Трудовая книжка – основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность‚ стаж и квалификацию работника. При изменениях в структуре организации (переименование должности‚ отдела‚ подразделения) в книжку вносятся специальные записи. В статье подробно рассмотрим правовую основу‚ порядок оформления‚ необходимые документы и примеры записей.
Правовая база
Оформление записей в трудовую книжку регулируется следующими нормативными актами:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ)‚ ст. 57 – обязательность отражения в трудовой книжке всех изменений‚ связанных с должностью‚ подразделением и условиями труда.
- Приказ Минтруда России от № 320н «О порядке ведения и хранения трудовых книжек» (далее – ППТК). В частности‚ пункты 9‑12 определяют порядок внесения записей о переименовании должности и отдела.
- Постановление Правительства РФ от № 2029 «Об утверждении Положения о порядке ведения электронных трудовых книжек».
- Коллективный договор и локальные нормативные акты (приказ о штатном расписании‚ положение о порядке внесения записей в трудовые книжки).
Когда требуется запись в трудовую книжку?
Запись обязательна‚ если изменение отражается в штатном расписании и/или в трудовом договоре. К таким случаям относятся:
- Переименование должности без изменения трудовой функции (например‚ «Инженер‑технолог» → «Инженер‑технолог производственного процесса»).
- Переименование отдела‚ подразделения‚ филиала (например‚ «Отдел продаж» → «Отдел развития продаж»).
- Перевод сотрудника в другое подразделение с сохранением прежней должности‚ но с изменением названия подразделения.
- Изменения‚ внесённые в штатное расписание‚ которые требуют отражения в трудовом договоре (допсоглашение) и в книжке.
Какой документ является основанием для записи?
В зависимости от характера изменения могут потребоваться:
- Приказ работодателя (или распоряжение) о переименовании должности/отдела. Приказ обязателен‚ если изменение фиксируется в штатном расписании‚ но не меняет трудовую функцию.
- Дополнительное соглашение к трудовому договору (допсоглашение). Требуется‚ когда переименование влечёт изменение условий труда (например‚ изменение уровня ответственности‚ оклада).
- Если изменение только формальное (название)‚ а условия труда остаются прежними‚ достаточно приказа без допсоглашения.
Пошаговый порядок действий для кадровика
Подготовительный этап
- Проверить актуальность штатного расписания. Убедиться‚ что новое название должности/отдела внесено в штат.
- Согласовать с руководителем подразделения необходимость переименования.
- Подготовить проект приказа (или допсоглашения‚ если требуется).
Оформление приказа
Образец приказа (см. ниже) должен включать:
- Шапку организации (наименование‚ ИНН‚ ОКПО).
- Номер и дату приказа.
- Основание (изменения в штатном расписании‚ решение руководства).
- Текст приказа с указанием:
- старого и нового названия должности;
- старого и нового названия отдела/подразделения;
- даты вступления изменений в силу;
- указание‚ что трудовая функция не меняется (если это так).
- Подпись руководителя и печать.
Оформление допсоглашения (при необходимости)
В допсоглашении фиксируются новые условия труда (оклад‚ надбавки‚ график и т.д.). Оно подписывается обеими сторонами и прилагается к трудовому договору.
Внесение записи в трудовую книжку
Запись делается в раздел «Сведения о должности» (страница 2‑3). Пример записи:
– Инженер‑технолог (переименовано в Инженер‑технолог производственного процесса) – Отдел технологического развития (переименован в Отдел развития производства) – Трудовой договор № 123 от .
Если запись делается в электронную трудовую книжку (ЭТК)‚ то вводятся те же данные через специальный модуль в системе «Электронный документооборот».
Уведомление работника
Работнику предоставляется копия приказа (и допсоглашения‚ если оно есть). При необходимости оформляется акт приема‑передачи записи в трудовую книжку.
Образцы документов
Приказ о переименовании должности и отдела
ПРИКАЗ № 45/2026 от 20 января 2026 г. О переименовании должности и отдела В соответствии с решением Совета директоров от г. и изменениями в штатном расписании Приказываю: 1. Переименовать должность «Инженер‑технолог» в «Инженер‑технолог производственного процесса». 2. Переименовать отдел «Технологический отдел» в «Отдел развития производства». 3. Установить‚ что трудовая функция сотрудника‚ указанные в пункте 1‚ не изменяется. 4. Внести соответствующую запись в трудовые книжки работников‚ на которых распространяется данное изменение‚ в срок до г. 5. Довести настоящий приказ до сведения работников под подпись. Руководитель организации ______________________ (Иванов И.И.) ______________________
Дополнительное соглашение к трудовому договору (пример)
ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № 2 к Трудовому договору № 123 от г. г. Москва «20» января 2026 г. Стороны: ООО «ТехИнвест»‚ в лице Генерального директора Иванова И.И.‚ действующего на основании Устава‚ и Петров П.П.‚ именуемый в дальнейшем «Работник»‚ совместно именуемые «Стороны»‚ заключили настоящее дополнительное соглашение о следующем: 1. Переименовать должность Работника с «Инженер‑технолог» на «Инженер‑технолог производственного процесса». 2. Сохранить прежний оклад в размере 80 000 руб. в месяц. 3. Прочие условия трудового договора остаются без изменений. Настоящее соглашение вступает в силу с г; Работник ______________________ (Петров П.П.) ______________________ Работодатель ______________________ (Иванов И.И.) ______________________
Электронные и бумажные трудовые книжки
С 1 января 2021 г. в России введён порядок обязательного использования электронных трудовых книжек (ЭТК). Однако в некоторых случаях (отказ работника от ЭТК‚ отсутствие технической возможности) допускается ведение бумажной формы.
Для ЭТК процесс выглядит так:
- Создание записи в системе «Электронный документооборот» (ЭДО) на основании приказа.
- Автоматическое уведомление работника через личный кабинет.
- Работник подтверждает получение записи своей электронной подписью.
Если работник предпочитает бумажную форму‚ запись вносится вручную‚ подпись ставит руководитель отдела кадров‚ а копия приказа прилагается к трудовой книжке.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Нужно ли менять запись о прежней должности?
- Нет. Старая запись сохраняется‚ а новая – добавляется в следующую строку с указанием периода и нового названия.
- Можно ли переименовать должность без приказа?
- Только в случае‚ если изменение фиксируется в коллективном договоре и не требует официального приказа (редко). В большинстве случаев приказ обязателен.
- Что делать‚ если работник отказался от бумажной трудовой книжки?
- Перевести запись в электронную форму. При этом необходимо оформить заявление работника об отказе от бумажного варианта.
- Влияет ли переименование на пенсионные начисления?
- Если трудовая функция не меняется‚ то на пенсионные начисления влияние отсутствует. Главное – правильное отражение периода работы в книжке.
Переименование должности и отдела – достаточно частый процесс в современных компаниях. Правильное оформление записей в трудовой книжке гарантирует:
- Соответствие требованиям ТК РФ и Приказа Минтруда № 320н;
- Сохранность прав работника на трудовой стаж и пенсионные выплаты;
- Прозрачность кадрового учета и отсутствие спорных ситуаций при проверках.
Следуя описанному порядку‚ кадровый отдел сможет быстро и без ошибок отразить любые изменения в структуре организации.
Дата публикации: