Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность сотрудника. Одним из важнейших разделов этого документа является ьный лист, где отражаются сведения об образовании работника. С переходом на систему многоуровневого высшего образования (бакалавриат, специалитет, магистратура) у кадровиков возникло множество вопросов: как правильно сделать запись в трудовую книжку магистру? Нужно ли вносить данные о незаконченной магистратуре? Разберемся во всех тонкостях с учетом актуальных требований на 2026 год.

Общие правила заполнения графы «Образование»

Сведения об образовании указываются на первой странице (ьном листе) трудовой книжки при ее первичном оформлении, а также при выдаче вкладыша или дубликата. Запись делается на основании принесенного аттестата или диплома.

Согласно действующим нормам (актуальным на 2026 год), в графе «Образование» недостаточно написать просто «Высшее». Кадровик обязан дополнительно указать квалификационный уровень:

• Высшее, бакалавриат
• Высшее — специалитет
• Высшее, магистратура

Таким образом, если работник предъявил диплом магистра, в трудовой книжке делается запись: «Высшее — магистратура». Дополнять запись через запятую можно в том случае, если это предусмотрено правилами заполнения для уточнения уровня образования.

Что указывать в графе «Профессия, специальность»?

Если с графой «Образование» все более-менее понятно, то строка «Профессия, специальность» часто вызывает затруднения. Здесь следует указывать ту запись, которая прямо прописана в дипломе магистра. Например, если в дипломе указано направление подготовки «Управление персоналом», то именно эту формулировку следует перенести в трудовую книжку.

Чего писать НЕ нужно

Очень частая ошибка — указание в трудовой книжке наименования документа об образовании. Например, кадровики пишут: «диплом магистра НАПКС г. Симферополь». Это категорически неверно. На ьном листе трудовой книжки в графе «Образование» не указывается документ, на основании которого вносится запись. Указывается только уровень образования и квалификация!

Сотрудник учится в магистратуре: когда делать запись?

На практике часто встречается ситуация: сотрудник уже работает в организации с дипломом бакалавра (например, по направлению «Геология») и одновременно поступает в магистратуру по этой же специальности. Нужно ли сразу бежать в отдел кадров и требовать внесения изменений?

Ответ: запись о повышении уровня образования вносится исключительно по желанию самого работника.

Если работник предоставил справку из вуза о том, что он обучается в магистратуре, кадровик не имеет права вносить изменения на основании справки. Изменения в ьный лист вносятся только на основании диплома о завершении обучения и присвоении квалификации «магистр».

Как изменить запись, если места не хватает?

Бывает так, что при повышении уровня образования (например, был бакалавр, стал магистр) в строках «Образование» и «Профессия, специальность» на ьном листе физически не хватает места для новых записей.

В этом случае следует руководствоваться п. 3.1 Инструкции и подп. «б» п. 21 Правил ведения трудовых книжек:

1. Старая запись зачеркивается одной чертой (чтобы она легко читалась), а рядом (или сверху) вписывается новая.
2. Ссылка на документ (диплом магистра) дается на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяется подписью работодателя и печатью (при наличии).
3. Если зачеркнуть и вписать новое некуда, то запись об обучении (о получении степени магистра) можно сделать в разделе «Сведения о работе».

Когда нужен вкладыш?

Вшивать вкладыш в трудовую книжку только для того, чтобы указать новые данные об образовании на ьном листе, не нужно. Вкладыш оформляется исключительно в том случае, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов (например, «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях»).

Электронные трудовые книжки (ЕФС-1) и магистратура

Не стоит забывать, что с 2021 года Россия перешла на электронные трудовые книжки (ЭТК). При приеме на работу кадровики подают отчет ЕФС-1. Однако бумажные трудовые книжки не отменены — они ведутся параллельно по заявлению работника.

При внесении сведений об образовании в ЭТК (систему Социального фонда) также необходимо выбирать корректный уровень образования. Если работник получил диплом магистра, в программе выбирается соответствующий статус, а не просто общее понятие «высшее».

Пошаговый алгоритм внесения записи о магистратуре

Для наглядности приведем порядок действий кадрового специалиста при получении диплома магистра от сотрудника:

1. Получить заявление от работника о внесении изменений в сведения об образовании (хотя прямого требования о заявлении в законе нет, на практике оно подтверждает добровольность внесения записи).
2. Проверить диплом. Убедиться, что это оригинал диплома магистра с приложением.
3. Зачеркнуть старую запись в графе «Образование» (например, «Высшее, бакалавриат») одной тонкой чертой.
4. Рядом написать новую: «Высшее — магистратура».
5. Аналогично поступить со строкой «Профессия, специальность», если направление подготовки изменилось.
6. На внутренней стороне обложки сделать запись: «Образование изменено на высшее — магистратура на основании диплома магистра [серия, номер] от [дата]».
7. Заверить запись подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью организации (при наличии).

Резюме

Запись в трудовую книжку магистру — процедура несложная, но требующая внимательности. Главное помнить несколько правил:

• Пишем не просто «Высшее», а «Высшее — магистратура».
• Не указываем название документа (слово «диплом» на ьном листе не пишем).
• Вносим изменения только на основании оригинала диплома, а не справки из вуза.
• Если места на ьном листе нет, используем раздел «Сведения о работе», а не вшиваем вкладыш.

Соблюдение этих простых рекомендаций позволит избежать ошибок и замечаний со стороны проверяющих органов, а работник будет уверен в правильности оформления своего главного трудового документа.