Ведение трудовых книжек, одна из главных обязанностей любого работодателя, и индивидуальные предприниматели не являются исключением․ Несмотря на то, что ИП — это физическое лицо, на него возлагаются те же обязанности по кадровому учету, что и на организации․ В этой статье мы подробно разберем, как ИП правильно заполнить трудовую книжку при приеме на работу и увольнении сотрудника, а также затронем важные нюансы и типичные ошибки․
Общие правила и важные нюансы для ИП
Прежде чем перейти к пошаговой инструкции, необходимо прояснить несколько ключевых моментов, о которых часто забывают начинающие предприниматели:
- ИП не вносит запись самому себе․ Индивидуальный предприниматель не может заключить трудовой договор сам с собой (ч․ 1 ст․ 15, ч․ 1 ст․ 16 ТК РФ)․ Следовательно, запись о своей деятельности в качестве ИП в свою собственную трудовую книжку он не вносит․ Трудовой стаж для назначения пенсии подтверждается свидетельством о регистрации ИП и уплатой страховых взносов․
- Обязанность ведения․ Согласно ч․ 4 ст․ 66 ТК РФ, работодатель — физическое лицо (ИП), обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной․
- Изменения в законодательстве․ Порядок ведения трудовых книжек регулярно обновляется․ В частности, изменения, вступившие в силу в 2020 году и позднее, регламентируют порядок использования электронных трудовых книжек (ЕФС-1), однако бумажные бланки по-прежнему подлежат строгому учету и правильному оформлению․
Заполнение трудовой книжки при приеме на работу
Оформление работника требует внимательности, так как любые неточности могут привести к проблемам при назначении пенсии сотруднику в будущем․
Шаг 1: Внесение сведений о работодателе
В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка (без номера и даты) указывается полное наименование индивидуального предпринимателя․ По правилам (п․ 14 Правил ведения и хранения трудовых книжек), запись должна выглядеть так:
Индивидуальный предприниматель Иванов Иван Иванович
Ниже в скобках можно указать сокращенное наименование (если оно предусмотрено), однако для ИП чаще всего просто дублируется ФИО․ Под этой строкой уже вносятся конкретные записи о приеме․
Шаг 2: Запись о приеме
В графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2, дата приема на работу (арабскими цифрами: ДД․ММ․ГГГГ)․
В графе 3 делается запись о приеме с указанием должности, профессии или специальности с квалификацией․ Обязательно указывается структурное подразделение, если оно есть․
В графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения) о приеме на работу․ У ИП приказы оформляются в произвольной форме, но с обязательной регистрацией в книге учета приказов․
Пример записи о приеме:
- Графа 1: 1
- Графа 2:
- Графа 3: Принят в отдел продаж на должность менеджера по продажам․
- Графа 4: Приказ от № 1-к
Заполнение трудовой книжки при увольнении
Увольнение работника, ответственный процесс․ Согласно п․ 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, должны быть заверены подписью работодателя (или лица, ответственного за ведение трудовых книжек), печатью работодателя (при наличии) и подписью самого работника․
Особенности при прекращении деятельности ИП
Если работник увольняется в связи с прекращением деятельности ИП (закрытием предпринимательства), в трудовую книжку вносится запись со ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса РФ․
В графе 3 указывается причина увольнения, например: «Трудовой договор расторгнут в связи с прекращением деятельности индивидуального предпринимателя, пункт 1 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации»․
Общий порядок увольнения
- Графа 1: Порядковый номер записи․
- Графа 2: Дата увольнения․
- Графа 3: Причина увольнения со ссылкой на статью, часть, пункт ТК РФ․
- Графа 4: Дата и номер приказа об увольнении․
После внесения записи, в этой же строке (или на следующей, если позволяет место) ставится подпись ИП (или уполномоченного лица) и печать, если ИП ее использует․ Отметим, что предприниматели могут работать без печати, в таком случае ее отсутствие не является нарушением․ Работник также должен расписаться в трудовой книжке и в личной карточке․
Частые ошибки и как их избежать
Анализ практики ведения кадрового учета ИП показывает несколько типичных ошибок:
- Запись о работе на себя․ Как уже упоминалось, ИП не должен вносить себе запись в трудовую․ Это грубое нарушение, которое придется исправлять․
- Неверное наименование ИП․ Вместо «Индивидуальный предприниматель Иванов И․И․» пишут просто «ИП Иванов» или название магазина․ Наименование должно строго соответствовать свидетельству о регистрации (или выписке из ЕГРИП)․
- Задвоение записей․ При увольнении важно не забыть заверить все записи, сделанные за время работы у данного ИП, а не только последнюю․
- Использование неправильных бланков․ Трудовые книжки должны быть установленного государственного образца․ Использование старых бланков недопустимо․
Правильное заполнение трудовой книжки индивидуальным предпринимателем, это не просто формальность, а гарантия того, что у вашего сотрудника не возникнет проблем с подтверждением стажа в будущем․ Главное — строго следовать Правилам ведения и хранения трудовых книжек, внимательно вносить наименование ИП, корректно указывать статьи ТК РФ при увольнении и не забывать заверять записи при расторжении трудового договора․