Несмотря на глобальную цифровизацию и переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажные бланки всё ещё остаются актуальными․ Многие работники продолжают вести бумажный вариант, и за работодателем, включая индивидуальных предпринимателей (ИП), сохраняется обязанность по их правильному ведению и заполнению․ С 2023 года для оформления используются новые бланки, а старые продолжают действовать․ В этой статье мы подробно разберем все нюансы заполнения трудовой книжки от лица ИП․
Особенности ведения трудовой книжки ИП
Индивидуальный предприниматель, выступающий в качестве работодателя, несет полную ответственность за ведение трудовых книжек своих сотрудников наравне с юридическими лицами․ Однако есть ряд важных особенностей:
- Обязанность ведения: ИП обязан вести трудовые книжки на работников, проработавших у него более 5 дней, если эта работа является для сотрудника основной․
- Графа «Наименование организации»: При заполнении сведений о работе в графе 3 в виде заголовка указывается полностью фамилия, имя и отчество индивидуального предпринимателя․ Например: «Индивидуальный предприниматель Иванов Иван Иванович»․ Указывать только «ИП Иванов» недопустимо․
- Документ, на основании которого внесена запись: В графе 4 указывается не приказ (так как ИП не издает приказы в привычном для организаций виде), а реквизиты распоряжения или иного документа, подтверждающего прием на работу, увольнение и т․д․
Правила заполнения бумажной трудовой книжки
При заполнении бумажного бланка (в т․ч․ нового образца, введенного с 2023 года) необходимо строго соблюдать правила:
- Чернила: Используются чернила синего, фиолетового или черного цвета․ Записи должны быть аккуратными, без помарок и исправлений․
- Сокращения: Запрещается использовать любые сокращения․ Слова «приказ», «распоряжение», «переведен», «уволен» и т․д․ пишутся полностью․
- Нумерация: Все записи в разделе «Сведения о работе» имеют свой порядковый номер в пределах соответствующего раздела․
Запись о приеме на работу
Оформление приема на работу выглядит следующим образом:
- Графа 1: Ставится порядковый номер записи․
- Графа 2: Указывается дата приема на работу арабскими цифрами (например, )․
- Графа 3: В виде заголовка пишется ФИО ИП․ Под заголовком вносится запись о приеме с указанием должности и структурного подразделения․ Например: «Принят на должность продавца»․
- Графа 4: Указываются дата и номер распоряжения ИП о приеме на работу․
Запись об увольнении
При увольнении сотрудника запись должна точно соответствовать формулировке Трудового кодекса РФ:
- Графа 1: Порядковый номер записи․
- Графа 2: Дата увольнения․
- Графа 3: Причина увольнения со ссылкой на статью, часть и пункт ТК РФ․ Например: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»․
- Графа 4: Дата и номер распоряжения об увольнении․
После внесения записи об увольнении все записи заверяются подписью работодателя (самого ИП или уполномоченного лица), печатью ИП (при её наличии) и подписью самого работника․
Электронная трудовая книжка (ЭТК) и ИП
С введением электронных трудовых книжек процедура несколько изменилась․ Если работник подал заявление о продолжении ведения бумажной книжки, ИП обязан вести оба формата․ Если работник отказался от бумажного варианта, ИП ведет только ЭТК․
Как настроить заполнение ЭТК в программе
Для ведения электронной трудовой книжки ИП необходимо использовать программы для кадрового учета и сдачи отчетности (например, 1С:Предприятие, Контур․Экстерн, СБИС и др;)․ Общий алгоритм настройки выглядит так:
- Обновление программы: Убедитесь, что используемое программное обеспечение обновлено до актуальной версии, поддерживающей работу с ЭТК и новые формы ЕФС-1․
- Настройка кадрового учета: В настройках программы необходимо активировать функцию использования электронных трудовых книжек․
- Регистрация на электронных площадках: ИП должен быть подключен к электронному документообороту с Социальным фондом России (СФР) для отправки сведений․
- Ввод данных сотрудника: В карточке сотрудника указывается, подавал ли он заявление о сохранении бумажной книжки․ На основании этого программа автоматически формирует нужные отчеты․
Когда заполнять ЭТК?
Сведения в электронную трудовую книжку вносятся при наступлении соответствующих кадровых событий:
- Прием на работу;
- Перевод на другую постоянную работу;
- Увольнение;
- Установление второй и последующей профессии, специальности или разряда;
- Изменение наименования работодателя (в случае изменения ФИО ИП);
- Другие события, подлежащие отражению в трудовой книжке․
Как оформить ЭТК при увольнении?
При увольнении сотрудника ИП необходимо:
- Сформировать отчет: Включить сведения об увольнении в состав отчета ЕФС-1 (подраздел 1 «Сведения о трудовой деятельности»)․
- Сроки сдачи: Сведения о трудовой деятельности при увольнении работника необходимо подать в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днем издания распоряжения об увольнении․
- Выдача выписки: В день увольнения ИП обязан бесплатно предоставить работнику сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (на бумажном носителе или в электронном виде, если это предусмотрено локальными актами)․ Это касается тех сотрудников, которые ведут только ЭТК․
Ответственность ИП
За нарушение порядка ведения трудовых книжек, несвоевременную сдачу сведений в СФР или задержку выдачи трудовой книжки (или выписки из ЭТК) при увольнении, индивидуальный предприниматель может быть привлечен к административной ответственности по ст․ 5․27 КоАП РФ․ Штрафы для ИП могут составлять от 1 000 до 5 000 рублей за первичное нарушение, а при повторном — от 10 000 до 20 000 рублей․ Кроме того, если работник не смог трудоустроиться из-за задержки выдачи документов, ИП обязан будет выплатить ему средний заработок за все время вынужденного прогула․
Ведение трудовых книжек — серьезный процесс, требующий от индивидуального предпринимателя внимательности и знания актуального законодательства․ Независимо от того, заполняете вы бумажный бланк нового образца или отправляете данные в электронном виде через настроенную программу, главное, соблюдать сроки, не использовать сокращений и выдавать все необходимые документы работнику в день его увольнения․