Вопрос о том, какие именно сведения должны отражаться в трудовой книжке работника, часто возникает как у начинающих, так и у опытных кадровиков. Один из самых частых запросов, записывается ли отпуск в трудовую книжку? Чтобы ответить на этот вопрос, необходимо обратиться к законодательству о труде и правилам ведения кадровой документации.
Что говорит закон?
Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек (а также соответствующим Инструкциям по их заполнению), трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника. Однако в ней отражаются далеко не все события, происходящие с сотрудником в период его работы.
Главное правило заключается в следующем: в трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении. Что касается отпусков, то закон проводит четкую границу между разными их видами.
Ежегодный оплачиваемый отпуск
Самый распространенный вид отдыха — ежегодный основной и дополнительный оплачиваемый отпуск. Сюда же относяться отпуска по беременности и родам.
Ответ однозначный: нет, ежегодный оплачиваемый отпуск в трудовую книжку не записывается.
Для учета таких периодов используются другие документы:
- Личная карточка работника (форма Т-2 или эквивалентная электронная) — в ней есть специальные разделы для учета всех видов отпусков.
- График отпусков (форма Т-7) — плановый документ, определяющий очередность предоставления отпусков.
- Приказ о предоставлении отпуска (форма Т-6) — распорядительный документ, на основании которого сотрудник идет отдыхать.
Таким образом, информация о том, что сотрудник отдыхал 14 дней в июне, в его главной «трудовой» биографии не фиксируется.
Отпуск без сохранения заработной платы
С отпусками за свой счет (без сохранения заработной платы) ситуация гораздо интереснее и сложнее. В большинстве случаев такой отпуск также не вписывается в трудовую книжку. Однако из этого правила есть одно крайне важное исключение.
Когда отпуск за свой счет нужно записывать?
В трудовую книжку вносится запись о времени нахождения сотрудника в отпуске без сохранения заработной платы только в одном случае: если продолжительность такого отпуска превышает 14 календарных дней в течение одного рабочего года.
Зачем это нужно? Это связано с исчислением стажа, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск. Согласно статье 121 Трудового кодекса, в этот стаж включается время предоставления отпуска за свой счет, но не более 14 календарных дней в рабочем году. Все дни такого отпуска, которые превышают этот лимит, из стажа исключаются.
Пример из практики:
Представим ситуацию: работник хочет уйти в отпуск без сохранения заработной платы, например, с 20 по 24 декабря 2025 года (это 5 дней). Поскольку 5 дней меньше 14-дневного лимита, этот отпуск никак не скажется на его отпускном стаже, и запись в трудовую книжку не вносится.
Но если сотрудник берет отпуск за свой счет на 30 дней, то 14 дней войдут в стаж для оплачиваемого отпуска, а 16 дней — нет. Именно для правильного подсчета стажа кадровик обязан сделать запись в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки о том, что сотрудник находился в отпуске без сохранения заработной платы свыше 14 дней.
Отпуск по уходу за ребенком
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет — это особый вид социального отпуска. В отличие от ежегодного оплачиваемого отпуска, отпуск по уходу за ребенком обязательно фиксируется в трудовой книжке.
Запись делается в разделе «Сведения о работе» в виде отдельной строки без номера. Например: «С по находился в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет». Это необходимо для сохранения непрерывного трудового стажа и подтверждения причины длительного отсутствия сотрудника на рабочем месте.
Как оформляется запись об отпуске (если она требуется)?
Если кадровик делает запись о длительном отпуске за свой счет или об отпуске по уходу за ребенком, она оформляется по общим правилам:
- В графе 1 ставится порядковый номер записи (или запись делается без номера, если это предусмотрено инструкцией для отпуска по уходу за ребенком).
- В графе 2 указывается дата начала события.
- В графе 3 (сведения о работе) вносится сама запись о нахождении в отпуске с указанием его вида и продолжительности.
- В графе 4 указывается документ, на основании которого внесена запись (обычно это приказ о предоставлении отпуска).
Резюме
Чтобы не запутаться в правилах ведения трудовых книжек, запомните три простых тезиса:
- Ежегодный оплачиваемый отпуск (и декретный отпуск по беременности и родам) — не записывается.
- Отпуск без сохранения заработной платы — не записывается, если его длительность не превышает 14 дней в рабочем году. Если превышает, запись обязательна.
- Отпуск по уходу за ребенком до 3 лет — записывается всегда.
Соблюдение этих правил гарантирует, что трудовая книжка будет заполнена корректно, а у работника не возникнет проблем при расчете пенсионного стажа или на новом месте работы.