Запись об увольнении в трудовой книжке, это не просто формальность․ Это юридически значимый документ, который напрямую влияет на будущее трудоустройство работника, его право на пособия и пенсионные начисления․ Ошибки в оформлении могут привести к спорам, судебным разбирательствам и проблемам при получении документов․ Данная статья основана на актуальном законодательстве и типовых инструкциях по ведению трудовых книжек․

Общие правила заполнения при увольнении

Любая запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится на основании соответствующего документа работодателя: приказа, распоряжения или иного решения․ Основные требования универсальны для всех оснований:

Сквозная нумерация

В графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи․ Нумерация ведется сквозная по всему разделу․ Если в книжку вклеен вкладыш, нумерация продолжается от последней записи в основной книжке․

Точная дата

В графе 2 указывается дата увольнения в строгом формате ДД․ММ․ГГГГ․ Как правило, это последний рабочий день сотрудника․ Исключение — увольнение в связи с переходом на пенсию или выходом в отпуск с последующим увольнением, где датой считается день, следующий за последним рабочим днем․

Обязательная ссылка на нормативный акт

В графе 3 делается запись о причине увольнения․ Крайне важно указать не просто «уволен», а точную формулировку основания с прямой ссылкой на пункт, часть, статью Трудового кодекса РФ (ТК РФ) или иного федерального закона․ Запись должна дословно соответствовать формулировке закона․

Реквизиты документа работодателя

В графе 4 указываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения, на основании которого производится увольнение․

Ознакомление работника

Администрация обязана ознакомить работника с внесенной записью под роспись в его личной карточке (форма Т-2) или в самой трудовой книжке․ В карточке должна быть повторена точная запись из книжки․

Формулировки записей по основным основаниям увольнения

Закон уравнивает по смыслу такие формулировки, как «трудовой договор расторгнут», «трудовой договор прекращен» и «уволен»․ Однако для записи в книжку необходимо использовать точную формулировку основания из ТК РФ․

Критические ошибки, которых нужно избегать

• Неточная или отсутствующая ссылка на статью ТК РФ․ Запись «Уволен по собственному желанию» без ссылки на п․ 3 ч․ 1 ст․ 77 некорректна․ Должно быть: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»․
• Использование разговорных формулировок․ Нельзя писать «Ушел по собственному желанию», «Уволился сам», «Расторгли договор по соглашению»․
• Неправильный номер приказа․ В графе 4 указывается номер и дата именно того приказа, на основании которого внесена запись․
• Ошибки в дате․ Дата в графе 2 должна соответствовать дате увольнения (последнему рабочему дню), а не дате приказа или дате внесения записи․
• Пропуск нумерации․ Каждая новая запись должна иметь свой порядковый номер․

Особенности для электронных трудовых книжек (ЭТК)

С 2025 года в России активно внедряются электронные трудовые книжки․ В этом случае:

• Сведения об увольнении формируются в виде электронного документа․
• Работодатель обязан подать в СЗВ-ТД (форма ЕФС-1) сведения о прекращении трудового договора․
• Запись в ЭТК также должна содержать все обязательные реквизиты: дату прекращения, основание с ссылкой на норму ТК РФ, номер и дата документа работодателя․
• Работник имеет право получить на руки выписку из ЭТК или бумажный документ (форму СТД-Р) по своему заявлению․

Пошаговая инструкция для кадровика

1. Убедитесь, что на руках есть подписанный приказ (распоряжение) об увольнении с указанием точного основания по ТК РФ․
2. Определите последний рабочий день сотрудника — это будет дата для графы 2․
3. Возьмите трудовую книжку и откройте раздел «Сведения о работе»․
4. Внесите сквозной порядковый номер в графу 1․
5. В графу 2 впишите дату в формате ДД․ММ․ГГГГ․
6. В графу 3 напишите точную формулировку основания с указанием пункта и статьи ТК РФ (см․ таблицу выше);
7. В графу 4 укажите номер и дату приказа об увольнении․
8. Ознакомьтете сотрудника с записью под роспись в личной карточке (Т-2) или в самой книжке․
9. При увольнении выдайте сотруднику его трудовую книжку (или документ из ЭТК) вместе с расчетными документами․

Правильное оформление записи об увольнении — это защита и работника, и работодателя․ Точное следование инструкции и ссылка на нормы Трудового кодекса РФ минимизируют риски трудовых споров․ Всегда проверяйте актуальную редакцию ТК РФ и официальные разъяснения Минтруда, так как формулировки статей могут уточняться․ При сомнениях используйте официальные образцы из проверенных источников, таких как КонсультантПлюс или Гарант․