Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Индивидуальный предприниматель (ИП) при приёме, переводе или увольнении сотрудников обязан оформлять соответствующие записи в трудовой книжке работника. Ниже представлена пошаговая инструкция, нормативные основания и образцы заполнения, актуальные на 2026 год.

Нормативная база

Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 65.1) – обязывает работодателя вести трудовую книжку и вносить записи о приёме, переводе, увольнении, поощрениях.
Приказ Минтруда России № 69н от «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения» – содержит образцы записей и правила оформления.
Федеральный закон № 27‑ФЗ «О занятости населения в Российской Федерации» – регулирует вопросы электронной трудовой книжки (ЭТК).

Кто обязан вести трудовую книжку?

Обязанность возникает у всех работодателей, включая:

юридических лиц;
индивидуальных предпринимателей;
частных нотариусов и адвокатов, если они имеют наёмных работников.

Важно: ИП не делает запись в своей собственной трудовой книжке – нормами ТК РФ предусмотрено только ведение книжек наёмных работников.

Когда нужно вносить запись?

Приём на работу (включая впервые поступающих).
Перевод на другую должность (внутри организации или филиала).
Увольнение по любому основанию.
Смена фамилии, имени, отчества работника.
Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК).

Пошаговая инструкция по внесению записи при приёме на работу

Подготовьте документы: трудовой договор, приказ о приёме, заявление сотрудника о приёме на работу.
Оформите приказ: используйте утверждённую форму (см. пример ниже). Приказ должен содержать дату, номер, ФИО сотрудника, должность, структурное подразделение, условия труда.
Заполните трудовую книжку: открыть книжку на страницу с записями о работе (обычно после ьного листа).
Внесите запись: используйте ручку с синим, чёрным или фиолетовым чернилом, четкий и разборчивый почерк, без сокращений.
Подпишите и поставьте печать: запись заверяется подписью руководителя (ИП) и печатью организации (если она есть). Если ИП не имеет печати, достаточно подписи.
Сдайте отчётность: в течение пяти рабочих дней после приёма сдайте форму ЕФС‑1 (подразделы 1 и 1.1 раздела 1) в ПФР.
Выдайте книжку сотруднику: трудовую книжку необходимо вернуть работнику в день приёма (или в последний день работы при увольнении).

Образец записи о приёме на работу (ИП)

2026 г. № 12 – Приём на работу
ФИО сотрудника: Иванов Иван Иванович
Должность: менеджер по продажам
Подразделение: отдел продаж
Условия труда: полная занятость, оклад 45 000 руб.
Основание: трудовой договор № 45 от , приказ № 12 от 
Подпись ИП: _____________________ / Петров П.П.
Печать: (если есть)

Запись вносится в одну строку, после чего ставится дата внесения (например, ) и подпись ответственного лица.

Образец записи об увольнении

2026 г. № 15 – Увольнение
ФИО сотрудника: Иванов Иван Иванович
Должность: менеджер по продажам
Основание увольнения: по собственному желанию (ст. 77 ТК РФ)
Приказ № 15 от 
Подпись ИП: _____________________ / Петров П.П.
Печать: (если есть)

Запись о переводе и смене фамилии

Перевод на другую должность

2026 г. № 18 – Перевод
ФИО сотрудника: Иванов Иван Иванович
Прежняя должность: менеджер по продажам
Новая должность: старший менеджер по продажам
Подразделение: отдел продаж (без изменений)
Основание: приказ № 18 от 
Подпись ИП: _____________________ / Петров П.П.

Смена фамилии

2026 г. № 20 – Смена фамилии
ФИO до изменения: Иванов Иван Иванович
ФИO после изменения: Петров Иван Иванович
Основание: свидетельство о браке № 12345 от 
Подпись ИП: _____________________ / Петров П.П.
Печать: (если есть)

Особенности ведения электронной трудовой книжки (ЭТК)

С 2021 года работодатель может вести трудовую книжку в электронном виде через портал «Работа в России». Для ИП порядок следующий:

Получите согласие сотрудника на ведение ЭТК (письменное заявление).
В личном кабинете работодателя на портале сделайте запись о приёме, переводе или увольнении, выбрав соответствующий тип события.
Система автоматически формирует электронную запись, которую можно распечатать и заверить подписью ИП (при необходимости).
При переходе с бумажного варианта на ЭТК сделайте запись в бумажной книжке о переходе (образец см. ниже) и уведомите ПФР.

Образец записи о переходе на ЭТК (бумажная книжка)

2026 г. № 22 – Переход на электронную трудовую книжку
ФИO сотрудника: Сидорова Анна Сергеевна
Основание: заявление сотрудника о переходе на ЭТК от 
Подпись ИП: _____________________ / Петров П.П.
Печать: (если есть)

Чего нельзя делать при заполнении трудовой книжки

Использовать карандаш, гелевые ручки других цветов (кроме синего, чёрного, фиолетового).
Делать сокращения типа «менеджер» → «мендж.» без полного расшифрования.
Вносить записи задним числом без соответствующего приказа.
Оставлять пустые строки между записями (должна быть сплошная хроника).
Заверять запись чужой подписью или печатью организации, если вы не имеете на это права.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли ИП вести трудовую книжку на себя?: Нет. Трудовая книжка ведётся только на наёмных работников.
Сколько дней даётся на оформление трудовой книжки при приёме?: Для впервые поступающих на работу – не более семи календарных дней с дня приёма.
Можно ли исправить ошибку в трудовой книжке?: Да. Ошибка исправляется путём зачёркивания неправильной записи одной тонкой линией, сверху пишется правильная информация, заверяется подписью ИП и датой исправления.
Нужно ли уведомлять ПФР о каждой записи в трудовой книжке?: Уведомление требуется только при приёме, увольнении и переходе на ЭТК (форма ЕФС‑1). Обычные переводы и смены фамилии не требуют отдельной отчётности в ПФР.

Полезные ссылки и шаблоны

Портал Минтруда РФ – нормативные акты по трудовым книжкам
Госуслуги – подача формы ЕФС‑1
КонсультантПлюс – образцы приказов и записей
Скачать шаблон приказа о приёме (WORD): primer_prikaz.docx
Скачать образец заполнения трудовой книжки (PDF): trudovaya_knizhka_sample.pdf

Соблюдая представленные инструкции и используя приведённые образцы, индивидуальный предприниматель сможет корректно и без риска штрафов оформлять любые записи в трудовых книжках своих сотрудников.