Дата публикации: 22 мая 2026 года

Актуальность: В условиях цифровизации трудовых отношений и повсеместного перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК) важно правильно оформлять отчетность по форме СЗВ-ТД в программе 1С.

Что такое электронная трудовая книжка и почему это важно?

Электронная трудовая книжка (ЭТК), это новая форма учета трудовой деятельности работника, которая формируется в единой базе Пенсионного фонда РФ (ПФР) на основании отчетов по форме СЗВ-ТД.

Основные преимущества ЭТК:

• Цифровизация: все данные храняться в электронном виде, что исключает потерю или порчу бумажных документов;
• Удобство доступа: работник может в любой момент получить доступ к своей трудовой истории через личный кабинет на сайте ПФР;
• Автоматизация: снижается нагрузка на кадровые службы по ведению бумажных трудовых книжек;
• Единая база: все данные о трудовой деятельности аккумулируются в одном месте, что упрощает проверку стажа при назначении пенсий и других социальных выплат.

Что такое форма СЗВ-ТД и когда она сдается?

СЗВ-ТД (Сведения о Занятости и Трудовой Деятельности) — это отчетная форма, которую работодатели направляют в Социальный фонд России (СФР) для формирования электронной трудовой книжки.

Сроки сдачи СЗВ-ТД:

• Ежемесячно — не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным;
• При приеме на работу или увольнении — в течение 3 дней;
• При изменении трудовой функции, переводах, изменениях условий труда — в течение 3 дней.

В 2026 году форма СЗВ-ТД претерпела изменения, и теперь она включает дополнительные поля для указания информации об электронной трудовой книжке.

Как заполнить СЗВ-ТД в 1С при переходе на электронную трудовую книжку?

Если работник подал заявление о ведении электронной трудовой книжки, необходимо корректно заполнить отчет СЗВ-ТД в программе 1С. Рассмотрим пошаговую инструкцию.

Шаг 1. Проверка данных сотрудника

Перед формированием отчета убедитесь, что в базе 1С:

• У сотрудника указаны все необходимые данные (ФИО, ИНН, СНИЛС, дата рождения);
• Указано заявление о ведении электронной трудовой книжки (если оно уже подано);
• Указаны все кадровые события (прием, перевод, увольнение) с правильными датами.

Шаг 2. Формирование отчета СЗВ-ТД в 1С

В зависимости от версии 1С алгоритм может немного отличаться, но общий принцип следующий:

1. Открытие формы отчета:
   • Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» → «Отчеты» → «СЗВ-ТД»;
   • Или используйте поиск по базе 1С (например, в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 путь: «Кадры» → «Отчеты» → «СЗВ-ТД»).
2. Выбор периода:

   Укажите отчетный период (например, май 2026 года).

3. Добавление сотрудников:

   Выберите сотрудников, по которым необходимо сформировать отчет. Если сотрудник подал заявление о ведении электронной трудовой книжки, убедитесь, что это указано в его карточке.

4. Заполнение полей отчета:

   В отчете СЗВ-ТД необходимо указать:

   • Тип события: прием, перевод, увольнение, изменение условий труда;
   • Дата события: дата приказа или изменения;
   • Основание: номер и дата приказа;
   • Должность: наименование должности;
   • Код причины: код причины перевода или увольнения (если применимо);
   • Информация об электронной трудовой книжке: если сотрудник подал заявление о ведении ЭТК, в отчете необходимо указать соответствующий признак (обычно это поле «Вид документа» или «Признак ЭТК»).
5. Проверка и формирование отчета:

   После заполнения всех полей проверьте отчет на наличие ошибок. В 1С обычно есть встроенная проверка корректности данных.

6. Экспорт и отправка:

   Сформируйте отчет в формате XML (если требуется) и отправьте его в ПФР через личный кабинет или с помощью электронного документооборота (ЭДО).

Шаг 3. Указание информации об электронной трудовой книжке

Если сотрудник подал заявление о ведении электронной трудовой книжки, в отчете СЗВ-ТД необходимо указать:

• Признак ведения ЭТК: обычно это поле «Вид документа» или «Тип трудовой книжки» (выбирается значение «Электронная»);
• Дата подачи заявления: если заявление подано в текущем месяце, укажите дату в соответствующем поле;
• Номер заявления: если заявление имеет номер, укажите его.

Пример заполнения СЗВ-ТД в 1С

Рассмотрим пример заполнения отчета СЗВ-ТД для сотрудника, который перешел на электронную трудовую книжку.

Типичные ошибки при заполнении СЗВ-ТД в 1С

При формировании отчета СЗВ-ТД в 1С часто допускаются следующие ошибки:

• Неправильный период отчета: указание неверного месяца или года;
• Отсутствие данных о сотрудниках: не указаны ФИО, ИНН, СНИЛС;
• Неправильные даты событий: указание дат, не соответствующих приказам;
• Отсутствие информации об ЭТК: не указан признак ведения электронной трудовой книжки;
• Ошибки в кодах причин: неправильное указание кодов причин переводов или увольнений;
• Неправильный формат XML: ошибки при экспорте отчета в формат XML.

Как проверить корректность заполнения СЗВ-ТД в 1С?

После формирования отчета СЗВ-ТД в 1С рекомендуется:

• Проверить данные в отчете: убедитесь, что все поля заполнены корректно;
• Использовать встроенные проверки 1С: в большинстве версий 1С есть функция автоматической проверки отчетов;
• Сравнить с предыдущими отчетами: если у сотрудника были предыдущие отчеты, сравните их с текущим;
• Проверить формат XML: если отчет отправляется в формате XML, проверьте его на наличие ошибок;
• Отправить тестовый отчет: если есть возможность, отправьте тестовый отчет в ПФР для проверки.

Что делать, если сотрудник не подал заявление о ведении ЭТК?

Если сотрудник не подал заявление о ведении электронной трудовой книжки, в отчете СЗВ-ТД указывается:

• Вид документа: «Трудовая книжка»;
• Признак ЭТК: «Нет».

В этом случае данные о трудовой деятельности сотрудника будут храниться в бумажной трудовой книжке, а в электронной базе ПФР будут указаны только сведения о текущем месте работы.

Переход на электронные трудовые книжки — это важный шаг в цифровизации трудовых отношений. Чтобы избежать ошибок при заполнении отчета СЗВ-ТД в 1С, следуйте нашим рекомендациям:

1. Проверяйте данные сотрудников: убедитесь, что все данные (ФИО, ИНН, СНИЛС) указаны корректно;
2. Указывайте информацию об ЭТК: если сотрудник подал заявление, обязательно укажите это в отчете;
3. Соблюдайте сроки сдачи: отчет СЗВ-ТД необходимо сдавать ежемесячно до 15-го числа;
4. Проверяйте отчет перед отправкой: используйте встроенные проверки 1С и сравнивайте с предыдущими отчетами;
5. Обновляйте программу 1С: следите за обновлениями программы, так как форма СЗВ-ТД может меняться;
6. Обучайте сотрудников: если у вас большая кадровая служба, проведите обучение по работе с отчетом СЗВ-ТД в 1С.

Электронная трудовая книжка, это современный инструмент учета трудовой деятельности, который упрощает жизнь как работодателям, так и работникам. Правильное заполнение отчета СЗВ-ТД в 1С — это залог корректного формирования электронной трудовой книжки в базе ПФР.

Следуйте нашим рекомендациям, проверяйте данные перед отправкой отчета и не забывайте обновлять программу 1С. Это поможет избежать ошибок и штрафов со стороны ПФР.

Если у вас остались вопросы по заполнению СЗВ-ТД в 1С, обратитесь к специалистам или изучите дополнительные материалы на сайте ПФР.

Удачи в работе! 🚀