В данной статье мы подробно разберем правила заполнения сведений о работнике‚ актуальные на 2026 год‚ учитывая требования законодательства и практику ведения документов.

Почему раздел «Сведения о работнике» так важен?

Раздел «Сведения о работнике» находится в начале трудовой книжки и содержит персональные данные сотрудника. Именно эти данные идентифицируют владельца документа. Несоответствие записей в этом разделе паспортным данным или данным СНИЛС может сделать всю трудовую книжку недействительной для Пенсионного фонда (СФР).
Ключевые моменты‚ которые нужно помнить:

• Все записи должны вноситься разборчиво‚ чернилами черного‚ синего или фиолетового цвета.
• Запрещено использование сокращений (например‚ нельзя писать «зам. директора»‚ нужно писать полностью «заместитель директора»).
• Исправления в разделе «Сведения о работнике» имеют свою специфику и отличаются от исправлений в разделе «Сведения о работе».

Пошаговая инструкция по заполнению полей

Заполнение раздела производится при первом приеме сотрудника на работу‚ если он ранее не вел трудовую книжку‚ или при выдаче дубликата.

Фамилия‚ Имя‚ Отчество

Эти данные переписываются строго из паспорта гражданина РФ.

• Записи производятся без сокращений.
• Если фамилия при приеме на работу и после замужества/развода изменилась‚ старая запись не зачеркивается. На ьном листе изменения не вносятся после первичного заполнения (кроме случаев исправления ошибок работодателем в момент выдачи). Новые данные о смене фамилии вносятся уже в раздел «Сведения о работе» со ссылкой на документ-основание‚ либо (в зависимости от текущих инструкций Минтруда на 2026 год) может потребоваться выдача новой трудовой или вкладыша с корректными данными‚ но классический метод — внесение записи об изменении фамилии в раздел о работе с последующим заверением.

> Важно: В электронных трудовых книжках эти данные подтягиваются автоматически из базы СФР при регистрации сотрудника‚ поэтому риск ошибки минимален‚ но проверка обязательна.

Дата рождения

Указывается полностью: день‚ месяц (цифрами или прописью‚ но лучше цифрами для однозначности‚ например‚ 05 мая) и год.

• Формат: ДД.ММ.ГГГГ (например‚ ).
• Основание — только паспорт.

Образование

Запись вносится на основании документов об образовании (диплом‚ аттестат‚ справка об обучении).

• Указывается уровень образования: «высшее»‚ «среднее профессиональное»‚ «основное общее» и т.д.
• Если образование неполное высшее (студент)‚ запись не вносится до момента получения диплома‚ либо вносится на основании справки из вуза с указанием курса‚ если это требуется для занимаемой должности.
• В 2026 году‚ с развитием цифровых реестров дипломов‚ кадровик может проверить действительность документа через онлайн-сервисы‚ но в трудовую вносится формулировка‚ указанная в самом документе.

Профессия‚ специальность

Заполняется только при наличии документа об образовании.

• Пишется точно так‚ как в дипломе или аттестате.
• Если в дипломе указана квалификация‚ а не специальность‚ вносится квалификация.

Подпись владельца и подпись лица‚ ответственного за ведение трудовых книжек

Это самый критичный этап легитимизации документа;

• Подпись работника: Сотрудник собственноручно ставит подпись в специально отведенном месте. Без этой подписи трудовая книжка считается недействительной.
• Подпись работодателя: Лицо‚ ответственное за ведение трудовых книжек (кадровик или руководитель)‚ также ставит свою подпись.
• Печать организации: На ьном листе обязательно ставится печать организации или печать кадровой службы (если она есть и используется согласно уставу компании). Печать должна захватывать часть подписи ответственного лица.

Особенности заполнения в 2026 году: Электронная vs Бумажная

На текущий момент (2026 год) рынок труда окончательно разделился на два потока‚ и специалисту важно понимать различия:

Бумажные трудовые книжки

• Ведутся для сотрудников‚ которые подали письменное заявление о сохранении бумажной версии до конца 2020 года (или для тех‚ кто устраивается на первую работу и выбрал бумажный формат в переходный период‚ если такие исключения еще актуальны по локальным нормам‚ хотя массовый переход завершен).
• Требуют физического присутствия сотрудника для проверки данных.
• Любое изменение анкетных данных (фамилия‚ образование) требует внесения записи в раздел «Сведения о работе» со ссылкой на приказ и документ-основание.

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

• Раздел «Сведения о работнике» формируется автоматически на основе данных‚ переданных в СФР при регистрации сотрудника.
• Сотрудник может проверить свои данные через портал «Госуслуги» или в личном кабинете СФР.
• Ошибки в ЭТК исправляются путем подачи корректирующих отчетов (формы ЕФС-1 и их аналоги в 2026 году)‚ а не зачеркиванием.

Типичные ошибки и как их избежать

Даже опытные кадровики допускают ошибки. Вот список наиболее частых из них:

Использование сокращений.

• Ошибка: «Род. »‚ «Образ. высшее».
• Правильно: «Дата рождения: »‚ «Образование: высшее».

Отсутствие печати.

• Забытая печать на ьном листе делает запись о приеме на работу юридически уязвимой.

Несоответствие данных паспорту.

• Часто встречается ошибка в одной цифре даты рождения или букве в фамилии. Это решается только через процедуру установления факта принадлежности документа‚ что долго и сложно.

Запись шариковой ручкой с некачественными чернилами.

• Через несколько лет такие записи могут выцвести. Используйте только гелевые или перьевые ручки с черными‚ синими или фиолетовыми чернилами‚ устойчивыми к выцветанию.

Что делать при обнаружении ошибки?

Если ошибка обнаружена до подписи работника:

• Страница с ошибкой перечеркивается‚ и заполняется новая (если это ьный лист‚ он уничтожается по акту‚ и берется новый бланк).

Если ошибка обнаружена после заполнения и подписания:

• В бумажной трудовой зачеркивать данные в разделе «Сведения о работнике» (фамилию‚ дату рождения) категорически запрещено.
• В этом случае составляется официальный документ (справка‚ распоряжение) об исправлении ошибки‚ и в раздел «Сведения о работе» вносится запись: «Фамилия «Иванова» считается ошибочной‚ правильной считать «Петрова»». Основанием служат паспорт и свидетельство о рождении.
• Для электронных книжек подается корректирующий отчет в СФР.

Правильное заполнение сведений о работнике в трудовой книжке — это фундамент всей дальнейшей трудовой биографии человека. В условиях 2026 года‚ когда гибридные форматы работы и глобальные платформы найма (такие как Deel‚ Remote‚ Oyster HR‚ упомянутые в контексте международного найма) становятся нормой‚ важность локального compliance (соответствия требованиям законодательства РФ) только возрастает.

Для российских компаний соблюдение правил ведения трудовых книжек (как бумажных‚ так и электронных) гарантирует отсутствие проблем при проверках СФР и защиту прав сотрудников. Всегда перепроверяйте данные с паспортом‚ используйте полные формулировки и не забывайте о подписях и печатях.