Важно! Все записи в трудовой книжке (ТК) об увольнении вносятся на основании приказа (распоряжения) работодателя. Согласно п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утверждена Приказом Минтруда № 320н)‚ запись делается в день увольнения и должна точно соответствовать тексту приказа. Несоблюдение этих правил может быть признано нарушением трудового законодательства.
Общая структура записи об увольнении
Запись вносится на последней свободной странице трудовой книжки и содержит три обязательных графы:
- № п/п — порядковый номер записи.
- Дата, дата увольнения (дата издания приказа).
- Запись — формулировка основания увольнения с обязательной ссылкой на пункт и (при необходимости) часть статьи 77 Трудового кодекса РФ.
В конце записи ставится подпись ответственного лица (обычно кадровика или руководителя) и расшифровывается.
Ключевые правила корректного оформления
- Точность формулировки: Текст записи должен дословно повторять формулировку приказа. Нельзя писать «уволен по собственному желанию»‚ если в приказе указано «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)».
- Ссылка на ТК РФ: Обязательно указывается конкретный пункт (и часть‚ если есть) статьи 77 ТК РФ. Пример корректной ссылки: «п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ». Сокращения типа «п.3 ст.77» не рекомендуются‚ так как могут вызвать вопросы при проверке.
- Сроки: Запись вносится в день увольнения (п. 2.3 Инструкции). Если работник не получил книжку в этот день‚ работодатель обязан выдать ему дубликат за свой счет.
- Без исправлений: Внесение исправлений‚ помарок или зачеркиваний в трудовой книжке недопустимо. При ошибке страницу переплетают и выдают дубликат.
Шпаргалка для кадровика: Формулировка «Трудовой договор расторгнут…» (как в п. 5.6 Инструкции) считается более юридически точной‚ чем «Уволен…». Она лучше отражает суть акта — расторжение договора по соглашению сторон или по инициативе работодателя;
Таблица: Примеры записей по основным основаниям увольнения (2026)
| Основание увольнения (статья 77 ТК РФ) | Пример корректной записи в трудовой книжке | Примечание |
|---|---|---|
| По собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77) | Трудовой договор расторгнут по инициативе работника (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ). | Самое распространенное основание. Предварительное уведомление, не менее 14 календарных дней. |
| По соглашению сторон (п. 1 ч. 1 ст. 78) | Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон (п. 1 ч. 1 ст. 78 ТК РФ). | Достигнуто письменное соглашение. Срок увольнения, по взаимному согласию. |
| Сокращение штата/численности (п. 2 ч. 1 ст. 81) | Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением штата (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). | Требуется соблюдение процедуры: уведомление профсоюза‚ предложение вакансий‚ выплата выходного пособия. |
| Несоответствие должности/работе (п. 2 ч. 1 ст. 81) | Трудовой договор расторгнут в связи с несоответствием работника занимаемой должности (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). | Должно быть установлено по результатам аттестации. Требуется предварительное уведомление и предложение вакансий. |
| По инициативе работодателя (за грубый проступок) (п. 6 ч. 1 ст. 81) | Трудовой договор расторгнут за грубое нарушение трудовых обязанностей (п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). | Нужен акт‚ объяснительная‚ издание приказа в течение 1 месяца с момента обнаружения проступка. |
| Истечение срока договора (ст. 79) | Трудовой договор прекращен в связи с истечением срока его действия (ст. 79 ТК РФ). | Применяется к срочным договорам. Если работник продолжает работу после истечения срока‚ договор считается заключенным на неопределенный срок. |
| Ликвидация организации (п. 1 ч. 1 ст. 81) | Трудовой договор прекращен в связи с ликвидацией организации (п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). | Уведомление работников минимум за 2 месяца. Выплачивается выходное пособие в размере среднего месячного заработка. |
| Увольнение совместителя (п. 2 ч. 1 ст. 282) | Трудовой договор прекращен в связи с увольнением по собственному желанию основного работника (п. 2 ч. 1 ст. 282 ТК РФ). | Совместитель увольняется автоматически‚ если уволился основной работник с этой должности. |
Особые случаи оформления
Увольнение иностранного гражданина
Запись делается по общим правилам‚ но обязательно указывается номер‚ дата и орган‚ выдачи разрешения на работу или патента. Например: «Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон (п. 1 ч. 1 ст. 78 ТК РФ). Разрешение на работу № XX/XX от XX.XX.XXXX выдано УМВД…»;
Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)
При увольнении работника‚ который ранее дал согласие на ЭТК‚ в бумажную книжку вносится запись: «Трудовая книжка ведется в электронном виде. Сведения об увольнении внесены в электронную трудовую книжку.». Сама запись об увольнении формируется в личном кабинете работника на портале Госуслуг или в системе работодателя.
Типичные ошибки и их последствия
- Неточная ссылка на статью ТК РФ: Например‚ «п. 3 ст. 77» вместо «п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ». Это может быть расценено как некорректное оформление.
- Несоответствие приказу: Запись в книжке должна быть копией формулировки из приказа. Любое отклонение, ошибка.
- Пропуск даты или номера приказа: В записи не требуется указывать номер и дату приказа‚ но они должны быть в деле. Их отсутствие в деле — нарушение.
- Внесение записи позже дня увольнения: Нарушение срока ведет к риску привлечения к административной ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ).
Памятка для работодателя и кадровика
- Издайте приказ (распоряжение) об увольнении с четкой формулировкой основания и ссылкой на пункт/часть статьи 77 ТК РФ.
- В день увольнения внесите запись в трудовую книжку работника‚ дословно повторяя текст приказа.
- Проверьте‚ что запись содержит: дату‚ правильную формулировку‚ ссылку на ТК РФ‚ подпись и расшифровку.
- Выдайте трудовую книжку (или дубликат) работнику под расписку в день увольнения.
- При переходе на ЭТК убедитесь‚ что в бумажную книжку внесена отметка об электронном ведении.
Материал подготовлен на основе действующего законодательства РФ и практики Роструда по состоянию на 2026 год.