Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую историю работника. Одним из важнейших разделов этой книги является раздел «Сведения о награждении». В него вносятся сведения о поощрениях и наградах, полученных сотрудником за выдающиеся результаты труда, профессиональные достижения, участие в конкурсах, получение государственных и общественных наград и т.п.

Правовая база

Заполнение раздела «Сведения о награждении» регулируется следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 67);
• Приказ Минтруда России от № 442н «Об утверждении формы трудовой книжки»;
• Инструкция по заполнению трудовой книжки (4‑й раздел) от г.;
• Постановления и методические рекомендации Фонда социального страхования.

Согласно этим документам, запись о награждении вносится только на основании официального документа (приказа, грамоты, сертификата и т.д.). Регулярные денежные премии, если они закреплены в системе оплаты труда, в трудовую книжку не вносятся.

Какие поощрения подлежат внесению

В раздел «Сведения о награждении» вносятся следующие виды поощрений:

1. Государственные награды (орден, медаль, звание).
2. Почетные грамоты, благодарности от органов государственной власти.
3. Награды организации (почетный знак, грамота, медаль, диплом).
4. Участие в конкурсах, олимпиадах, научных конференциях с получением призов.
5. Почетные звания, титулы (например, «Работник года», «Лучший специалист»).

Не вносятся:

• Регулярные денежные премии и надбавки, если они отражены в системе оплаты труда;
• Стимулирующие выплаты, не оформленные как официальные награды;
• Награды, полученные до начала трудовой деятельности (если они не подтверждены документом работодателя).

Структура записи в трудовой книжке

Запись делается в разделе 3 «Сведения о награждении» и состоит из четырёх граф:

Пример заполнения:

Графа 1: 7
Графа 2: 
Графа 3: ОАО «Газпром» (Газпром)
Графа 4: Приказ № 45 от «О награждении работника почетной грамотой за выдающиеся результаты в реализации проекта «Эко‑энергия»».

Пошаговая инструкция по внесению записи

Шаг 1. Подготовка документа‑основания

Получите оригинал (или заверенную копию) официального документа, подтверждающего факт награждения: приказ, грамоту, сертификат, решение комиссии и т.д.

Шаг 2. Определение порядкового номера

Откройте трудовую книжку и посмотрите последнюю запись в разделе «Сведения о награждении». Номер новой записи – на 1 больше последнего.

Шаг 3. Заполнение граф

• Графа 1. Впишите найденный порядковый номер.
• Графа 2. Укажите дату награждения (день, месяц, год).
• Графа 3. Запишите полное наименование организации‑наградодателя и, если есть, её сокращённое название.
• Графа 4. Приведите полные реквизиты документа‑основания: название, номер, дату издания.

Шаг 4. Подпись и печать

Запись вносится рукописным способом чернилами синего или чёрного цвета. После внесения запись подписывается руководителем организации (или уполномоченным лицом) и ставится печать.

Шаг 5. Регистрация в электронных системах (при наличии)

Если у организации внедрена электронная трудовая книжка (ЭТК), запись вносится через специализированный сервис Фонда социального страхования. При этом сохраняются те же поля, что и в бумажной форме.

Как оформить пропущенную запись

Если запись о награждении была забыта и обнаружена позже, её можно добавить:

1. Под следующим порядковым номером после последней записи;
2. Указать текущую дату внесения в графе 2, а в графе 3 – реальную дату награждения;
3. Приложить к трудовой книжке копию документа‑основания и сделать пометку «добавлено после факта».

Важно: запись должна быть внесена по согласованию с работником и с приложением подтверждающих документов.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли вносить запись о ежегодных премиях?

Нет. Если премия выплачивается регулярно и закреплена в системе оплаты труда, она не фиксируется в трудовой книжке.

Что делать, если в графе 3 указано неверное название организации?

Необходимо оформить исправление: зачеркнуть ошибку, написать правильное название, поставить подпись работника и руководителя, а также указать дату исправления.

Можно ли вносить запись о награде, полученной до начала работы в данной организации?

Да, если награда была получена в период трудовой деятельности работника и подтверждена официальным документом, её можно записать, указав в графе 3 название организации‑наградодателя.

Как оформить запись о награде, полученной в рамках государственного конкурса?

В графе 3 указывается название государственного органа (например, «Министерство образования РФ»). В графе 4 – номер и дату приказа или сертификата, подтверждающего награду.

В какой срок работодатель обязан внести запись?

Запись вносится в течение 5 рабочих дней после получения работником официального документа о награждении.

Примеры записей

Пример 1. Почетная грамота от организации

Графа 1: 12
Графа 2: 
Графа 3: ОАО «Сбербанк России» (Сбербанк)
Графа 4: Приказ № 78 от «О награждении сотрудника почетной грамотой за выдающиеся результаты в работе с клиентами».

Пример 2. Государственная награда

Графа 1: 23
Графа 2: 
Графа 3: Министерство труда и социальной защиты РФ
Графа 4: Приказ Министерства № 112 от «О присвоении звания «Заслуженный работник отрасли»».

Пример 3. Награда за участие в конкурсе

Графа 1: 5
Графа 2: 
Графа 3: Российская академия наук (РАН)
Графа 4: Сертификат № 34/2022 от «Победитель Всероссийского конкурса научных работ».

Ошибки, которых следует избегать

• Отсутствие документа‑основания. Запись без официального приказа/грамоты считается недействительной.
• Неправильный порядок нумерации. Порядковый номер должен быть сквозным, без пропусков.
• Указание даты внесения вместо даты награждения. В графе 2 всегда ставится реальная дата награждения.
• Заполнение чернилами другого цвета. Допустимы только синий или чёрный.
• Отсутствие подписи и печати. Запись считается незавершённой без подписи руководителя и печати организации.

Запись о поощрениях и награждениях в трудовой книжке – важный элемент профессионального портфолио работника. Правильное оформление записи повышает её юридическую силу, упрощает процесс подтверждения квалификации при поиске новой работы и влияет на расчёт пенсионных прав. Следуйте установленным правилам, используйте официальные документы и не забывайте о своевременности внесения записей.

Дата актуализации статьи: