С переходом многих компаний на гибридный и полностью удаленный формат работы возникло множество вопросов по оформлению кадровых документов. Одной из самых обсуждаемых тем является правильность внесения записей в трудовую книжку (ТК) для дистанционных сотрудников. Ошибки в этом документе могут привести к серьезным проблемам при расчете пенсии или при трудоустройстве в государственные структуры.
Особенности оформления дистанционной работы
Согласно Трудовому кодексу РФ, дистанционная работа является одной из форм организации труда. Главное, что нужно понимать работодателю: дистанционный характер работы — это условие трудового договора, а не отдельный вид трудовых отношений. Это означает, что общие правила заполнения трудовых книжек остаются прежними, но есть важные нюансы в формулировках.
Нужно ли указывать в трудовой книжке, что работа дистанционная?
Законодательство не обязывает работодателя делать специальную отметку о том, что сотрудник работает удаленно, в самой трудовой книжке. В ТК фиксируются основные события: прием, перевод, увольнение. Однако, если компания хочет зафиксировать этот статус или если дистанционный переход является результатом перевода, запись должна быть оформлена корректно.
Образцы записей в трудовой книжке
Рассмотрим основные сценарии оформления записей для дистанционного работника.
Прием на работу дистанционным сотрудником
Если сотрудник изначально принимается на удаленную работу, запись делаеться стандартно. Указывать «дистанционно» в графе 3 не обязательно, так как эта информация содержится в трудовом договоре.
Образец:
«Принят в отдел маркетинга на должность менеджера по продажам».
Перевод на дистанционную работу
Если сотрудник работал в офисе, но в связи с изменением условий труда или по соглашению сторон перешел на «удаленку», это оформляется как перевод. Здесь важно указать изменение условий труда.
Образец:
«Переведен на дистанционный характер работы в должности ведущего аналитика».
Изменение условий труда (комбинированный график)
Если работник переходит на гибридный формат (часть времени в офисе, часть — дома), запись также может быть внесена при наличии соответствующего дополнительного соглашения.
Образец:
«Установлен комбинированный режим работы (дистанционный и офисный) в должности главного бухгалтера»;
Важные рекомендации по заполнению
Чтобы избежать проблем с Социальным фондом России (СФР) и трудовой инспекцией, соблюдайте следующие правила:
- Точность формулировок: Используйте терминологию из Трудового кодекса РФ. Вместо слова «удаленка» пишите «дистанционная работа».
- Основание для записи: Любая запись в ТК должна базироваться на приказе или дополнительном соглашении к трудовому договору.
- Отсутствие исправлений: Помните, что любые зачеркивания или исправления в бумажной трудовой книжке недопустимы. В случае ошибки запись исправляется путем внесения новой записи с пометкой «Запись за №… недействительна».
- Электронные трудовые книжки (ЭТК): Если сотрудник перешел на электронный формат, записи в бумажную книжку не вносятся, а данные передаются в СФР через отчет СЗВ-ТД (или ЕФС-1).
Последствия ошибок в записях
Как отмечают эксперты в области права, даже незначительные неточности в трудовой книжке могут привести к следующим последствиям:
- Отказ в зачете стажа: Если запись сформулирована некорректно или отсутствует ссылка на приказ, этот период работы могут не засчитать при расчете пенсии.
- Штрафы для работодателя: Нарушение правил ведения трудовых книжек влечет административную ответственность.
- Судебные споры: Неточности при увольнении или переводе могут стать поводом для обращения работника в суд для восстановления прав.
Оформление дистанционного работника не требует радикального изменения процесса ведения кадрового учета, но требует внимательности к деталям. Главное, обеспечить полное соответствие записей в трудовой книжке условиям трудового договора и соответствующим приказам организации.