Ведение трудовых книжек — это процесс, требующий максимальной внимательности и знания законодательных норм. Одна из самых частых ошибок кадровиков и работодателей возникает при заполнении титульного листа, а именно в части указания уровня образования и специальности. В данной статье мы подробно разберем, как корректно внести эти сведения, опираясь на документы об образовании сотрудника и актуальные требования.
Основной принцип: пишем как в дипломе
Самое главное правило, которое необходимо запомнить: запись в трудовой книжке должна полностью соответствовать формулировкам, указанным в документе об образовании (аттестате, дипломе, свидетельстве, удостоверении).
Не нужно самостоятельно классифицировать образование или использовать устаревшие названия из унифицированных форм (например, формы Т-2), если они отличаются от реального документа сотрудника.
Алгоритм действий:
Попросите сотрудника предоставить оригинал документа об образовании.
Посмотрите, как именно в документе назван уровень образования и специальность.
Дословно перенесите эти формулировки в трудовую книжку.
Заполнение графы «Образование»
В этой графе указывается уровень образования, полученный работником на момент поступления на работу.
Что писать, если образование высшее?
Согласно современным требованиям, в графе «Образование» указывается сам уровень (например, «высшее»), а уточнение уровня (бакалавриат, специалитет, магистратура) часто вносится через запятую или указывается в зависимости от строгой формы бланка.
Однако, наиболее распространенной и безопасной практикой является следующая запись:
- Если в дипломе написано «Бакалавр», в графе образование можно указать: высшее, бакалавриат.
- Если в дипломе написано «Магистр»: высшее, магистратура.
- Если диплом старого образца (специалист): высшее.
> Важно: Некоторые источники указывают, что в разделе «Образование» достаточно указать просто «высшее», а детализацию (бакалавриат/магистратура) относить к квалификации. Однако, во избежание вопросов при проверках и для точности данных, рекомендуется делать запись максимально полной, опираясь на диплом: «высшее, бакалавриат» или «высшее, специалитет».
Если сотрудник еще учится
Если новый специалист на момент трудоустройства еще не закончил учебное заведение:
- В графе «Образование» пишется: неоконченное высшее (или соответствующий уровень, например, «неоконченное среднее профессиональное»).
- После успешного окончания вуза и предоставления диплома, в трудовую книжку вносится дополнение. Через запятую после слова «неоконченное» добавляется слово «высшее» (или меняется запись целиком при переоформлении, но чаще просто дополняется): «неоконченное высшее, высшее». Хотя правильнее при получении диплома просто зафиксировать факт получения высшего образования, если это первая запись.
Таблица уровней образования для записи
| Документ сотрудника | Что писать в графе «Образование» |
| :— | :— |
| Аттестат о среднем общем образовании | Среднее общее |
| Диплом колледжа/техникума | Среднее профессиональное |
| Диплом бакалавра | Высшее, бакалавриат |
| Диплом специалиста | Высшее, специалитет (или просто Высшее) |
| Диплом магистра | Высшее, магистратура |
| Диплом кандидата/доктора наук | Высшее (ученая степень указывается отдельно, если есть графа, или в послужном списке) |
Заполнение графы «Профессия, специальность»
Эта графа заполняется на основании той же строки диплома, где указана квалификация или специальность.
- Пример 1: В дипломе написано «Юриспруденция». В трудовую книжку вносим: Юриспруденция.
- Пример 2: В дипломе написано «Менеджмент организации». Пишем: Менеджмент организации.
- Пример 3: Для рабочих специальностей (например, водитель) в графе специальности указывается профессия из свидетельства или диплома, например: Водитель автомобиля категории С, Е.
Важные нюансы:
- Если у сотрудника есть только среднее образование (школа), то в графе «Профессия, специальность» при поступлении на работу после школы обычно ставится прочерк или оставляется пустой, так как конкретной профессии в аттестате нет.
- Если сотрудник получил второе высшее образование, сведения о нем также могут быть внесены в трудовую книжку (обычно это делается по желанию работника или внутреннему регламенту, но титульный лист не меняется, если там уже есть запись о высшем образовании; новые данные об обучении могут вноситься в раздел «Сведения об обучении», если такая графа предусмотрена, или просто учитываться в личном деле).
Оформление и заверение записей
Любая запись на титульном листе трудовой книжки должна быть заверена правильно:
Запись вносится чернилами черного, фиолетового или синего цвета.
Сокращения в записях об образовании не допускаются (пишем полностью: «высшее», а не «высш.»).
Внизу титульного листа ставится личная подпись ответственного за ведение трудовых книжек лица.
Обязательно ставится печать организации (или печать кадровой службы), которая должна захватывать часть подписи ответственного лица.
Частые ошибки, которых следует избегать
- Использование сокращений: Нельзя писать «сред. спец.» или «высшее (бакалавр)» со скобками, если это не принято формой. Лучше писать развернуто через запятую.
- Указание непрофильного образования: В графу специальности вносится только то, что написано в дипломе. Не нужно писать «экономист», если в дипломе написано «экономика».
- Запись без документа: Категорически запрещается вносить запись об образовании со слов сотрудника. Требуйте оригинал диплома или аттестата.
Правильное заполнение графы «Образование» в трудовой книжке — это гарантия отсутствия проблем при проверках и при оформлении пенсии сотруднику в будущем. Помните: ваш главный ориентир — это текст в дипломе или аттестате работника. Используйте формулировки «высшее, бакалавриат» или «среднее профессиональное» четко и без сокращений, заверяйте запись подписью и печатью, и документ будет оформлен юридически грамотно.