Заполнение трудовой книжки — это не просто формальность, а юридически значимое действие. Ошибки в оформлении, в т.ч. и выбор неподходящей ручки, могут привести к признанию записи недействительной, что создаст проблемы для работника и работодателя. Данная статья разъясняет, какой ручкой обязательно и какой запрещено заполнять этот документ, основываясь на актуальном законодательстве и разъяснениях контролирующих органов.

Нормативная база: что говорит закон?

Основным документом, регламентирующим правила ведения трудовых книжек, является Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная приказом Минтруда России от № 69 (с изменениями). Пункт 1.1 этой инструкции прямо указывает:

«Записи в трудовую книжку производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в т.ч. шариковой), световодостойными чернилами (пастой) черного, синего или фиолетового (лилового) цвета».

Эти требования подтверждаются и разъяснениями Роструда. В своих официальных ответах ведомство неоднократно подчеркивало, что записи должны быть сделаны только ручкой, причем с чернилами, обеспечивающими долговечность и сохранность текста.

Какие ручки разрешены: подробный список

На основании вышеуказанной инструкции, для заполнения трудовой книжки подходят следующие типы ручек:

• Перьевые ручки, классический вариант, обеспечивающий четкую и постоянную линию. Требуют аккуратности, чтобы не оставить клякс.
• Гелевые ручки — один из самых популярных и удобных вариантов. Они дают яркую, но стойкую линию, быстро сохнут. Важно: чернила должны быть именно световодостойкими (указано на упаковке).
• Шариковые ручки (ручки-роллеры) — также полностью соответствуют требованиям. Обеспечивают плавное письмо и хорошую читаемость.

Какие цвета чернил допустимы?

Законодательство допускает три цвета:

1. Черный — традиционный, наиболее контрастный и официальный цвет.
2. Синий (голубой) — исторически сложившийся стандарт для официальных документов в России. Часто считается оптимальным выбором.
3. Фиолетовый (лиловый, фиалетовый) — также является допустимым согласно инструкции.

Какие ручки и материалы категорически запрещены?

Использование следующих принадлежностей является нарушением и может привести к признанию записи недействительной:

• Карандаш (любой твердости), записи можно стереть или испортить со временем. Запрещен абсолютно.
• Ручки с красными чернилами, в трудовой книжке, как и в большинстве официальных документов, красный цвет используется только для выделения, исправлений или отметок об ошибках. Основные записи — нет.
• Ручки с зелеными чернилами — аналогично красному, не является допустимым цветом для основных записей.
• Ручки с яркими, нестандартными цветами (желтый, оранжевый, розовый и т.д.).
• Маркеры и фломастеры — их чернила часто не световодостойны и могут проявиться на обратной стороне листа.
• Пасты для correcting-ручек (исправляющих) — их использование для внесения первичных записей недопустимо.

Особые случаи: буквы «е» и «ё»

В практике кадровых служб часто возникает вопрос: что делать, если в паспорте у работника фамилия с буквой «ё» (например, Сёмочкин), а в трудовой книжке ранее была сделана запись с буквой «е» (Семочкин)?

Согласно разъяснениям экспертов, если кадровик обнаруживает такое несоответствие, исправление не вызывает сложностей. Дописать в графе две точки над буквой «е» (превратив ее в «ё») ручкой с допустимым цветом, это простое техническое исправление, которое не требует особых процедур. Главное, сделать это аккуратно и разборчиво.

Электронная трудовая книжка: меняются ли правила?

С 1 января 2021 года в России поэтапно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). Однако это не отменяет правил для бумажного документа в тех случаях, когда он еще ведется или выдается на руки (например, при увольнении или по заявлению работника).

Для бумажного экземпляра трудовой книжки (дубликата) все вышеуказанные правила заполнения ручкой остаются в силе. Записи в выданном работнику документе также должны быть сделаны перьевой, гелевой или шариковой ручкой черными, синими или фиолетовыми чернилами.

Само же формирование сведений в электронном виде в базе ПФР происходит автоматически на основе сведений из СЗВ-ТД и не требует использования ручек.

Практические рекомендации для работника и кадровика

1. Всегда проверяйте ручку перед записью. Лучше иметь свою «рабочую» ручку с известными, качественными, световодостойкими чернилами синего или черного цвета.
2. Проверяйте записи в своей трудовой книжке при приеме на работу и при увольнении. Убедитесь, что запись сделана разборчиво, без исправлений (кроме описанного случая с «ё»), правильным цветом и подписана уполномоченными лицами (руководителем и/или кадровиком).
3. Не принимайте трудовую книжку, если запись сделана карандашом, красной/зеленой ручкой или неразборчиво. Имеете право потребовать переоформления записи в соответствии с правилами.
4. Для кадровых служб: заведите отдельный набор качественных ручек, соответствующих требованиям, для заполнения трудовых книжек. Это элемент корпоративного стиля и гарантия юридической чистоты документа.

Выбор ручки для заполнения трудовой книжки — это не предмет для экспериментов. Соблюдение простого, но строгого правила: перьевая/гелевая/шариковая ручка со световодостойными чернилами черного, синего или фиолетового цвета — является гарантией того, что ваша трудовая история будет зафиксирована юридически корректно и на долгие годы. Этот небольшой, но важный ритуал уважает как права работника, так и требования законодательства.

Статья подготовлена на основе анализа действующего законодательства и официальных разъяснений Роструда и Минтруда России по состоянию на 2024 год.