Записи о исполняющих обязанности (ИО) в трудовой книжке часто вызывают вопросы у работодателей и сотрудников. Правильное оформление этих записей регулируется Трудовым кодексом РФ, нормативными актами Министерства труда и социальной защиты, а также рекомендациями Роструда. В этой статье подробно разберём, кто и когда должен вносить сведения об ИО, как правильно оформить такие записи, какие есть нюансы и какие ошибки часто встречаются.
Что такое «исполняющие обязанности» (ИО)?
Термин «исполняющие обязанности» (сокращённо ИО) используется, когда сотрудник временно исполняет функции другого должностного лица. Примеры:
- исполняющий обязанности директора;
- исполняющий обязанности начальника отдела;
- исполняющий обязанности руководителя проекта.
ИО могут быть назначены на временный или постоянный срок. Важно различать:
- Исполняющий обязанности (ИО) – временное исполнение обязанностей, обычно фиксируется приказом.
- Временно исполняющий обязанности (ВИО) – более короткий период, часто используется в рамках совмещения должностей.
Нормативная база
В Трудовом кодексе РФ (ст. 64, 65) указано, что работодатель обязан вести трудовую книжку и вносить в неё сведения о:
- приёме на работу;
- отпраздновании праздничных дат;
- присвоении разрядов/квалификаций;
- переводах, переименовании должностей и т.д.
Кроме того, действует Постановление Правительства РФ № 531 от «О порядке ведения и хранения трудовой документации», а также письмо Роструда № ПГ/23192-6-1 от , которое уточняет, что внесение сведений о повышении квалификации в трудовую книжку не является обязательным.
Кто и когда должен вносить запись об ИО?
Согласно практике, запись о назначении сотрудника на должность с приставкой «исполняющий обязанности» вносится в трудовую книжку только в следующих случаях:
- при назначении постоянного руководителя (директора, генерального директора и т.п.);
- при изменении структуры организации, когда меняется название или функции подразделения.
Если ИО назначены временно (например, по решению приёмного комиссия или при уходе руководителя в длительный отпуск), то в трудовую книжку запись не вносится. Вместо этого оформляется приказ о временном исполнении обязанностей, но в ТК фиксируется только факт назначения, а не длительность.
Как правильно оформить запись об ИО в трудовой книжке
Ниже приведён пошаговый алгоритм оформления.
Формат записи
В разделе «Сведения о работе» вручную или автоматически (по шаблону) вводятся следующие данные:
- Дата начала исполнения ИО;
- Должность, на которую возлагаются обязанности; например, «Исполняющий обязанности директора»;
- Приказ/постановление номер и дата; где указано, что сотрудник назначен на указанную должность.
Пример записи:
Исполняющий обязанности директора С по Приказ № 156 от
Подпись и печать
Запись заверяется подписью сотрудника и (при необходимости) печатью организации. Подпись ставится в конце записи, а не в отдельном поле.
Использование штампа
Согласно п. 5.22 ГОСТ Р 7.0.97-2016, в подписи можно использовать штамп с указанием наименования должности и расшифровки подписи. Однако в самой записи в ТК не требуется указывать должность и Ф.И.О., так как они уже находятся в реестре сотрудника.
Частые ошибки и как их избежать
- Записывать ИО в ТК без основания. Запись допускается только при назначении на постоянную должность или при изменении структуры.
- Указывать длительность без официального приказа. Дату начала и окончания необходимо зафиксировать в приказах, а не в ТК.
- Неправильное оформление подписи. Подпись должна быть личной; штамп допустим только в качестве подтверждения подлинности.
- Смешивать ИО и ВИО. ВИО (временно исполняющий обязанности) оформляется иначе и не требует внесения записи в ТК.
Примеры из практики
Пример 1: Назначение исполняющего обязанности директора
Организация «Альфа» уволила директора по болезни. Временно на пост назначили заместителя генерального директора Ивана Петрова. Постановлением от № 78 он назначен «исполняющим обязанности директора» на период с по . Запись в ТК выглядит так:
Исполняющий обязанности директора С по Постановление № 78 от
Пример 2: Временно исполняющий обязанности (ВИО)
Сотрудник Мария Смирнова работает менеджером, но в связи с отпуском руководителя отдела берёт на себя функции начальника отдела. Назначение оформляется как «временно исполняющий обязанности начальника отдела». В ТК запись не вносится, а в приказе указывается период и компенсация.
Ответы на часто задаваемые вопросы
Можно ли использовать штамп в подписи ИО?
Да, согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016, в подписи можно использовать штамп с указанием должности и расшифровки. Однако в самой записи ТК указывать должность и Ф.И.О. не требуется – они уже указаны в реестре.
Нужно ли вносить запись о повышении квалификации в ТК?
Согласно письму Роструда от , в ТК запись о повышении квалификации не обязана вестись. Это рекомендация, а не обязательное требование.
Как правильно писать «исполняющий обязанности» в официальных документах?
Сокращённо – ИО. Полное написание – «исполняющий обязанности». При оформлении в приказах и приказах используйте заглавные буквы только в начале слов («Исполняющий обязанности директора»).
Записи о исполняющих обязанности в трудовой книжке оформляются строго по установленным правилам. Главное:
- Вносить запись только при назначении на постоянную должность или при изменении структуры.
- Указывать дату начала, дату окончания (если известна) и номер приказа.
- Заверять запись подписью сотрудника и, при необходимости, печатью.
- Для временных исполнений (ВИО) запись в ТК не требуется – оформляется отдельный приказ.
Соблюдая эти рекомендации, вы избежите ошибок при оформлении кадровых документов и обеспечите соответствие требованиям трудового законодательства.