Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж и профессиональное развитие работника. Одной из ключевых задач работодателя является корректное внесение в неё сведений об образовании и обучении сотрудника. Особенно важно грамотно оформить записи об обучении, поскольку они влияют на квалификационную категорию, размер заработной платы, возможность продвижения по карьерной лестнице и даже на пенсионные начисления.
Когда и зачем вносятся записи об обучении?
Записи об обучении в трудовую книжку вносятся в следующих случаях:
- При первоначальном трудоустройстве работника, который только что окончил учебное заведение;
- При повышении квалификации, профпереподготовке или прохождении курсов повышения разряда;
- При получении более высокого уровня образования (например, переход от среднего специального к высшему);
- При прерывании обучения (например, неполное высшее образование).
Важно! Записи об обучении вносятся только на основании официальных документов: диплома, свидетельства, справки об окончании курсов, приказа о присвоении квалификации. Без документов запись в трудовую книжку недопустима.
Правила внесения записей об обучении
Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225), записи об обучении вносятся по следующим правилам:
- Графа 1 — порядковый номер записи (по хронологии).
- Графа 2 — дата внесения записи (дата, когда работник предоставил документы об обучении, а не дата окончания обучения).
- Графа 3 — период и место обучения (название учебного заведения, форма обучения, направление).
- Графа 4 — наименование, дата и номер документа, на основании которого вносится запись (например: «Диплом о среднем профессиональном образовании № 12345 от »).
Записи не зачёркиваются! Если у работника уже есть запись об образовании, а он получил более высокое, то новая запись дополняет предыдущую — без удаления или исправления старой информации.
Пример 1: Первичное трудоустройство выпускника вуза
Работник впервые устраивается на работу. У него есть диплом о высшем образовании. До этого он не работал, и трудовая книжка выдаётся ему впервые.
На ьном листе в графе «Образование» указывается:
- Образование: высшее
- Специальность: Юриспруденция
В разделе «Сведения о работе» вносится запись об обучении до приёма на работу:
| № | Дата | Содержание записи | Основание |
|---|---|---|---|
| 1 | Принят на обучение в Московский государственный университет имени М.В. Ломоносова по направлению подготовки «Юриспруденция» в дневной форме обучения с по | Диплом о высшем образовании № 78901 от | |
| 2 | Принят на работу в ООО «Светлый путь» на должность юриста | Приказ № 12/24 от |
Важно: Запись об обучении вносится до записи о приёме на работу, даже если обучение закончилось накануне трудоустройства.
Пример 2: Повышение квалификации
Работник, уже трудоустроенный в компании, прошёл курсы повышения квалификации по специальности «Бухгалтерский учёт» и получил удостоверение. Его разряд повышен с 4-го на 5-й.
Запись в трудовой книжке:
| № | Дата | Содержание записи | Основание |
|---|---|---|---|
| 3 | Прошёл повышение квалификации по программе «Бухгалтерский учёт и налогообложение» в Центре профессионального развития «Кадры+» с по | Удостоверение о повышении квалификации № 4567 от |
Если в результате обучения присвоена новая квалификация (например, «бухгалтер 1 категории»), это также фиксируется в графе 3:
- Содержание записи: Присвоена квалификационная категория «бухгалтер 1 категории»
Пример 3: Получение более высокого образования
Работник ранее имел среднее специальное образование (ПТУ), а затем получил высшее. В трудовой книжке уже есть запись о ПТУ. Теперь нужно добавить запись о вузе.
Старая запись (не удаляется!):
- Получил среднее профессиональное образование в Тульском техникуме пищевой промышленности по специальности «Технология продукции общественного питания» (2018–2022)
Новая запись (дополняет старую):
| № | Дата | Содержание записи | Основание |
|---|---|---|---|
| 2 | Получил высшее образование по направлению «Экономика» в Тульском государственном университете в дневной форме обучения с по | Диплом о высшем образовании № 88990 от |
На ьном листе в графе «Образование» теперь указывается: высшее (без удаления предыдущей записи о СПО).
Пример 4: Неполное высшее образование
Работник поступил в вуз, но не окончил его — отчислен за академическую задолженность. Он предоставил справку об обучении и выписку из зачётной книжки.
Запись в трудовую книжку:
| № | Дата | Содержание записи | Основание |
|---|---|---|---|
| 1 | Проходил обучение в Санкт-Петербургском государственном университете по направлению «Психология» в дневной форме обучения с по (неполное высшее образование) | Справка об обучении № 14/24 от |
На ьном листе в графе «Образование» указывается: неполное высшее.
Что НЕ нужно вносить в трудовую книжку?
- Курсы повышения квалификации, не приводящие к присвоению новой квалификации (если не требуется по внутренним правилам компании).
- Сведения о среднем общем образовании (аттестат о среднем общем образовании) — если работник имеет более высокое образование.
- Обучение в аспирантуре, докторантуре — если не приводит к получению учёной степени (кандидат/доктор наук).
- Курсы по компьютерной грамотности, английскому языку и т.п. — если они не связаны с присвоением квалификации.
Особенности для работников без трудовой книжки
Если работник устраивается на работу впервые и у него ещё нет трудовой книжки, то работодатель обязан:
- Выдать трудовую книжку в течение 5 рабочих дней с момента приёма на работу;
- Внести на ьный лист сведения об образовании (на основании диплома или иного документа);
- Внести запись о периоде обучения в учреждении, обеспечивающем получение высшего или среднего специального образования в дневной форме (если обучение было после 18 лет и до трудоустройства).
Частые ошибки и как их избежать
- Ошибка: Зачёркивание старой записи об образовании.
Правильно: Дополнять новой записью — старая остаётся. - Ошибка: Внесение даты окончания обучения вместо даты предоставления документов.
Правильно: В графу 2 указывается дата, когда работник принёс диплом/удостоверение, не дата выпуска. - Ошибка: Не указывается номер и дата документа в графе 4.
Правильно: Без ссылки на документ запись считается недействительной. - Ошибка: Включение в трудовую книжку информации о начальном образовании (детский сад, школа), это не требуется.
Записи об обучении в трудовой книжке — это не просто формальность. Они являются важной частью профессиональной биографии работника и могут повлиять на его карьерный рост, уровень заработной платы и право на льготы. Работодатель обязан соблюдать установленные правила, вносить информацию точно, без искажений и с обязательным ссыланием на документы.
Рекомендуется всегда держать под рукой:
- Постановление Правительства РФ № 225 от ;
- Образцы заполнения трудовых книжек от Роструда;
- Копии дипломов и удостоверений сотрудников (для архива).
Правильно оформленная трудовая книжка — залог доверия между работодателем и работником, а также гарантия соблюдения трудового законодательства.
Помните: в трудовой книжке не должно быть исправлений, зачёркиваний и необоснованных записей. Только чётко, по правилам и с документами!