Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Туда работодатель вносит информацию о том, где, когда и кем работал человек, а также о его награждениях, переводах и увольнениях. Несмотря на глобальную цифровизацию, которая коснулась многих сфер человеческой жизни, и внедрение электронных трудовых книжек (ЕФС-1, ранее СЗВ-ТД), бумажный документ не утратил своей актуальности. Работодатель по-прежнему обязан вести ее на сотрудников, впервые устроившихся на работу, если они не выбрали исключительно электронный формат.
Самым ответственным и сложным этапом оформления этого документа является внесение самой первой записи. Ошибки на этом этапе могут повлечь за собой серьезные проблемы с подтверждением стажа в будущем. В данной статье мы подробно разберем все правила и нюансы заполнения трудовой книжки с нуля.
Кто и когда вносит первую запись
Согласно законодательству, работодатель обязан завести бумажную трудовую книжку на сотрудника, который проработал у него более пяти дней, если это место работы для него является основным. Первая запись вносится при приеме на работу.
Важное уточнение: если сотрудник устраивается на работу впервые и написал заявление о выборе электронной трудовой книжки, бумажный бланк не оформляется. Однако, если человек не отказался от бумажного формата, работодатель обязан приобрести чистый бланк и заполнить его.
Правила заполнения ьного листа
Прежде чем вносить сведения о работе, необходимо правильно заполнить ьный лист. Именно здесь совершается наибольшее количество ошибок.
- ФИО: указывается полностью, без сокращений, в именительном падеже (например: Иванов Иван Иванович).
- Дата рождения: пишется арабскими цифрами: число и месяц — двузначными, год, четырехзначным (например: ).
- Образование: оставляется пустым или ставится прочерк, если сотрудник еще учится, либо вносится уровень образования (среднее, среднее профессиональное, высшее).
- Профессия, специальность: указывается на основании диплома. Если специальности нет, ставится прочерк.
- Дата заполнения: указывается по правилам арабскими цифрами.
- Подписи: сотрудник обязательно ставит свою подпись, подтверждая правильность данных. Подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, должна быть заверена печатью организации (при ее наличии).
Пошаговая инструкция: внесение записи о приеме на работу
После заполнения ьного листа переходим к разделу «Сведения о работе». Первая запись здесь — это всегда запись о приеме на работу. Разберем ее по графам:
Шаг 1.
В виде заголовка в графе 3 пишется полное, а также сокращенное (при наличии) наименование организации. Например: Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» (ООО «Ромашка»). Под этим заголовком и будут вноситься все последующие записи (переводы, увольнения).
Шаг 2. Графа 1 (Номер записи)
Присваиваем записи порядковый номер. Поскольку это самая первая запись в трудовой книжке, в этой графе ставится цифра 1.
Шаг 3. Графа 2 (Дата)
Указывается дата приема на работу арабскими цифрами. Формат: ДД.ММ.ГГГГ. Например, если сотрудник приступил к работе 23 мая 2026 года, запись будет выглядеть так: .
Шаг 4. Графа 3 (Сведения о работе)
В этой графе делается основная запись. Формулировка должна строго соответствовать приказу о приеме на работу. Указывается:
- Принят(а) в (наименование структурного подразделения).
- Наименование должности, профессии, специальности с указанием квалификации.
- Если трудовым договором предусмотрен особый характер работы (например, дистанционная работа), это также указывается в записи.
Пример: Принят(а) в отдел продаж на должность менеджера по продажам.
Шаг 5. Графа 4 (Основание)
Здесь указывается документ, на основании которого внесена запись — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя. Указываются его дата и номер.
Пример: Приказ от № 12-к
Важные нюансы и частые вопросы
Военная служба по контракту
В Роструд регулярно поступают вопросы о необходимости внесения информации о военной службе по контракту. Согласно правилам, время военной службы включается в страховой стаж. Если гражданин впервые устраивается на гражданскую работу после службы по контракту, работодатель должен внести запись о военной службе перед записью о приеме на работу. В графе 3 пишется: «Военная служба по контракту в (наименование воинской части) с (дата) по (дата)».
Электронная отчетность (СЗВ-ТД / ЕФС-1)
С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны подавать сведения в Пенсионный фонд (ныне СФР) в электронном виде. Переход на подачу СЗВ-ТД (ныне раздел ЕФС-1) не отменяет необходимости ведения бумажной трудовой книжки для тех, кто за нее не отказался. Электронный и бумажный учет должны дублировать друг друга.
Как избежать ошибок
Невероятно важно помнить, что зачеркивать или исправлять записи в разделе «Сведения о работе» нельзя (за исключением ьного листа). Если вы допустили ошибку при внесении первой записи, не пытайтесь ее замазать корректором или зачеркнуть. В таком случае:
- Если ошибка обнаружена сразу, лучше признать бланк испорченным, составить акт о списании и завести новый.
- Если ошибка обнаружена позже (например, после записи об увольнении), вносится запись о признании записи недействительной и делается правильная запись. Однако лучше не допускать таких ситуаций на этапе первого оформления.
Внесение первой записи в трудовую книжку — процесс, требующий максимальной внимательности и строгого соблюдения инструкций. От правильности заполнения этого документа зависит будущая пенсия и карьера сотрудника; Кадровику необходимо всегда сверяться с приказами, проверять написание ФИО и должностей, а также не забывать о параллельной подаче электронных отчетов. Помните, что аккуратность и точность в кадровом делопроизводстве — залог безопасности как работника, так и работодателя.