Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника в Российской Федерации. Несмотря на постепенный переход на электронный формат, правильное ведение бумажной трудовой книжки остается критически важной задачей для кадровиков и работодателей. Ошибка в записях может привести к серьезным проблемам при назначении пенсии или трудоустройстве.
В данной статье мы подробно разберем, какие записи вносятся в трудовую книжку по законам РФ, как правильно их оформлять, а также затронем актуальную тему взаимодействия бумажных и электронных трудовых книжек (ЭТК).
Нормативная база
Ведение трудовых книжек регламентируется:
- Трудовым кодексом РФ (в частности, статьей 66 ТК РФ и статьей 66.1 ТК РФ, касающейся электронных трудовых книжек);
- Правилами ведения и хранения трудовых книжек (утверждены Постановлением Правительства РФ);
- Порядком заполнения трудовых книжек (утвержден Приказом Минтруда России).
Структура и заполнение ьного листа
На ьном листе бумажной трудовой книжки отображается основная информация о работнике:
- Личные данные: фамилия, имя, отчество (полностью, без сокращений).
- Дата рождения: число, месяц, год.
- Образование: указывается уровень образования (среднее, высшее и т.д.) на основании предоставленных документов.
- Профессия/специальность: указывается согласно документу об образовании.
- Дата заполнения: ставится фактическая дата внесения данных.
- Подписи: работника, ответственного лица и печать работодателя (при наличии).
Основные записи в разделе «Сведения о работе»
В основной раздел трудовой книжки вносятся записи о приеме на работу, переводах, увольнении и его причинах. Согласно абзацу 2 пункта 35 Порядка, заполнять трудовую книжку нужно следующим образом:
- Графа 1: ставится порядковый номер вносимой записи;
- Графа 2: указывается дата события (приема, перевода, увольнения) арабскими цифрами (например, );
- Графа 3: вносится сама запись (наименование работодателя, должность, структурное подразделение, причина увольнения со ссылкой на статью ТК РФ);
- Графа 4: указывается реквизиты приказа (распоряжения) или иного решения работодателя.
Запись о приеме на работу
В графе 3 в виде заголовка пишется полное и сокращенное (при наличии) наименование организации. Ниже указывается: «Принят(а) в [наименование структурного подразделения] на должность [наименование должности]».
Запись о переводе
Перевод работника на другую постоянную работу также подлежит обязательному внесению в трудовую книжку. Формулировка может звучать так: «Переведен(а) на должность [наименование должности]».
Запись о работе по совместительству
По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку. Делается это по месту основной работы на основании подтверждающего документа с места работы по совместительству (справки, копии приказа).
Запись об увольнении
При увольнении в графе 3 указывается причина увольнения в точном соответствии с формулировками ТК РФ (например, «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»). Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью работодателя.
Сведения о награждениях
В трудовую книжку вносятся не только данные о работе, но и сведения о награждениях за трудовые заслуги. В разделе «Сведения о награждениях» отражаются:
- Награждение государственными наградами;
- Награждение почетными грамотами, присвоение званий;
- Объявление благодарности и другие поощрения, предусмотренные законодательством или локальными актами работодателя.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) в 2025–2026 годах
С 1 января 2021 года начался переход на электронные трудовые книжки. Согласно ч. 5 ст. 2 закона от № 439-ФЗ, работники получили право выбора.
Как перейти на ЭТК?
Для перехода на электронный формат работнику необходимо подать работодателю заявление. В нем можно написать так: «Прошу предоставлять сведения о моей трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ».
Что происходит с бумажной трудовой?
После получения заявления работодатель делает в бумажной трудовой книжке специальную запись о том, что работник подал заявление о переходе на ЭТК. После внесения этой записи бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки. С этого момента работодатель ведет сведения о данном сотруднике только в электронном виде, направляя данные в Социальный фонд России (СФР).
Особенности для начинающих карьеру
Важно помнить: с 1 января 2021 года все, кто начинает свою трудовую карьеру впервые, получают исключительно электронную трудовую книжку (ЭТК). Бумажный документ им больше не оформляется.
Где посмотреть и получить сведения из ЭТК?
Чтобы получить выписку или проверить свои электронные данные, работнику необходимо:
- Обратиться к своему текущему работодателю;
- Обратиться в МФЦ;
- Сделать запрос на портале Госуслуг;
- Оформить запрос на сайте СФР.
Работодатели для работы с ЭТК используют системы кадрового учета. Например, в системе Saby (СБИС) для этого нужно перейти в раздел «Кадровый учет» на вкладку «ЕФС-1», кликнуть и выбрать «ЕФС-1 Сведения о трудовой деятельности».
Исправление ошибок и восстановление
Если в бумажной трудовой книжке допущена ошибка, зачеркивать ее нельзя (за исключением ьного листа). Исправления вносятся путем признания записи недействительной и внесения новых правильных данных.
В случае утери трудовой книжки или невозможности восстановить записи законным путем, стаж можно восстановить. Как указывают эксперты КонсультантПлюс, восстановить трудовой стаж можно через суд на основании свидетельских показаний и иных доказательств.
Правильное внесение записей в трудовую книжку по РФ — это обязанность работодателя, от которой зависит будущая пенсия и карьера сотрудника. В 2026 году актуальным остается вопрос корректного ведения как бумажных, так и электронных трудовых книжек. Кадровым специалистам необходимо строго соблюдать Порядок заполнения, а работникам — регулярно проверять внесенные данные и своевременно делать выбор в пользу удобного формата учета стажа.