Оформление рабочих отношений — один из самых важных и ответственных процессов как для работника, так и для работодателя. Один из самых частых вопросов, возникающих при приеме на работу: записывается ли в трудовую книжку работа по договору? Ответ на этот вопрос зависит от того, о каком именно договоре идет речь: трудовом или гражданско-правовом (ГПХ). В этой статье мы подробно разберем все нюансы оформления, сроки внесения записей и требуемые документы.
Трудовой договор и трудовая книжка: неразрывная связь
Если с сотрудником заключается трудовой договор, то внесение записи в трудовую книжку является обязательным этапом оформления. Согласно российскому законодательству, работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, при условии, что эта работа является для сотрудника основной.
Сроки внесения записи
Работодатель обязан оформить запись о приеме на работу в бумажную или электронную трудовую книжку в течение пяти рабочих дней после заключения трудового договора. Основанием для внесения записи служит приказ о приеме на работу или сам трудовой договор, если приказ по каким-то причинам не издавался (хотя издание приказа является обязательным шагом).
Особенности для совместителей
Если работник поступает на работу на условиях совместительства, то трудовая книжка ему не предъявляется — она остается по основному месту работы. В этом случае запись о работе по совместительству вносится по желанию самого работника основным работодателем на основании справки с дополнительного места работы.
Если трудовой договор заключается впервые
В случае, если трудовой договор заключается впервые (человек ранее нигде не работал), работодатель обязан оформить новому сотруднику трудовую книжку. В настоящее время сотрудник может выбрать формат: традиционная бумажная книжка или электронная трудовая книжка (форма СТД-Р).
Работа по договору ГПХ: нужно ли делать запись?
Часто под фразой «работа по договору» подразумевают договор гражданско-правового характера (ГПХ), договор подряда или оказания услуг. Здесь ситуация принципиально иная:
- Отношения сторон регулируются не Трудовым кодексом, а Гражданским.
- Исполнитель по договору ГПХ не является работником, следовательно, на него не распространяются гарантии ТК РФ (отпуск, больничные, соблюдение режима рабочего времени).
- Запись о выполнении работ по договору ГПХ в трудовую книжку не вносится!
Стаж, полученный в рамках договора ГПХ, идет в общий страховой стаж для назначения пенсии, так как заказчик уплачивает за исполнителя взносы в Социальный фонд, но в трудовой книжке этот период не отражается.
Документы для оформления трудового договора
Для правильного заключения трудового договора и последующего внесения записи в трудовую книжку, работодателю необходимо собрать пакет документов от будущего сотрудника. Согласно ст. 65 ТК РФ, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет:
- Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность (предъявляется оригинал, а не копия).
- Трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (электронная версия доступна для работодателя через сайт Пенсионного фонда/Социального фонда), за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые или работник устраивается по совместительству.
- Карточку СНИЛС (в т.ч. в форме электронного документа).
- Документы воинского учета — военный билет для мужчин и некоторых женщин, подлежащих воинскому учету.
Желателен также ИНН, но в обязательном перечне документов по ТК РФ его нет. Для отдельных категорий (административные должности, судьи, банковские работники) может понадобиться справка об отсутствии судимости или сведения о доходах.
Пошаговая инструкция оформления сотрудника
Чтобы процедура приема на работу была законной, работодателю следует соблюдать строгую последовательность действий:
- Получение документов. Проверка паспорта, СНИЛС, трудовой книжки или формы СТДР.
- Издание приказа о приеме на работу. Работодатель обязан оформить заключение трудового договора приказом и объявить его работнику под роспись.
- Внесение записи в трудовую книжку и личную карточку Т-2. Как уже упоминалось, запись вносится в течение 5 дней на основании приказа.
- Сообщение в контролирующие органы. Необходимо направить информацию в Социальный фонд, военкомат (при необходимости) и МВД (в рамках миграционного учета, если работник — иностранец).
Важные нюансы 2025-2026 годов
При оформлении сотрудников в текущих реалиях стоит учитывать несколько важных моментов:
- Дата начала работы. Это юридически значимое условие. Эту же дату указывают в приказе, вносят в трудовую книжку, с нее начинают табелировать работника, а также с этой даты исчисляется трудовой стаж и рабочий год.
- Обучение и инструктажи. Главное зафиксировать, что сотрудник прошел обучение и инструктаж по охране труда, в журнале или индивидуальной книжке работника. Вести электронный журнал нельзя — даже если сотрудник работает удаленно (из дома), он должен лично поставить роспись в бумажном журнале.
- Переквалификация договоров. ФНС и трудовая инспекция пристально следят за тем, чтобы договоры ГПХ не маскировали реальные трудовые отношения. Если договор ГПХ содержит признаки трудового (например, исполнитель подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка), он может быть переквалифицирован в трудовой договор, что влечет за собой обязанность внести запись в трудовую книжку, доплату налогов и штрафы.