает неоднозначность и соответствует п. 24 Постановления № 225.

Судится ли запись о благодарности, если сотрудник уволен?

Запись остается в трудовой книжке независимо от дальнейшей судьбы сотрудника. При увольнении она не удаляется, а просто остается в разделе о награждениях.

Нужно ли информировать сотрудника о внесении записи?

Да. Сотрудник должен расписаться в графе 6, подтверждая получение сведения. Это также защищает работодателя от претензий о незаконном внесении данных.

• Любое поощрение, объявленное работодателем (благодарность, грамота отдела, диплом, значок и т.п.), подлежит внесению в трудовую книжку.
• Основанием для записи служит приказ (распоряжение) о поощрении; в отсутствие приказа необходимо восстановить его или оформить справку, подписанную руководителем.
• В графе 4 трудовой книжки указывается точное наименование поощрения, соответствующее формулировке в приказе.
• Запись заверяется подписью работника, подписью уполномоченного лица кадровой службы и, при необходимости, печатью организации.
• Отсутствие подтверждающего документа делает запись незаконной и может повлечь трудовые споры.

Следуя этим рекомендациям, кадровая служба сможет корректно оформить благодарность или почетную грамоту в трудовую книжку, обеспечив законность и прозрачность документооборота.

Статья актуальна на 21 мая 2026 года. Информация основана на действующем трудовом законодательстве РФ и разъяснениях контролирующих органов.