Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и квалификацию работника. В её ьном листе отражаются сведения об образовании и специальности (профессии). Правильное заполнение этих строк имеет важное значение как для работника, так и для работодателя, поскольку от них зависит учёт стажа, начисление пособий и соблюдение трудового законодательства.

Что именно указывается в строках «Образование» и «Профессия, специальность»

• Образование – уровень полученного образования (среднее общее, основное общее, среднее профессиональное, высшее бакалавриат, высшее специалитет, высшее магистратура и т.д.).
• Профессия, специальность – наименование специальности, указанное в дипломе о профессиональном образовании (или в аттестате о среднем общем образовании, если специальность не предусмотрена). Это не должность по штатному расписанию, а именно специальность, полученная в учебном заведении.

Основные правила заполнения (с учётом актуальных нормативов 2026 года)

1. Запись делается только о законченном уровне образования. Если образование не завершено (например, обучение в вузе на текущий момент), в трудовой книжке ничего не указывается.
2. Информация берётся из документа об образовании (диплома, аттестата, сертификата). Нельзя заменять её должностью из штатного расписания.
3. При наличии нескольких образований одного уровня (например, два диплома бакалавра по разным специальностям) в строке «Образование» запись остаёться прежней, а в строке «Профессия, специальность» добавляется новая специальность через запятую или с новой строки.
4. Если специальность не указана в документе об образовании (например, аттестат средней школы), в строке «Профессия, специальность» оставляют прочерк или не заполняют.
5. Изменения и дополнения вносятся без зачёркивания ранее сделанных записей. Новая информация добавляется после существующей, разделённая точкой с запятой или переносом строки.

Как заполнять строки в зависимости от уровня образования

Среднее общее образование (11 классов)

При поступлении на работу сразу после школы:

• Образование: среднее общее
• Профессия, специальность: (не заполняется или ставится прочерк)

Основное общее образование (9 классов)

Если работник закончил только 9 классов и не продолжал обучение:

• Образование: основное общее
• Профессия, специальность: (не заполняется)

Среднее профессиональное образование (техникум, колледж)

• Образование: среднее профессиональное
• Профессия, специальность: указывается exatamente как в дипломе (например, «Техник‑электрик», «Бухгалтер»).

Высшее образование

В зависимости от уровня:

• Бакалавриат: Образование: высшее бакалавриат; Профессия, специальность: из диплома (например, «Информатика и вычислительная техника»).
• Специалитет: Образование: высшее специалитет; Профессия, специальность: как в дипломе (например, «Инженер‑строитель»).
• Магистратура: Образование: высшее магистратура; Профессия, специальность: сохраняется та же, что и в бакалавриате/специалитете, если направление подготовки не изменилось; иначе указывается новая специальность.

Примеры записей в трудовой книжке

Пример 1. Бакалавр по направлению «Информатика и вычислительная техника»

Образование: высшее бакалавриат
Профессия, специальность: информатика и вычислительная техника

Пример 2. Магистр, получивший второе высшее по другому профилю

Образование: высшее магистратура
Профессия, специальность: управление проектами; финансовый анализ

Пример 3. Работник со средним профессиональным образованием

Образование: среднее профессиональное
Профессия, специальность: техник‑электрик

Пример 4. Только среднее общее образование

Образование: среднее общее
Профессия, специальность: —

Как вносить изменения и дополнения

Если сотрудник получает новое образование (например, заканчивает магистратуру после бакалавриата), порядок действий следующий:

1. Получить документ об окончании нового уровня образования (диплом, приложение).
2. В строке Образование заменить предыдущий уровень на новый (например, с «высшее бакалавриат» на «высшее магистратура»). При этом прежняя запись не зачёркивается, а добавляется после точки с запятой или с новой строки.
3. В строке Профессия, специальность указать новую специальность, если она отличается от предыдущей. Если направление подготовки осталось тем же, можно оставить запись без изменений или дополнить её уточнением (например, «информатика и вычислительная техника (магистр)» ).
4. Все изменения оформляются кадровиком или ответственным лицом под подпись и с указанием даты внесения.

При исправлении ошибочной записи (например, неправильно указан уровень образования) также не зачёркиваем старую информацию, а вносим правильную запись после неё, помечая её как «исправлено» или «дополнено».

Особенности заполнения при совмещении образования и работы

Иногда работник продолжает обучение, уже будучи трудоустроенным. В этом случае:

• Текущее образование (незавершённое) в трудовой книжке не указывается.
• После получения диплома о завершении обучения вносится запись согласно правилам выше.
• Если во время учёбы меняется место работы, каждая новая запись о работе делается в разделе «Сведения о работе», а образование остаётся неизменным до получения нового диплома.

Полезные рекомендации для кадровых служб

• Сверять данные из диплома с записями в трудовой книжке перед подписанием.
• Использовать единый шаблон заполнения (например, образец, утверждённый приказом организации).
• Хранить копии документов об образовании в личном деле сотрудника на случай проверки.
• При переходе сотрудника в другую организацию предоставлять ему выписку из трудовой книжки с актуальными сведениями об образовании и специальности.
• Обучать ответственных сотрудников актуальным изменениям в законодательстве (например, порядок внесения записей с 2023 года).

Правильное указание специальности и уровня образования в трудовой книжке – это не просто формальность, а гарантия корректного учёта трудового стажа, начисления социальных выплат и соблюдения требований трудового законодательства. Следуя представленным рекомендациям и используя приведённые примеры, кадровые службы и сами работники смогут избежать ошибок и обеспечить актуальность документа на протяжении всей профессиональной карьеры.