Декретный отпуск (отпуск по беременности и родам‚ а также отпуск по уходу за ребёнком) является социально значимым периодом‚ в течение которого трудовые отношения работника сохраняются‚ но сам сотрудник фактически отсутствует на рабочем месте. В этом случае работодатель часто принимает на работу замещающего специалиста или переводит текущего сотрудника на другую должность/участковую работу. Оформление таких изменений в трудовой книжке регламентируется Трудовым кодексом РФ и нормативными актами Роструда. Ниже представлен подробный разбор порядка внесения записей‚ нормативная база и готовые образцы.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66‚ 256‚ 259 – о сохранении места работы и должности во время декретного отпуска).
• Федеральный закон № 400‑ФЗ «О страховых пенсиях» (учёт периода декрета в стаж).
• Постановление Минтруда РФ от № 697 «О ведении трудовых книжек и выдаче справок о трудовой деятельности».
• Письмо Роструда от № 937‑6‑1 «О порядке внесения записей в трудовую книжку при приёме на работу на время отпуска по уходу за ребёнком».
• КонсультантПлюс: готовые решения и образцы (2023‑2026 гг.).

Когда необходимо вносить запись?

Запись в трудовую книжку делается в следующих ситуациях:

1. Приём на работу на время декретного отпуска основного сотрудника (в качестве временного работника или по совместительству).
2. Перевод текущего сотрудника на другую должность/участковую работу на период отсутствия основного работника.
3. Оформление продолжения трудовых отношений с тем же работником‚ который находится в декрете (например‚ работа на дому‚ дистанционно).
4. Увольнение временного работника после выхода основного сотрудника из отпуска.

Важно: запись делается только после издания соответствующего распорядительного документа (приказа‚ распоряжения). Без такого документа внесение записи считается неправомерным.

Что должно указываться в записи?

Согласно Постановлению № 697‚ каждая запись в трудовой книжке содержит следующие реквизиты:

• Дата внесения записи (число‚ месяц‚ год).
• Номер и дата приказа (или другого распорядительного документа).
• Наименование организации (полное‚ как в учредительных документах).
• Вид работы (например‚ «временная работа»‚ «перевод на другую должность»‚ «работа по совместительству»).
• Должность‚ профессия или специальность‚ которую занимает работник.
• Примечание (если требуется) – указание на то‚ что работа выполняется «на время декретного отпуска» основного сотрудника‚ ФИО основного сотрудника и период действия.

Все записи делаются черными чернилами‚ без сокращений‚ за исключением общепринятых (например‚ «г.» для года).

Образцы записей

Приём на работу на время декретного отпуска (основное место работы)

2026 05 20 – Принят на работу по приказу № 123‑к от ООО «Альфа‑Тех» на должность инженера‑программиста (временная работа) на время декретного отпуска Ивановой А.С. (с по );

Приём на работу по совместительству на время декретного отпуска

2026 06 01 – Принят на работу по совместительству по приказу № 45‑с от ИП «Бетта» на должность бухгалтера (совместительство) на время декретного отпуска Петрова М.В. (с по ).

Перевод сотрудника на другую должность на период декретного отпуска основного работника

2026 07 10 – Переведён на другую работу по приказу № 78‑п от ООО «Гамма» с должности оператора ЧПУ на должность ведущего оператора ЧПУ (временный перевод) на время декретного отпуска Сидорова Н.П. (с по ).

Оформление продолжения трудовых отношений (дистанционная работа) во время декрета

2026 08 15 – Переведён на дистанционную работу по приказу № 102‑д от ООО «Дельта» на должность специалиста по технической поддержке (удаленно) на время декретного отпуска Кузнецова Е.Л. (с по ).

Увольнение временного работника после выхода основного сотрудника из отпуска

2029 05 22 – Уволен по собственному желанию по приказу № 201‑у от ООО «Альфа‑Тех» (должность инженера‑программиста‚ временная работа). Трудовой договор завершён в связи с выходом основного сотрудника из отпуска по уходу за ребёнком.

Примечание: в примерах использованы условные номера приказов и даты. При оформлении необходимо подставить актуальные реквизиты организации и сотрудника.

Пошаговая инструкция для кадрового специалиста

1. Подготовка приказа о приёме‚ переводе или увольнении. В приказе обязательно указать:
   • Основание (например‚ «в связи с отпуском по уходу за ребёнком сотрудницы Ивановой А.С.»).
   • Период действия (дата начала и окончания).
   • Должность‚ вид работы и условия (временная работа‚ совместительство‚ дистанционно и т.д.).
2. Ознакомление работника с приказом под подпись.
3. Внесение записи в трудовую книжку в течение трёх рабочих дней после издания приказа (по практике Роструда).
4. Проверка корректности записи (полнота реквизитов‚ отсутствие сокращений‚ читаемость).
5. Хранение приказа в личном деле работника (срок хранения – 75 лет).

Ответственность за неправильное оформление

Нарушение порядка внесения записей в трудовую книжку может повлечь:

• Административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 1 000 до 5 000 руб. для должностных лиц‚ от 30 000 до 50 000 руб. для организаций).
• Возможные трудовые споры‚ если работник докажет‚ что из‑за ошибки в трудовой книжке у него нарушены права на пенсию‚ пособия или трудоустройство.
• Необходимость выдачи дубликата трудовой книжки с исправленными записями (по заявлению работника).

Поэтому рекомендуется проводить внутренний аудит записей не реже одного раза в год и использовать проверенные образцы‚ такие как представленные выше.

Запись в трудовой книжке на время декретного отпуска – это не просто формальность‚ а важный элемент обеспечения прав работников и соблюдения трудового законодательства. Правильное оформление помогает:

• Сохранить непрерывность трудового стажа сотрудника‚ находящегося в декрете.
• Обеспечить законность приёма временного работника и избежать штрафов.
• Прозрачно отразить все изменения в трудовой деятельности как для самого сотрудника‚ так и для будущих работодателей.

Следуя представленной инструкции и используя приведённые образцы‚ кадровые службы смогут оформлять записи быстро‚ корректно и в полном соответствии с требованиями закона.

Статья актуальна на май 2026 года. При изменениях в нормативной базе рекомендуется сверяться с последними редакциями ТК РФ и разъяснениями Роструда.