С 1 января 2021 года в России действует обязательный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). При приёме на работу сотрудника, который ранее уже был трудоустроен, необходимо указать, какой способ ведения трудовой книжки он выбрал на своём предыдущем месте работы. В программе 1С:ЗУП (Зарплата и управление персоналом) для этого предусмотрено отдельное поле «Способ ведения трудовой книжки, выбранный по прежнему месту работы» и связанная с ним дата подачи заявления. Ниже подробно рассмотрено, зачем нужно заполнять эти реквизиты, как это сделать в 1С и какие нюансы следует учитывать.

Почему важно фиксировать выбор способа ведения трудовой книжки у прежнего работодателя?

• Законодательное требование. Согласно ст. 66 ТК РФ и Приказу Минтруда России № 585н от , при приёме на работу сотрудник обязан сообщить выбранный способ ведения трудовой книжки (бумажный или электронный). Если такой выбор уже сделан на предыдущем месте, новый работодатель должен отразить его в кадровых документах.
• Корректное формирование отчётов. Информация о способе ведения трудовой книжки влияет на заполнение форм СЗВ‑ТД, ЕФС‑1 и других отчётов в ПФР. Неправильное указание приводит к ошибкам в отчётности и возможным штрафам.
• Удобство для сотрудника. При продолжении ведения бумажной трудовой книжки сотрудник не будет получать дубликат ЭТК, а при переходе на электронный формат – получит необходимые сведения в личном кабинете на портале «Работа в России».

Где находится поле в 1С:ЗУП?

В документе «Приём на работу» (и его варианте «Приём на работу списком») на вкладке «Главное» присутствуют два связанных элемента:

1. Флажок «Способ ведения трудовой книжки, выбранный по прежнему месту работы» – активирует возможность указать способ и дату.
2. Выпадающий список «Способ ведения трудовой книжки» – значения: Бумажная, Электронная.
3. Поле ввода даты «Дата подачи заявления о выборе способа ведения трудовой книжки» – указывается дата, когда сотрудник оформил заявление на прежнем месте работы.

Если флажок не установлен, поля остаются недоступными для редактирования.

Пошаговая инструкция по заполнению в 1С:ЗУП 3.1

1. Откройте документ «Приём на работу». Выберите сотрудника и укажите дату приёма.
2. Перейдите на вкладку «Главное».
3. Установите флажок «Способ ведения трудовой книжки, выбранный по прежнему месту работы».
4. Выберите нужный способ из выпадающего списка:
   • Бумажная трудовая книжка – если сотрудник продолжит вести бумажный документ;
   • Электронная трудовая книжка – если он перешёл на ЭТК.
5. Укажите дату подачи заявления на прежнем месте работы. Эта дата берется из заявления сотрудника (или из справки бывшего работодателя). Формат – ДД.ММ.ГГГГ.
6. Заполните остальные реквизиты приёма (должность, отдел, тарифный план и т.д.).
7. Проведите документ. При проведении система автоматически формирует сведения СЗВ‑ТД с учётом выбранного способа.

Примечание. Если сотрудник устраивается на своё первое место работы, флажок не ставится, а вместо него устанавливается флаг «Начало трудовой деятельности».

Как определить дату заявления о выборе способа ведения трудовой книжки?

Дата берется из документа, который сотрудник подал бывшему работодателю:

• Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки (бумажный/электронный).
• Справка от бывшего работодателя, подтверждающая выбранный способ и дату подачи заявления.
• Выписка из личного кабинета на портале «Работа в России» (если сотрудник уже перешёл на ЭТК).

Если сотрудник не может предоставить документ, допустимо взять дату из трудовой книжки (дата последней записи о приёме/увольнении) и уточнить её у бывшего работодателя.

Что делать, если способ не был выбран на прежнем месте работы?

В этом случае сотрудник считается не определившимся. При приёме на работу:

1. Не ставьте флажок «Способ ведения трудовой книжки, выбранный по прежнему месту работы».
2. Укажите флаг «Начало трудовой деятельности» (если это действительно первое место работы) либо оставьте поле пустым – система будет считать, что сотрудник выбирает способ в текущей организации.
3. Попросите сотрудника подать заявление о выборе способа ведения трудовой книжки в вашей компании и зафиксировать его в документе «Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки» (доступно в 1С:ЗУП).

Влияние на отчёты и взаимодействие с ПФР

После проведения документа «Приём на работу» 1С формирует:

• СЗВ‑ТД – в подразделе 1.1 указывается способ ведения трудовой книжки (бумажный/электронный) и дата подачи заявления.
• ЕФС‑1 – сведения о трудовой деятельности включают выбранный способ, что необходимо для корректного учёта стажа.
• Отчёт «Сотрудники, подавшие заявление о выборе порядка ведения трудовой книжки» – доступен в разделе Кадры → Отчёты → Сведения о трудовой книжке и позволяет контролировать своевременность подачи заявлений.

Если после отправки СЗВ‑ТД потребуется исправить способ ведения трудовой книжки, достаточно открыть документ «Приём на работу», изменить флажок и/или дату, затем повторно провести документ. Уникальный идентификатор мероприятия (UUID) не изменится, что исключает дублирование записей в ПФР.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли ставить флажок, если сотрудник ранее работал, но не подавал заявление о способе ведения трудовой книжки?

Нет. Флажок ставится только когда способ уже выбран и подтверждён документально. В противном случае следует оставить поле пустым и запросить у сотрудника заявление в новой организации.

Можно ли указать дату заявления, которая позже даты приёма на работу?

Технически система позволяет, но это противоречит логике: заявление должно быть подано до приёма на новое место. Рекомендуется корректировать дату, чтобы она не превышала дату приёма.

Что делать, если в 1С:ЗУП нет поля «Способ ведения трудовой книжки, выбранный по прежнему месту работы»?

Поле появилось начиная с версии 3.0.12. Если вы используете более старую версию, выполните обновление конфигурации или обратитесь к специалисту по 1С для доработки.

Нужно ли печатать справку о выбранном способе для сотрудника?

Да. После заполнения поля рекомендуется распечатать лист «Приём на работу» с отметкой о способе ведения трудовой книжки и вручить сотруднику под подпись. Это служит подтверждением в случае проверки ПФР.

Практические рекомендации

• Соблюдайте сроки. Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки должно быть получено от сотрудника не позже дня приёма на работу.
• Храните документы. Оригиналы заявлений и справок от бывшего работодателя храните в личном деле сотрудника минимум 50 лет (как требует законодательство о кадровом документообороте).
• Проверяйте отчёты. После каждого приёма запускайте отчёт «Сведения СЗВ‑ТД» и сверяйте указанный способ с данными в документе «Приём на работу».
• Обучайте кадровый состав. Проведите краткий инструктаж по заполнению поля «Способ ведения трудовой книжки, выбранный по прежнему месту работы» – это снизит количество ошибок в отчётности.
• Используйте шаблоны. В 1С:ЗУП можно создать шаблон документа «Приём на работу» с предустановленным флажком и типовыми способами, что ускорит процесс приёма.

Поле «Способ ведения трудовой книжки, выбранный по прежнему месту работы» и связанная с ним дата являются обязательными реквизитами при приёме на работу сотрудников, которые ранее уже были трудоустроены. Их корректное заполнение обеспечивает:

• Соответствие требованиям Трудового кодекса и нормативных актов ПФР;
• Точное формирование отчётов СЗВ‑ТД и ЕФС‑1;
• Отсутствие штрафов и претензий со стороны контролирующих органов;
• Удобство для сотрудника при продолжении ведения бумажного или перехода на электронный формат трудовой книжки.

Следуя представленной пошаговой инструкции, учитывая рекомендации по проверке дат и хранению подтверждающих документов, вы сможете без ошибок оформлять приём на работу в 1С:ЗУП и поддерживать актуальную кадровую документацию.

Статья актуальна на май 2026 года. При изменении законодательства или обновления конфигурации 1С:ЗУП рекомендуется перепроверять информацию с официальными источниками;