Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий все периоды работы сотрудника. С 1 января 2023 г. используется новая форма № Т-2. В этом материале мы разберём, как правильно заполнить её на примере конкретного сотрудника.
Общие сведения о документа
Нормативная база:
- Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовой книжки»;
- Приказ Минтруда РФ № 320н от 19 мая 2021 г. «Об утверждении новой формы трудовой книжки»;
- Положения Трудового кодекса РФ о трудовом деле.
Важно помнить, что заполнять книжку должен работодатель, а не сотрудник. Ошибки в записи могут привести к нарушениям при расчёте стажа и выплате компенсаций.
Структура новой формы
Новая трудовая книжка состоит из следующих разделов:
- Первая страница – сведения о работнике;
- Страницы 2‑5 – сведения о местах работы и периодах;
- Страница 6 – сведения о переводе в электронный вариант (при необходимости).
Каждый раздел имеет обязательные поля, которые нужно заполнять в строгом порядке.
Первая страница – сведения о работнике
В этом блоке указываются данные, которые не меняются в течение всего трудового пути.
| Поле | Пример заполнения |
|---|---|
| Фамилия, имя, отчество | Иванов Петр Сергеевич |
| Дата рождения | |
| Пол | Муж |
| Гражданство | РФ |
| Адрес регистрации | 123456, г. Москва, ул. Ленина, д. 10, кв. 5 |
| Номер страхового свидетельства (СЗВ) | 1234567890 |
Если в течение жизни сотрудника менялся адрес или другие данные, они фиксируются в соответствующих строках, но без изменения уже набранных записей.
Страницы 2‑5 – сведения о местах работы
Каждая новая организация, в которую сотрудник поступил, заполняется отдельным блоком.
Порядок заполнения блока
- Наименование организации – полное официальное название (например, ООО «ТехноСервис»);
- ИНН/КПП организации – 10‑значный ИНН и 9‑значный КПП;
- Юридический адрес – адрес, указанный в учредительных документах;
- Дата начала работы – ДД.ММ.ГГГГ (например, );
- Должность – точный штатный разряд/должность (например, Инженер‑конструктор, 3‑й разряд);
- Основной тип занятости – полная, частичная, сезонная;
- Размер рабочего времени – в часах/неделю (например, 40 ч/неделя);
- Дата окончания работы (если уже закончена) – ДД.ММ.ГГГГ или «по настоящее время», если продолжается.
Пример заполнения блока для первого места работы:
Организация: ООО «ТехноСервис» ИНН: 7701234567 КПП: 770123456 Юридический адрес: 127642, г. Москва, ул. Пушкина, д. 15 Дата начала работы: Должность: Инженер‑конструктор, 3‑й разряд Тип занятости: Полная Рабочее время: 40 ч/неделя Дата окончания:
Если сотрудник сменил место работы, в следующем блоке указываются новые данные, а предыдущий блок остаётся без изменений.
Переход на электронный вариант
С 1 января 2023 г. возможен переход на электронный трудовой книжный документ (ЭТК). При этом в бумажном виде фиксируется только ссылка на электронный ресурс.
- В строке «Электронный трудовой книжный документ» указывается номер и ссылка (например, ЭТК‑№ 2023‑00123);
- Остальные поля заполняются так же, как и в обычной форме.
Если электронный документ потерян, работодатель может оформить дубликат, но это требует подтверждения от ПФР.
Частые ошибки и как их избежать
- Неправильный формат даты – используйте ДД.ММ.ГГГГ, иначе запись будет считаться недействительной.
- Отсутствие ИНН/КПП организации – без этих данных блок считается некорректным.
- Неучёт перехода в новую организацию – каждый новый работодатель требует отдельного блока.
- Омиссивное указание даты окончания – если сотрудник ушёл, дату необходимо указать точно.
Для контроля за заполнением рекомендуется периодически сверять данные с личным кабинетом сотрудника в ПФР.
Пример полностью заполненной первой части книжки
Ниже представлен пример того, как может выглядеть первая страница с двумя местами работы и переходом на электронный вариант.
-------------------------------------------------------------- | ФИО: Иванов Петр Сергеевич | | Дата рождения: | | Пол: Муж | | Гражданство: РФ | | Адрес регистрации: 123456, г. Москва, ул. Ленина, д. 10, кв. 5 | | СНИЛС: 123-456-789 01 | | ИНН: 7701234567 | -------------------------------------------------------------- Место работы №1 Наименование: ООО «ТехноСервис» ИНН: 7701234567 КПП: 770123456 Юридический адрес: 127642, г. Москва, ул. Пушкина, д. 15 Дата начала: Должность: Инженер‑конструктор, 3‑й разряд Тип занятости: Полная Рабочее время: 40 ч/неделя Дата окончания: Место работы №2 Наименование: ЗАО «Инновации» ИНН: 7709876543 КПП: 770987654 Юридический адрес: 125047, г. Москва, ул. Маркса, д. 22 Дата начала: Должность: Ведущий инженер, 4‑й разряд Тип занятости: Полная Рабочее время: 40 ч/неделя Дата окончания: по настоящее время Электронный трудовой книжный документ: ЭТК‑№ 2023‑00123
Заполнение трудовой книжки – процесс ответственный и обязательный. Соблюдая указанную структуру и примеры, вы гарантируете:
- Точность данных, что упрощает расчёт стажа;
- Соответствие требованиям законодательства;
- Отсутствие проблем при переходе в электронный формат.
Если возникнут сомнения, всегда обратитесь в отдел кадров или в ПФР за разъяснениями.
Помните: правильно заполненная трудовая книжка – фундамент стабильного трудового пути.