Трудовая книжка остаётся основным документом, подтверждающим трудовую деятельность гражданина. Несмотря на постепенный переход к электронным трудовым книжкам (ЭТК), бумажный вариант всё ещё широко используется, особенно в небольших организациях и у индивидуальных предпринимателей. Ниже представлен подробный обзор каких записей необходимо вносить, как правильно их оформлять и какие образцы актуальны в 2026 году.

Общие требования к оформлению записей

• Записи производятся арабскими цифрами; день и месяц указываются двузначными (например, ).
• В графе 1 ставится порядковый номер записи.
• В графе 2 – дата события (приём, перевод, увольнение и т.д.).
• В графе 3 – наименование организации (полное и, при необходимости, сокращённое).
• В графе 4 – должность, профессия или вид работы.
• В графе 5 – основание записи (приказ, договор, соглашение и т.п.) с указанием его номера и даты.

Эти правила закреплены Приказом Минтруда России от № 697н и действуют в 2026 году без изменений.

Основные виды записей, которые могут потребоваться

1. Приём на работу (основная работа или по совместительству).
2. Перевод (внутри организации или в другую организацию).
3. Увольнение (по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя и т.д.).
4. Смена фамилии, имени, отчества (в связи с браком, разводом, восстановлением фамилии и т.п.).
5. Выдача вкладыша (дополнительный лист к трудовой книжке).
6. Переход на электронную трудовую книжку (заявление о ведении ЭТК).

Каждый из этих случаев имеет свой образец заполнения, который мы рассмотрим ниже.

Образцы записей в 2026 году

Запись о приёме на работу

Пример:

• Графа 1: 01
• Графа 2:
• Графа 3: ООО «ТехноСервис» (сокр. – ТехноСервис)
• Графа 4: Инженер‑программист
• Графа 5: Приказ № 12‑к от о приёме на работу

Если работа оформляется по трудовому договору на неопределённый срок, в графе 5 указывается номер и дата договора.

Запись об увольнении

Пример (увольнение по собственному желанию):

• Графа 1: 02
• Графа 2:
• Графа 3: ООО «ТехноСервис»
• Графа 4: Инженер‑программист
• Графа 5: Заявление работника от ; приказ № 25‑к от об увольнении

При увольнении по соглашению сторон или по инициативе работодателя основание меняется соответственно (соглашение сторон, приказ об увольнении за прогул и т.д.).

Запись о переводе

Пример (перевод на другую должность внутри организации):

• Графа 1: 03
• Графа 2:
• Графа 3: ООО «ТехноСервис»
• Графа 4: Старший инженер‑программист
• Графа 5: Приказ № 40‑к от о переводе

Если перевод осуществляется в другую организацию, в графе 3 указывается новое место работы, а в графе 5 – приказ о переводе и трудовой договор с новым работодателем.

Запись о совместительстве (внутреннее или внешнее)

Пример (внутреннее совместительство):

• Графа 1: 04
• Графа 2:
• Графа 3: ООО «ТехноСервис»
• Графа 4: Инженер‑программист (совместитель)
• Графа 5: Приказ № 05‑к от о приёме на внутреннее совместительство

Для внешнего совместителя в графе 3 указывается основное место работы, а в графе 4 – должность совместителя; основание – приказ о приёме на внешнее совместительство.

Запись о смене фамилии

Пример (изменение фамилии после брака):

• Графа 1: 05
• Графа 2:
• Графа 3: — (не заполняется)
• Графа 4: — (не заполняется)
• Графа 5: Свидетельство о браке № 7890 от ; приказ № 15‑к от о внесении изменения фамилии

В графах 3‑4 проставляеться прочерк, так как изменения касаются личных данных работника, а не места работы.

Запись о выдаче вкладыша

Пример:

• Графа 1: 06
• Графа 2:
• Графа 3: ООО «ТехноСервис»
• Графа 4: Вкладыш к трудовой книжке выдан
• Графа 5: Приказ № 22‑к от о выдаче вкладыша

Вкладыш используется, когда место для записей в основной книжке исчерпано.

Запись о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК)

Пример (заявление работника о ведении ЭТК):

• Графа 1: 07
• Графа 2:
• Графа 3: ООО «ТехноСервис»
• Графа 4: Переход на электронную трудовую книжку
• Графа 5: Заявление работника от ; приказ № 01‑к от о ведении ЭТК

После этого записи в бумажную трудовую книжку не вносятся; все сведения фиксируются в системе ЭТК.

Частые ошибки и как их избежать

• Неправильный формат даты. Всегда используйте ДД.ММ.ГГГГ с ведущими нулями.
• Отсутствие основания. В графе 5 обязательно указывается номер и дата приказа, договора, соглашения или иного документа.
• Сокращение наименования организации без указания полного. Сначала пишется полное наименование, затем в скобках – сокращённое (если требуется).
• Заполнение графы 3 прочерком при приёме/увольнении. Эта графа заполняется только при изменении личных данных (фамилия, имя, отчество).
• Неучёт электронной трудовой книжки. Если сотрудник подал заявление о ведении ЭТК, дальнейшие записи в бумажную книжку делать нельзя.

Перед внесением записи рекомендуется свериться с актуальным образцом, предоставленным вашей бухгалтерией или кадровой службой, а также проверить соответствие требованиям Приказа Минтруда.

Где взять актуальные образцы

На сегодняшний день наиболее надёжные источники:

1. Редакция Системы Кадры – подборка образцов заполнения трудовой книжки по новым правилам (обновлено ).
2. Редакция Системы Главбух – образцы записей об увольнении (обновлено ).
3. КонсультантПлюс – разделы «Заполнение трудовых книжек» и «III. Заполнение сведений о работе» (актуально на 2026 год).
4. Сайт СПОК.BY – образец записи о заключении трудового договора на неопределённый срок.
5. Официальные порталы органов труда и социальной защиты – методические рекомендации и шаблоны.

Все перечисленные источники предоставляют скачиваемые файлы в форматах PDF и DOCX, которые можно распечатать и использовать как шаблон.

---

Правильное оформление записей в трудовой книжке – это не только соблюдение законодательства, но и защита прав работника при подтверждении стажа, расчёте пенсии и при трудоустройстве на новое место. Следуя представленным выше рекомендациям, используя актуальные образцы и избегая типичных ошибок, вы обеспечите корректность и юридическую значимость каждой записи.

Если у вас остались вопросы по конкретным ситуациям (например, запись о переходе на удалённую работу, оформление декретного отпуска или оформление трудовой книжки для иностранного работника), рекомендуется обратиться к своему кадровому специалисту или юристу, специализирующемуся в трудовом праве.

Желаем успешного ведения трудовых книжек и безошибочного оформления всех необходимых записей!