С 2021 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), однако это не означает полного отказа от бумажных версий. Многие работники и работодатели до сих пор задаются вопросом: где и как правильно заполнить трудовую книжку — бумажную или электронную? В этой статье мы подробно разберём все законные способы заполнения трудовой книжки, кто отвечает за это, в каких случаях допускается использование бумажного варианта и куда обращаться при потере или повреждении документа.

Кто имеет право заполнять трудовую книжку?

Заполнение трудовой книжки — это исключительно обязанность работодателя, а не работника. Ни один сотрудник не может самостоятельно вносить записи в трудовую книжку, даже если он работает в кадровом отделе. Право на внесение записей имеют только:

• Руководитель организации (или его уполномоченный представитель);
• Сотрудник кадровой службы, имеющий соответствующий полномочия, подтверждённые приказом;
• Индивидуальный предприниматель (если он сам является работодателем).

Все записи должны быть сделаны чернилами чёрного цвета, разборчиво, без помарок, с использованием официальных формулировок, предусмотренных законодательством РФ.

Где можно заполнить бумажную трудовую книжку?

Бумажная трудовая книжка заполняется только по месту работы. Ни в каких государственных учреждениях, МФЦ, Пенсионном фонде или центрах занятости не заполняют трудовые книжки. Исключения — только случаи восстановления утерянного документа (о них ниже).

При приёме на работу

Если новый сотрудник приходит на работу с бумажной трудовой книжкой, работодатель обязан:

1. Проверить её на соответствие установленной форме (утверждённой Постановлением Правительства РФ № 225 от );
2. Зарегистрировать её в журнале учёта трудовых книжек;
3. Внести запись о приёме на работу в течение 5 рабочих дней с даты фактического выхода на работу (ст. 66 ТК РФ);
4. Сделать запись о назначении на должность, подразделении, дате приёма и основании (приказ).

При переводе, увольнении, награждении и других изменениях

Все последующие записи (перевод на другую должность, повышение, увольнение, награждение, изменения ФИО и т.д.) также вносятся только работодателем в том же месте, где сотрудник трудоустроен. Например:

• При увольнении — в день увольнения;
• При переводе — в течение 5 рабочих дней с даты приказа;
• При получении награды — по заявлению работника с приложением подтверждающих документов.

Где можно заполнить электронную трудовую книжку (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка, это цифровой аналог бумажной, хранящийся в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР). Заполнение ЭТК происходит автоматически при передаче данных работодателем в ПФР.

Процесс выглядит так:

1. Работник подаёт заявление о переходе на ЭТК (можно подать в кадровый отдел или через личный кабинет на сайте ПФР или Госуслуги);
2. Работодатель вносит запись в бумажную трудовую книжку и одновременно передаёт ту же информацию в ПФР в электронном виде;
3. ПФР автоматически формирует и сохраняет запись в ЭТК;
4. Работник может просмотреть свою ЭТК через личный кабинет на сайте ПФР или в приложении «ПФР».

Важно! С 2021 года работодатели обязаны вести оба варианта, и бумажную, и электронную трудовую книжку, если работник не отказался от ЭТК. Исключение — работники, которые до не подавали заявление на ЭТК: им продолжают вести только бумажные книжки.

Что делать, если трудовая книжка потеряна или испорчена?

Если работник потерял трудовую книжку или она пришла в негодность (порвана, намокла, записи нечитаемы), он обязан написать заявление работодателю с просьбой выдать дубликат;

Где выдают дубликат? Только по последнему месту работы. Работодатель обязан:

• Запросить сведения о трудовой деятельности у предыдущих работодателей (через архивы, ПФР, бывшие организации);
• Собрать все подтверждающие документы (приказы, справки, трудовые договоры);
• Выдать дубликат в течение 15 рабочих дней с момента получения заявления;
• В дубликате указать: «Дубликат трудовой книжки», дату выдачи и основание (например, «утеряна»).

Если последний работодатель ликвидирован, работник может обратиться в архив или Пенсионный фонд для получения справок, на основании которых новый работодатель выдаст дубликат.

Можно ли заполнить трудовую книжку в МФЦ, ПФР или Центре занятости?

Нет, нельзя. Ни МФЦ, ни Пенсионный фонд, ни Центр занятости не имеют права заполнять трудовые книжки. Их функции:

• ПФР, хранение и обработка данных ЭТК, выдача справок о стаже;
• МФЦ — приём заявлений на переход на ЭТК, выдача выписок из ЭТК;
• Центр занятости — помощь в трудоустройстве, но не ведение трудовых книжек.

Если вам предлагают «заполнить трудовую книжку в МФЦ» — это незаконно. Такие действия могут привести к аннулированию записей и проблемам при оформлении пенсии.

Особые случаи: иностранные граждане и вкладыши

Иностранные граждане без трудовой книжки

Если гражданин другой страны (например, Узбекистана, Казахстана, Украины) приходит на работу в РФ и не имеет трудовой книжки, работодатель обязан:

• Выдать ему новую бумажную трудовую книжку;
• Заполнить её с нуля, начиная с записи о приёме на работу;
• Внести все последующие записи в соответствии с законом.

При этом предыдущий трудовой стаж за рубежом можно подтвердить документами (например, справками с прежнего места работы), но он не вносится в российскую трудовую книжку — только учитывается при назначении пенсии через ПФР.

Вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш, это отдельный бланк, который выдаётся при заполнении всех полей в основной трудовой книжке. Он не действителен сам по себе. Вкладыш может использоваться только вместе с основной трудовой книжкой. Если вкладыш потерян, а книжка цела — в неё вносятся новые записи. Если книжка утеряна — выдаётся дубликат с вкладышем.

Сроки заполнения трудовой книжки

Закон устанавливает строгие сроки:

• При приёме на работу — в течение 5 рабочих дней с даты выхода на работу;
• При увольнении — в день увольнения;
• При переводе, повышении, награждении, в течение 5 рабочих дней с даты приказа;
• При смене ФИО — в течение 5 дней с предоставления документов (свидетельство о браке, решении суда и т.д.).

Нарушение сроков, основание для привлечения работодателя к административной ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ).

Подведём итоги:

1. Заполнить бумажную трудовую книжку можно только по месту работы — кадровый отдел или руководитель.
2. Электронная трудовая книжка заполняется автоматически работодателем через передачу данных в ПФР.
3. МФЦ, ПФР, Центр занятости не заполняют трудовые книжки — они только помогают с заявлением на ЭТК и выдают выписки;
4. При потере книжки — обращайтесь к последнему работодателю за дубликатом.
5. Никогда не позволяйте заполнять трудовую книжку самому себе или третьим лицам, это нарушение закона.

Современная система трудовых отношений в России сочетает традиции и цифровизацию. Важно понимать, где и как правильно действовать, чтобы избежать проблем с подтверждением стажа, оформлением пенсии и защитой своих трудовых прав.

Помните: ваша трудовая книжка — это ваша история работы. Храните её бережно, следите за точностью записей и своевременно подавайте заявления на переход на электронный формат, если это необходимо.