С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки, что существенно изменило порядок ведения и заполнения трудовых книжек, особенно для индивидуальных предпринимателей․ В этой статье мы подробно рассмотрим все аспекты заполнения трудовой книжки ИП, включая электронные и бумажные варианты․

Что изменилось с 2020 года?

С 1 января 2020 года работодатели (в т․ч․ индивидуальные предприниматели) обязаны предоставлять отчетность в Пенсионный фонд России (ПФР) обо всех кадровых изменениях по форме СЗВ-ТД․ Это связано с началом перехода на электронные трудовые книжки․

Электронные трудовые книжки: основные положения

Когда и как заполнять электронную трудовую книжку?

Электронная трудовая книжка заполняется в следующих случаях:

• При приеме на работу нового сотрудника
• При переводе сотрудника на другую должность
• При изменении условий трудового договора
• При увольнении сотрудника

Заполнение электронной трудовой книжки осуществляется через:

1. Специализированные программы (например, 1С:Зарплата и управление персоналом)
2. Портал trudvsem․ru
3. Госуслуги
4. Прямое взаимодействие с ПФР через электронные каналы связи

Как настроить заполнение электронной трудовой книжки в программе?

Для настройки заполнения электронной трудовой книжки в программном обеспечении необходимо:

• Убедиться, что программа поддерживает работу с электронными трудовыми книжками
• Обновить программу до последней версии
• Настроить интеграцию с ПФР
• Проверить корректность шаблонов документов

При увольнении: как оформить электронную трудовую книжку?

При увольнении сотрудника процедура заполнения электронной трудовой книжки включает:

1. Внесение записи об увольнении с указанием причины и основания
2. Указание даты и номера приказа об увольнении
3. Подтверждение передачи сведений в ПФР
4. Выдача сотруднику справки о трудовой деятельности (при необходимости)

Бумажные трудовые книжки: когда они еще актуальны?

Несмотря на переход на электронные трудовые книжки, бумажные варианты остаются обязательными в следующих случаях:

• Для сотрудников, которые не имеют доступа к электронным сервисам
• При отсутствии у ИП технической возможности ведения электронной трудовой книжки
• Для сотрудников, которые продолжают работать по старым трудовым книжкам

С 2023 года бумажные трудовые книжки оформляются на новых бланках установленного образца․

Пошаговая инструкция по заполнению трудовой книжки ИП

При приеме на работу

1. Проверка наличия трудовой книжки у сотрудника:
   • Если у сотрудника есть трудовая книжка, внесите в нее запись о приеме на работу
   • Если у сотрудника нет трудовой книжки (например, у впервые трудоустраивающегося), оформите новую
2. Заполнение записи:

   В трудовую книжку вносятся следующие сведения:

   • Номер записи (порядковый)
   • Дата приема на работу
   • Наименование должности или работы
   • Наименование структурного подразделения (при наличии)
   • Основание приема на работу (приказ, распоряжение)
3. Электронная версия:

   Все те же данные вносятся в электронную трудовую книжку через соответствующую программу или портал․

При переводе на другую должность

1. Укажите в трудовой книжке:
   • Номер записи
   • Дата перевода
   • Новую должность или работу
   • Основание (приказ о переводе)
2. В электронной версии аналогичные данные вносятся в соответствующий раздел

При увольнении

1. Укажите в трудовой книжке:
   • Номер записи
   • Дата увольнения
   • Причину увольнения
   • Основание (приказ об увольнении)
   • Ссылку на статью Трудового кодекса (при необходимости)
2. Вручите сотруднику трудовую книжку лично в день увольнения под роспись
3. В электронной версии подтвердите передачу сведений в ПФР

Типичные ошибки при заполнении трудовой книжки ИП

• Отсутствие даты: Все записи должны содержать дату в формате «01 января 2026 г․»
• Неправильное основание: Указывайте только номера приказов, распоряжений, а не их названия
• Отсутствие подписи: Все записи должны быть заверены подписью ответственного лица
• Неправильное наименование должности: Должности должны соответствовать штатному расписанию
• Отсутствие сведений о структурном подразделении: Если в организации есть подразделения, их необходимо указывать

Ответственность ИП за неправильное ведение трудовой книжки

За нарушение правил ведения, заполнения и хранения трудовых книжек ИП может быть привлечен к административной ответственности:

• Штраф: от 1 000 до 5 000 рублей (ст․ 5․27 КоАП РФ)
• Повторное нарушение: штраф может быть увеличен до 20 000 рублей
• Приостановление деятельности: в некоторых случаях возможно приостановление деятельности на срок до 90 суток

Что делать, если трудовая книжка утеряна или испорчена?

Если трудовая книжка утеряна или испорчена, ИП должен:

1. Оформить дубликат трудовой книжки
2. Внести в дубликат все записи, которые были в оригинальной трудовой книжке
3. Указать, что это дубликат, и причину его выдачи
4. Заверить дубликат подписью ИП и печатью (если есть)

Заполнение трудовой книжки ИП — это ответственная процедура, которая требует внимательности и соблюдения всех нормативных требований․ С 2020 года основным форматом стала электронная трудовая книжка, но бумажные варианты остаються актуальными в определенных случаях․

Помните, что:

Следуйте нашим рекомендациям, и вы сможете правильно оформить трудовую книжку для своих сотрудников, соблюдая все требования законодательства․

Дата публикации: 23 мая 2026 года