Трудовая книжка (бумажная или электронная) – основной документ‚ подтверждающий стаж работы‚ квалификацию и основания увольнения. От правильности внесения записей зависит:

• право на получение пенсии и социальных выплат;
• возможность оформить совместительство‚ вахтовый метод‚ перевод;
• корректность расчётов страховых взносов.

Ниже рассмотрены все актуальные требования к записям в 2026 г.‚ а также практические образцы и рекомендации по исправлению ошибок.

Правовая база

Согласно Постановлению Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 и Приказу Минтруда РФ № 320н от 19 мая 2021 г. (утверждённому в 2021 г.)‚ запись о приёме на работу обязана быть внесена в трудовую книжку‚ если сотрудник отработал в организации более пяти дней и не перешёл на электронный формат.

Ключевые требования:

1. Запись вносится не позднее пяти рабочих дней после подписания трудового договора.
2. Основанием для записи является приказ или распоряжение работодателя. При их отсутствии указываются номер и дата трудового договора.
3. Запись делается без сокращений‚ разборчивой печатными буквами (для бумажных книжек) или в электронном виде в системе СФР.
4. Для перехода на электронную трудовую книжку требуется заявление сотрудника и уведомление в СФР в течение следующего рабочего дня.

Структура записи о приёме на работу

Запись делается в разделе «Сведения о работе» (страницы 2‑3). Ниже – пошаговый разбор полей.

Пример готовой записи (бумажный вариант):

ООО «ТехноСервис»‚ ИНН 7701234567
Инженер‑технолог‚ 1‑й категории
Трудовой договор № 12/2026 от 
120 000 ₽

Для электронной трудовой книжки запись выглядит аналогично‚ но вводиться в системе СФР через форму «Запись о приёме на работу».

Записи о переводе‚ переводе в другое подразделение‚ смене должности

Если сотрудник переводится‚ запись начинается со слова «Переведён» и указывается новое подразделение‚ должность и дата перевода.

Образец:

Переведён в отдел «Производство»‚ должность – старший мастер

Основание – приказ № 45/2026 от 

Записи об увольнении

Запись вносится в тот же раздел «Сведения о работе» (или в отдельный «Вкладыш»). Важно указать точную причину увольнения‚ дату и основание.

Примеры типовых записей:

• Увольнение по собственному желанию:

   Уволен по собственному желанию
   
   Трудовой договор расторгнут по инициативе работника
   

• Увольнение по сокращению штата:

   Уволен в связи с сокращением численности
   
   Приказ № 78/2026 от 
   

• Увольнение в связи с выходом на пенсию:

   Уволен в связи с выходом на пенсию
   
   Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с выходом на пенсию
   

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 г. введён электронный формат. Переход осуществляется по следующей схеме:

1. Сотрудник подписывает заявление о переходе на электронную книгу.
2. Работодатель в течение следующего рабочего дня отправляет данные в Систему Федерального реестра (СФР).
3. В бумажной книжке делается запись о переходе: «Перешёл на электронную трудовую книжку» с указанием даты и номера заявления.
4. Сотруднику выдается доступ к личному кабинету в портале Госуслуги‚ где он может просматривать и скачивать выписку.

Образец записи о переходе:

Перешёл на электронную трудовую книжку

Заявление № 34/2026 от 

Типичные ошибки и как их исправлять

Для исправления ошибок в бумажной книжке рекомендуется:

• Составить акт согласования с работником;
• Оформить дополнительный листок‑вкладыш с пометкой «Исправление записи»;
• Подписать акт обеими сторонами и поставить печать.

В электронном формате исправления вносятся через запрос в СФР‚ который обрабатывается в течение 3‑5 рабочих дней.

Как оформить новую трудовую книжку (если прежняя утеряна)

1. Работник подаёт заявление в отдел кадров о потере книжки.
2. Работодатель запрашивает у Пенсионного фонда России выписку о трудовом стаже (форма СЗ‑В-1).
3. На основании выписки оформляется дубликат трудовой книжки – новый ьный лист и первая запись с указанием «Дубликат‚ выдан дата».
4. Все последующие записи вносятся как обычно.

Важно: в дубликате обязательно указывается причина выдачи (потеря‚ порча) и подпись руководителя.

Практический чек‑лист для кадровика

• Проверить‚ что у сотрудника есть трудовой договор и он отработал минимум 5 дней.
• Сформировать приказ о приёме (или использовать номер/дату договора).
• Внести запись в раздел «Сведения о работе» в течение 5 дней.
• Если сотрудник желает электронную книжку – получить заявление и уведомить СФР.
• При переводе/смене должности – оформить отдельный приказ и добавить запись «Переведён».
• При увольнении – оформить приказ об увольнении‚ указать точную причину и дату.
• Проверить запись на отсутствие сокращений‚ опечаток‚ наличие подписи и печати.
• Сохранить копию всех приказов и заявлений в личном деле сотрудника.

Трудовая книжка – документ‚ от которого зависят пенсионные права‚ социальные выплаты и возможность подтвердить квалификацию. С 2021 г. правила оформления стали более строгими‚ а переход на электронный формат ускорил процесс‚ но не снял ответственности работодателя за своевременное и корректное внесение записей.

Следуя рекомендациям‚ приведённым в этой статье‚ вы сможете избежать типичных ошибок‚ обеспечить законность трудовых отношений и защитить интересы как работодателя‚ так и сотрудника.

Дата актуализации статьи:  г.