В 2026 году правила заполнения трудовой книжки (бумажной и электронной) регулируются Порядком ведения трудовых книжек, утверждённым приказом Минтруда РФ от  № 320н. Ниже – подробный разбор того, какие записи следует вносить в раздел «Сведения о работе», как правильно оформить каждую запись, а также как исправлять допущенные ошибки.

Общие положения

• Раздел «Сведения о работе» находится в первой части трудовой книжки (страницы 2‑5). В него вносятся сведения о каждом месте работы, включая даты, название организации, должность, основание приема и увольнения.
• Записи в этом разделе запрещено зачеркивать. При ошибке применяется исправительная запись (см. пункт 5).
• Все даты указываются в цифровом формате ДД.ММ.ГГГГ (например, ).
• Для каждого нового места работы делается отдельная строка. При переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК) запись вносится в Систему «Главбух» и синхронно отображается в личном кабинете работника.

Какие сведения вносятся в раздел «Сведения о работе»

Согласно п. 12 Порядка, в раздел вносятся следующие данные (см. таблицу ниже):

Порядок оформления записи о приёме на работу

1. Получите трудовую книжку у работника (если он её ещё не имеет, выдайте новую).
2. Заполните строку в разделе «Сведения о работе» согласно таблице выше.
3. Подпишите запись руководителем организации (или уполномоченным лицом) и поставьте печать.
4. Работник ставит подпись в графе «Работник» (если это предусмотрено формой).
5. В электронном виде запись делается через Систему Главбух – вводятся те же данные, система автоматически формирует электронную запись.

Пример записи (бумажный вариант):

 ООО «ТехноСервис», ОГРН 1234567890123 Инженер‑технолог (вахтовый метод) Трудовой договор № 45 от  Статья 81 ТК РФ (по собственному желанию)
Подп. ___________________ (директор) Печать

Другие типы записей в «Сведения о работе»

Запись о переводе внутри организации

• Указывается новая должность, дата перевода, основание (приказ).
• Дата увольнения прежней должности совпадает с датой приема на новую.

Запись о совместительстве

• Отдельная строка для каждой совместительской позиции;
• В графе «Основание приема» указывается «Договор о совместительстве».

Запись о вахтовом методе работы

• В графе «Должность» добавляется пометка «(вахтовый метод)».
• В графе «Основание увольнения» указывается «С окончанием вахтового периода».

Запись о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК)

• В бумажной книжке делается запись «Перевод на электронную трудовую книжку», указывается дата и номер ЭТК.
• В ЭТК автоматически появляется копия всех записей.

Исправления и аннулирование записей

Если в разделе «Сведения о работе» допущена ошибка, зачёркивать нельзя. Применяется следующая схема:

1. На той же странице, где находится ошибочная строка, делается исправительная запись в отдельной строке.
2. В начале записи указывается номер ошибочной строки (например, «стр. 3»).
3. Ставится надпись «аннулировано» (подчёркнутым шрифтом) и сразу же приводится правильная формулировка.
4. Запись подписывается тем же лицом, которое подписало оригинал, и ставиться печать.

Пример исправления:

стр. 3 (аннулировано) ООО «ТехноСервис», ОГРН 1234567890123 Инженер‑технолог (вахтовый метод) Трудовой договор № 45 от  Статья 81 ТК РФ (по собственному желанию)
стр. 3 (исправлено) ООО «ТехноСервис», ОГРН 1234567890123 Инженер‑технолог (вахтовый метод) Трудовой договор № 45 от  Статья 81 ТК РФ (по собственному желанию)
Подп. ___________________ (директор) Печать

Электронная трудовая книжка (ЭТК) в 2026 году

• ЭТК хранится в единой государственной системе «Электронный кадровый документооборот».
• Записи вносятся через Систему Главбух или аналогичные сервисы, доступные работодателю.
• Для перехода от бумажной к электронной книжке работник подписывает согласие на перевод (форма № Т-2).
• Все исправления в ЭТК делаются автоматически системой: прежняя запись помечается статусом «аннулировано», а новая – «активно».

Практические образцы заполнения (2026 г.)

Приём на работу (бумажный вариант)

 ИП Иванов И.И., ИНН 770123456789 Бухгалтер Трудовой договор № 12 от  Статья 81 ТК РФ (по собственному желанию)
Подп. ___________________ (ИП Иванов И.И.) Печать

Запись о совместительстве

 ЗАО «СтройИнвест», ОГРН 1020304050607 Инженер‑по‑сметам (совместительство) Договор о совместительстве № 7 от  Статья 81 ТК РФ (по собственному желанию)
Подп. ___________________ (директор) Печать

Переход на электронную трудовую книжку

 Перевод на электронную трудовую книжку (ЭТК № 2026‑00123) — — — —
Подп. ___________________ (директор) Печать

Часто задаваемые вопросы

Можно ли зачеркивать ошибку в бумажной трудовой книжке?

Нет. По пункту 12 Порядка зачеркивать записи запрещено. Ошибку нужно аннулировать с помощью исправительной записи.

Кто несёт ответственность за неправильные записи?

Ответственность возлагается на работодателя (руководителя или уполномоченного лица), который подписывает запись.

Нужна ли запись о каждом отпуске в разделе «Сведения о работе»?

Нет. Отпуска фиксируются в отдельном разделе «Сведения об отпуске». В «Сведения о работе» указываются только данные о трудовых отношениях.

Можно ли в одной строке указать несколько должностей?

Нет. Каждая должность требует отдельной строки. Если работник занимал несколько должностей последовательно, делаются несколько записей с указанием дат начала и окончания каждой из них.

Записи в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки – ключевой элемент кадровой документации. В 2026 году правила остаются строгими: зачёркивать нельзя, исправления делаются аннулированием и новой записью, даты указываются в цифровом виде, а подписи и печати обязательны. При переходе на электронную трудовую книжку процесс упрощается, но требования к содержанию записей остаются теми же.

Тщательно следуйте образцам, проверяйте каждую запись перед подписью и сохраняйте копии всех приказов – так вы избежите штрафов и обеспечите корректный учёт трудового стажа работников.

Дата актуализации статьи: